Mengapa sistem GTD sering gagal?

Daftar Isi:

Tidak mungkin melakukan "semuanya" dalam satu hari
Lupakan multitasking dan fokus pada satu hal
Pilih dan terapkan kiat produktivitas dengan bijak

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jika Anda menggunakan apa yang menurut Anda adalah sistem GTD terbaik, tetapi tidak melihat hasilnya, kecil kemungkinan masalahnya terletak pada sistem, melainkan masalah dengan keyakinan bahwa daftar tugas yang terstruktur dengan sempurna akan memungkinkan Anda untuk melakukannya Pekerjaan 10 kali lebih banyak dari rekan kerja Anda. Tidak ada metode untuk meningkatkan produktivitas yang efektif bagi Anda sampai Anda mulai berpikir secara realistis. Kami akan membicarakan ini di artikel.

Tidak mungkin melakukan "semuanya" dalam satu hari

Setiap hari Anda memiliki banyak hal yang benar-benar perlu Anda lakukan hari ini. Anda tampaknya mengerti bahwa tidak mungkin melakukan semuanya sekaligus, tetapi bagaimanapun, dengan ketekunan yang patut ditiru, Anda mencoba membuktikan sebaliknya, yang pada akhirnya mengarah pada perasaan bahwa Anda telah berputar seperti tupai di roda sepanjang hari, tetapi Anda belum sempat melakukan apapun. Menghindari perasaan ini mudah - Anda harus memprioritaskan. Putuskan apa yang benar-benar perlu dilakukan hari ini dan apa yang mungkin menunggu sampai besok. Setelah menyelesaikan daftar kecil tugas dalam sehari, Anda akan merasakan kemajuan, yang berarti keesokan harinya Anda akan memulai bisnis dengan penuh semangat.

Anda mungkin sudah berpikir bahwa itu, pada kenyataannya, sulit untuk diprioritaskan. Tidak selalu mungkin untuk memahami bisnis mana yang lebih penting saat ini. Dalam blog videonya, blogger terkenal Ze Frank memberikan saran ini: tulis daftar semua hal yang perlu diselesaikan, lalu mulailah membaca daftar dari akhir, dengarkan perasaan batin Anda. Jika Anda memahami bahwa poin ini sangat penting, tinggalkan; jika ada keraguan sedikit pun, coretlah tanpa ampun. Mulai tugas yang tersisa dari yang pertama dalam daftar.

Ingatlah bahwa ada 24 jam dalam sehari, Anda dibatasi oleh waktu ini. Setelah merencanakan terlalu banyak, pada malam hari Anda akan kecewa karena Anda tidak punya waktu lagi. Sebaliknya, lebih baik menetapkan sendiri tujuan yang terlalu sederhana, yang pasti akan Anda atasi. Dan kemudian melakukan beberapa pekerjaan tambahan. Pada akhirnya, Anda akan merasa seperti seorang pemenang, karena selain hal-hal yang diperlukan, Anda berhasil melakukan sesuatu yang lain.

Lupakan multitasking dan fokus pada satu hal

Sangat sulit bagi seseorang untuk melakukan banyak tugas, tetapi bagaimanapun, banyak orang suka melakukannya, karena dengan cara ini mereka merasa lebih aktif dan produktif. Setiap lima menit, kami dapat mengganggu beberapa aktivitas untuk menjawab melalui telepon atau email. Multitasking sangat mengalihkan perhatian kita dan inilah alasannya: setiap kali, mengalihkan perhatian Anda dari satu tugas ke tugas lainnya, Anda kemudian akan kembali dengan susah payah ke yang pertama, mengingat di mana Anda tinggalkan.

Di dunia yang ideal, kita dapat sepenuhnya meninggalkan multitasking, tetapi di dunia nyata, situasi masih muncul ketika tidak mungkin untuk menghindarinya. Dalam hal ini, ada baiknya membuat kompromi, menggunakan, misalnya, teknik "perencanaan tomat", ketika Anda fokus secara eksklusif pada satu tugas selama 25 menit, tidak membiarkan diri Anda terganggu.

Kerjakan satu tugas, dan setelah 25 menit, revisi daftar dan pilih tugas berikutnya yang saat ini membutuhkan perhatian Anda segera. Ini akan memungkinkan Anda untuk melakukan banyak tugas tetapi tetap fokus pada tugas yang ada.

Pilih dan terapkan kiat produktivitas dengan bijak

Ada banyak artikel yang ditulis tentang topik produktivitas dan efisiensi, teknik dan peretasan baru bermunculan tanpa henti, tetapi tidak satu pun dari ini akan membantu Anda kecuali Anda memecahkan masalah yang dijelaskan di atas. Dan bahkan setelah menyelesaikannya, Anda perlu mempelajari cara menerapkan sistem GTD dengan benar dan tepat.

Seperti yang telah disebutkan di salah satu posting kami, jika apa yang Anda lakukan penting bagi Anda, Anda tidak memerlukan sistem, daftar, dan pengingat. Tidak akan sulit bagi Anda untuk mengingat apa yang perlu Anda lakukan. Jika masalah yang Anda selesaikan bersifat global, maka Anda mungkin akan memecahnya menjadi beberapa bagian dengan menulis daftar tugas, tetapi lakukan tanpa berpikir: "Oh, saya menggunakan GTD!" Jadi untuk apa sistem GTD dan tip produktivitas lainnya? Untuk melakukan hal-hal rutin dan membosankan tepat waktu: membayar tagihan, menelepon, melapor. Inilah yang Anda dengan segenap jiwa Anda impikan untuk ditunda untuk "besok", yang tidak akan pernah datang.

Namun, sistem produktivitas apa pun tidak boleh diterapkan secara membabi buta, Anda harus terlebih dahulu memikirkan bagaimana Anda dapat "mempertajamnya" untuk diri sendiri agar dapat memaksimalkannya. Sistem GTD bukanlah tongkat ajaib untuk diterapkan dengan kepatuhan yang ketat terhadap instruksi, mereka adalah alat yang perlu disesuaikan dengan mempelajari tentang diri Anda dan cara Anda bekerja untuk membuat Anda merasa puas di penghujung hari.