Bagaimana memberi umpan balik untuk mencapai tujuan Anda dan tidak menyinggung siapa pun

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Aturan sederhana yang harus diketahui setiap manajer.

Karyawan membutuhkan umpan balik tentang pekerjaan karena mereka melihat titik lemah mereka dan dapat mengoptimalkan alur kerja mereka. Penelitian menunjukkan bahwa umpan balik yang konstruktif meningkatkan kinerja karyawan dan kepuasan kerja secara keseluruhan.

Tapi ini adalah bisnis yang berisiko. Sementara ulasan yang tepat memotivasi, yang salah paling-paling menyakiti atau mempermalukan. Paling buruk, mereka menyebabkan ketakutan, kebencian, atau bahkan balas dendam. Oleh karena itu, penting untuk belajar bagaimana memberikan umpan balik secara kompeten.

1. Cari tahu bagaimana karyawan Anda memandang umpan balik

Takut memberikan umpan balik negatif? Anda tidak sendiri. Banyak eksekutif menemukan proses ini menjadi stres dan stres. Dan sebagian umumnya menghindari review terhadap karya seseorang, karena takut menyakiti perasaan karyawan.

Tetapi para pekerja tidak merasa lebih mudah. Banyak orang menganggap umpan balik negatif sebagai ancaman pemecatan yang akan segera terjadi dan mengalami kecemasan, kemarahan, ketakutan. Selain itu, tidak semua orang memperlakukan kritik, meskipun secara konstruktif, dengan benar. Memang, dalam hal ini, dua perasaan sedang bertarung: di satu sisi, keinginan untuk belajar dari kesalahan kita dan tumbuh, di sisi lain, keinginan untuk dianggap dan dicintai apa adanya.

Oleh karena itu, jika Anda perlu memberikan umpan balik kepada seseorang, cari tahu terlebih dahulu bagaimana orang tersebut lebih mudah memahaminya. Misalnya, jika ada karyawan baru di perusahaan, sebelum masalah nyata muncul, tanyakan langsung: “Jika saya melihat Anda melakukan kesalahan saat rapat, laporkan segera saat rapat, lakukan setelahnya, atau tuliskan dengan e-mail jadi apakah Anda punya waktu untuk memikirkannya? Melakukan hal itu akan melindungi diri Anda dari kritik yang tidak efektif dan berpotensi ofensif dan membuat semua orang di tim siap untuk sukses.

2. Berikan umpan balik tepat waktu

Aturan emas dari umpan balik yang efektif adalah memberikannya dalam waktu 24 jam. Pada saat ini, baik manajer maupun karyawan mengingat detail kasus tersebut. Jika Anda melakukannya nanti, akan sulit untuk melakukan sesuatu dan memperbaikinya.

Penting juga untuk tidak lupa bahwa tujuan umpan balik bukanlah untuk menyinggung atau mempermalukan, tetapi untuk menunjukkan kesalahan kepada seseorang, untuk membantunya menjadi lebih baik. Seserius apapun percakapannya, jangan dijadikan ceramah atau ceramah tentang kekurangan seseorang. Bangun dialog, ajukan pertanyaan, dan cari solusi baru bersama. Tapi jangan melunakkan kritik Anda dengan pujian. Eksekutif berpengalaman menyebutnya sandwich sial.

Ada teori bahwa orang menjadi lebih terbuka terhadap umpan balik ketika Anda memulai dengan pujian (roti pertama), kemudian memberikan ulasan negatif (omong kosong) dan meringkas dengan kata-kata tentang nilai karyawan (roti kedua). Namun pada kenyataannya, skema ini adalah badut, yang membuat para karyawan tersipu malu di depan rekan kerja.

Ben Horowitz pendiri Andreessen Horowitz

3. Buat umpan balik Anda tepat dan radikal

Kebanyakan eksekutif takut dicap sebagai tiran yang marah, sehingga mereka menghindari umpan balik negatif. Dan ini salah. Kesalahan seperti itu mengarah pada empati destruktif ketika perusahaan tidak berjalan dengan baik dan hubungan dengan karyawan memburuk karena kekhawatiran internal. Kim Scott, mantan CEO Google dan Apple, menyarankan untuk melupakan diri sendiri, mempersenjatai diri dengan fakta dan jujur, akurat, dan agak radikal.

Mengkritik karyawan ketika mereka gagal bukan hanya pekerjaan Anda, tetapi kewajiban moral yang nyata.

Kim Scott mantan CEO Google dan Apple

Ray Dalio, pendiri dan ketua hedge fund terbesar di dunia, juga menyukai pendekatan radikal terhadap umpan balik. Karyawan di perusahaannya, Bridgewater Associates, terus mengevaluasi dia dan satu sama lain menggunakan aplikasi iPad khusus dan mempostingnya secara publik. Tetapi jika Anda tidak siap untuk ekstrem seperti itu, maka masih layak untuk mengadopsi prinsip "akurasi radikal".

4. Tentukan tujuan umpan balik

Douglas Stone dan Sheila Heen membedakan tiga jenis testimonial dalam "":

1. Apresiasi. Tidak realistis memotivasi, meningkatkan moral dan mempengaruhi loyalitas karyawan. Tapi kebanyakan eksekutif mengabaikannya.
2. Pendampingan. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, membantu mereka tumbuh untuk melakukan tugas yang lebih kompleks.
3. Nilai. Berbicara tentang peran karyawan di perusahaan dan di antara rekan kerja.

Ketiga jenis umpan balik itu penting, tetapi orang sering mengacaukan keduanya. Misalnya, pendampingan yang sering dipandang sebagai penilaian.

Anda memberi tahu saya cara melakukannya dengan lebih baik, tetapi maksud Anda pengetahuan saya tidak cukup untuk menyelesaikan tugas.

Tiga pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri sebelum berbicara dengan seseorang akan membantu menghindari kebingungan:

1. Untuk tujuan apa saya memberikan umpan balik ini?
2. Apakah ini target yang benar dari sudut pandang saya?
3. Apakah ini benar dari sudut pandang orang lain?

5. Jangan lupa memuji

Belajar memberi umpan balik negatif adalah setengah dari perjuangan. Pemimpin yang benar-benar profesional juga memiliki pujian yang membangun. Namun, banyak yang tidak terburu-buru untuk melakukan ini.

Jangan pernah memuji karyawan karena takut mereka akan sombong - posisinya aneh dan salah. Umpan balik positif mempengaruhi produktivitas bawahan. Itu membuat mereka merasa dihargai dan meningkatkan kepercayaan diri dan kompetensi mereka.