Bagaimana membuat rapat lebih produktif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Pengusaha dan investor Ray Dalio berbagi rahasia pertemuan yang sukses.

1. Tentukan siapa yang memimpin rapat dan untuk siapa rapat itu diadakan

Setiap pertemuan harus mencapai tujuan seseorang. Ini adalah orang yang harus mengarahkan pembicaraan. Dia mengidentifikasi tujuan pertemuan dan bagaimana menyelesaikannya. Jika tidak, semua orang akan berbicara secara acak, dan tidak akan ada diskusi yang produktif.

2. Putuskan jenis komunikasi apa yang akan berlaku

Bentuk pertemuan tergantung pada tujuan pertemuan. Misalnya, diskusi dan kuliah instruksional dilakukan dengan cara yang berbeda. Diskusi memakan waktu lama. Semakin banyak peserta, semakin mereka berlarut-larut. Jadi pilihlah peserta rapat Anda dengan hati-hati.

Jangan hanya mengundang mereka yang setuju dengan pendapat Anda. Hindari pemikiran kelompok, ketika peserta tidak mengungkapkan pendapat mereka sendiri, dan pengambilan keputusan tunggal.

3. Bersikaplah gigih dan terbuka

Anda harus mengelola konflik, keluar dari kebuntuan dan mengatur waktu Anda dengan bijak. Kesulitan biasanya muncul ketika seorang karyawan yang tidak berpengalaman berbicara. Timbang apa yang lebih penting bagi Anda: hemat waktu tanpa mendiskusikan pendapatnya, atau pahami cara berpikirnya. Opsi kedua akan membantu menentukan bagaimana seseorang akan mengatasi tanggung jawab tertentu. Jika Anda punya waktu, diskusikan dengannya di mana letak kesalahannya. Tapi selalu akui kesalahanmu sendiri.

4. Jangan melompat dari satu topik ke topik lainnya

Jadi dalam pertemuan itu tidak ada satu masalah pun yang akan diselesaikan. Untuk menghindari ini, tandai percakapan di papan tulis.

5. Ikuti logika percakapan

Selama perselisihan, emosi menjadi tinggi dan membuat sulit untuk memahami realitas secara objektif. Tetap tenang dan rasional. Misalnya, orang kadang-kadang berkata, "Saya pikir itu benar," dan kemudian bertindak seolah-olah itu adalah fakta yang mapan. Meskipun lawan bicara mereka melihat situasi dengan cara yang sama sekali berbeda. Agar logika menang dalam percakapan, dan bukan emosi, tanyakan kepada orang seperti itu: "Apakah itu benar?"

6. Bagikan tanggung jawab masing-masing peserta

Ketika keputusan dibuat oleh suatu kelompok, seringkali lupa untuk menetapkan tanggung jawab. Dan kemudian tidak jelas siapa yang harus melakukan apa dan siapa yang bertanggung jawab. Pastikan untuk secara jelas mendefinisikan tanggung jawab setiap anggota dari keputusan kelompok.

7. Masukkan aturan dua menit

Beri setiap orang dua menit untuk mengekspresikan pikiran mereka dengan tenang. Dan baru kemudian membahas proposalnya. Dengan cara ini, semua peserta akan mengungkapkan pendapat mereka tanpa takut diinterupsi atau disalahpahami.

8. Hentikan Mereka yang Berbicara Terlalu Cepat

Pidato cepat lebih sulit untuk dipahami. Beberapa mengambil keuntungan dari ini. Orang tidak ingin terlihat bodoh dan tidak bertanya lagi, bahkan jika mereka tidak mengerti sesuatu. Jangan jatuh untuk umpan ini. Adalah tanggung jawab Anda untuk mengklarifikasi ambiguitas dan menyelesaikan perselisihan. Jadi, jangan takut untuk mengatakan, “Maaf, saya tidak mengerti. Bisakah kamu berbicara lebih lambat? Dan kemudian mengajukan backlog pertanyaan.

9. Ringkas percakapannya

Jika semua orang bertukar pikiran, buat kesimpulan. Jika Anda mencapai kesepakatan dalam rapat, ulangi dengan lantang. Jika tidak, katakan juga. Jika Anda telah mengidentifikasi tugas untuk masa depan, bagikan di antara para peserta dan tentukan tenggat waktunya.

Tuliskan kesimpulan, teori kerja, dan masalah sehingga setiap orang memiliki akses ke sana. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk melacak kemajuan.