David Allen: Bagaimana Mengatur Hidup Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

David berbicara tentang arus informasi di sekitar kita dan bagaimana menangani kelebihan informasi, jika itu benar-benar ada.

Saya yakin, David, kebanyakan orang yang membaca artikel ini sekarang merasa terjebak dalam bisnis - surat, teks, panggilan telepon - 24 jam sehari. Apakah stres mengambil bentuk lain hari ini?

Orang-orang sekarang merasa kewalahan karena mereka tidak mengalami tekanan nyata yang dialami nenek moyang kita selama periode sejarah yang cukup panjang. Tujuan utamanya adalah untuk bertahan hidup. Dan yang menarik, justru situasi krisis seperti itulah yang membuat seseorang berperilaku lebih tenang: dengan cepat mengumpulkan dan memproses informasi, dengan cepat membuat keputusan dan mendengarkan intuisi mereka. Mereka hanya fokus pada satu hal - untuk bertahan hidup dengan biaya berapa pun!

Tetapi ketika Anda kehilangan krisis ini, dunia di sekitar Anda mulai membanjiri Anda dengan hal-hal sepele, Anda berada di tengah banjir: pajak telah meningkat, dingin telah menyiksa, printer mengunyah kertas … Dan semua sampah ini dari perangkat elektronik kami 24 jam sehari, 7 hari seminggu!

Untuk mengatasi arus ini, kita perlu mendapatkan kembali kemampuan kita untuk membuat keputusan cepat dan mengalokasikan sumber daya yang terbatas. Secara umum, tidak ada yang berubah sejak zaman kuno. Satu-satunya perbedaan adalah berapa banyak lagi keputusan yang harus diambil orang sekarang.

Jika Anda tidak dapat fokus pada sesuatu, Anda perlu belajar untuk membedakan apa yang penting bagi Anda sekarang di dunia Anda. Bagaimana kita memprioritaskan semua sampah yang ada di sekitar kita? Anda membutuhkan peta pikiran untuk memandu Anda. Harus ada peta yang memberi tahu Anda apa yang harus Anda lakukan dalam tiga tahun ke depan dan apa dalam tiga menit ke depan. Dan ini adalah kartu yang berbeda. Pada dasarnya, kalender Anda juga dapat berfungsi dengan baik. Yang utama adalah dia menjawab pertanyaan: apa yang harus saya perhatikan sekarang?

Alat apa yang Anda gunakan secara pribadi untuk menjadi lebih produktif?

Saya menggunakan Lotus Notes karena kami menggunakannya sebagai aplikasi perusahaan. Teman saya Eric Mack telah mengembangkan ekstensi yang memungkinkan saya menggunakan kalender, email, dan daftar tugas saya dengan nyaman di sini. Semua ini disinkronkan dengan BlackBerry saya, karena kami belum mengonfigurasi fitur ini untuk iPhone, tetapi kami berusaha untuk memperbaiki kesalahpahaman ini sesegera mungkin.

Saya menggunakan TheBrain dan MindManager. Mereka berbeda dalam fungsionalitas dan berfungsi untuk memecahkan masalah yang pada dasarnya berbeda.

Apa lagi? Saya juga punya buku catatan kecil. Ide terkadang muncul di tempat yang paling tidak terduga, dan Anda harus segera menuliskannya. Oleh karena itu, kertas tetap ada dalam hidup saya sebagai cara termudah untuk memperbaiki sesuatu dengan cepat.

Tapi saya terus mencari alat baru untuk membantu saya mengatur waktu dan sumber daya otak saya. Misalnya, iPad saya mulai berangsur-angsur berubah dari mainan menjadi gadget yang agak fungsional. Tapi itu masih sangat kikuk, saya hanya suka satu aplikasi dari Adobe di mana Anda dapat menggambar bentuk yang paling sederhana. Anda dapat memainkannya, tetapi itu belum dapat menggantikan papan tulis biasa. Jadi saya jauh dari teknologi tinggi dalam hal ini. Saya juga menggunakan Microsoft Office. Saya bekerja di Mac, tetapi saya memiliki Parallels.

Dan bagaimana dengan instrumen non-elektronik yang nyata?

Oh, saya punya keranjang asli tempat saya menaruh semua catatan saya. Ini penyelamat saya, ini keranjang yang disebut "Saya tidak ingin memikirkan semua ini sekarang." Yang utama jangan lupa kembalikan ke keranjang ini, sampai semuanya berjamur disana. Dan meskipun saya hanya membuang 80% dari catatan saya, itu membebaskan kepala saya dengan sangat baik: saya melemparkannya ke keranjang dan lupa, lalu saya kembali dan memutuskan apakah itu perlu atau tidak.

Pasti menyenangkan untuk melakukan semua ini secara elektronik. Tapi ada masalah yang bisa dicirikan sebagai berikut: di luar pandangan - di luar pikiran! Keranjang nyata fisik terus-menerus tampak di depan mata Anda, dan mudah untuk melupakan sampah elektronik. Saya tahu banyak orang yang akrab dengan teknologi tinggi, namun mereka kembali ke kertas, karena jauh lebih jelas. Anda harus memiliki tekad yang kuat dan disiplin diri untuk kembali ke apa yang ada di sekitar komputer.

Banyak yang sekarang dikatakan tentang fakta bahwa kita tunduk pada informasi yang berlebihan. Apa yang bisa Anda katakan tentang ini?

Apa itu informasi yang berlebihan? Jika itu benar, Anda bisa masuk ke perpustakaan dan mati. Atau pergi ke Internet dan meledak, berhamburan menjadi potongan-potongan kecil.

Faktanya, tempat yang paling jenuh dengan informasi adalah tempat yang paling santai - itu adalah alam. Begitu banyak gambar, suara, dan bau yang berbeda mengelilingi kita. Omong-omong, pernahkah Anda mendengar tentang deprivasi sensorik? Anda bisa menjadi gila jika Anda tidak merasakan semua ini untuk waktu yang lama.

Di sini intinya berbeda. Ada banyak hal di alam yang membawa informasi, tetapi hanya sedikit di antaranya yang benar-benar berarti bagi kita, misalnya: hewan, beri, atau jelatang. Masalah dengan e-mail bukanlah karena berisi banyak informasi, tetapi berdasarkan informasi ini kita harus mengambil tindakan atau membuat beberapa keputusan. Dan ketika Anda menerima surat, tidak peduli dari siapa: dari sepupu atau bos, Anda, sebelum membukanya, sedang mempersiapkan fakta bahwa Anda akan diminta untuk bertindak. Anda sudah menelusuri opsi apa yang mungkin berisi surat ini: "ini bisa menjadi penting, sangat penting, itu akan membuat saya mengubah rencana saya …" Sekarang kalikan pemikiran ini dengan jumlah surat yang Anda terima per hari.

Selain itu, pikiran yang berserakan dan ketidakmampuan untuk berkonsentrasi merupakan faktor stres dan rem yang kuat pada kinerja. Di tempat kerja, Anda memikirkan pekerjaan rumah tangga, dan di rumah Anda memikirkan pekerjaan. Anda ada di mana-mana dan Anda tidak ada di mana-mana. Dan sepanjang hari, perasaan cemas yang membosankan menyertai Anda.

Sekali lagi, tidak ada yang banyak berubah, kecuali frekuensi terjadinya. Dalam 72 jam, Anda dan saya dapat menerima begitu banyak informasi yang akan mengubah fokus dan prioritas kami, yang tidak diterima orang tua kami dalam sebulan. Pada tahun 1912, seseorang berbicara tentang telepon dengan cara yang sama seperti yang mereka katakan tentang email: "oh, itu akan merusak kualitas hidup", "percakapan akan menjadi dangkal dan tidak penting", "semua orang hanya akan terganggu olehnya"! Terdengar akrab, ya?

Dan pada tahun 1983, seorang pria dengan buku harian kecil di sakunya dianggap sebagai pecandu produktivitas.

Majalah kami telah menerbitkan banyak artikel tentang kemungkinan dampak teknologi pada pengetahuan manusia dan kemampuan berpikir. Misalnya: "Apakah Google membuat kita bodoh?" Menurut Anda bagaimana kebijaksanaan dan kemampuan berpikir manusia berubah menjadi lebih baik atau lebih buruk?

Nah, Anda mungkin memiliki ensiklopedia di masa kecil. Dan Anda bahkan membacanya berharap untuk belajar lebih banyak tentang dunia. Apa yang berubah, kecuali bahwa akses ke pengetahuan menjadi jauh lebih mudah? Kita hidup di masa yang hebat, saya pikir itu luar biasa bahwa kita dapat dengan mudah berkomunikasi seperti ini, saat berada di berbagai belahan dunia.

Bayangkan saja kesuksesan yang bisa dicapai seseorang dengan prosesor di kepala mereka! Asalkan dia akan menjadi satu-satunya, tentu saja. Tetapi jika Anda tetap menjadi orang terakhir di Bumi, Anda tidak lagi membutuhkan perencana atau GTD sama sekali.

Tolong jawab pertanyaan utama, apa hal terpenting yang perlu diingat seseorang agar dia bisa merasakan kendali penuh atas hidupnya?

Semuanya harus diunggah dari otak Anda ke media eksternal. Saya tidak tahu apa yang bisa lebih mudah! Catat apa yang penting (bahkan berpotensi), klarifikasi apa artinya hal itu bagi Anda, dan simpan hasilnya sehingga Anda selalu dapat mundur selangkah dan melihat segala sesuatunya lebih luas.

Pada dasarnya, semuanya bermuara pada satu hal: berhenti menggunakan otak Anda sebagai tempat untuk mengumpulkan dan mengatur semua informasi yang Anda pedulikan. Jika Anda mencoba menyimpan semua ini di kepala Anda, Anda akan segera menemukan pasir hisap di sana, di mana semuanya akan langsung tenggelam. Saya memimpikan masa depan yang gemilang ketika kita dapat sepenuhnya membebaskan kepala kita dari sampah dan mengabdikan pikiran kita secara eksklusif untuk pikiran yang bijaksana.