7 aturan komunikasi bisnis di messenger

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Bagaimana berperilaku dalam obrolan, agar tidak kehilangan muka di depan pelanggan dan tidak menjebak rekan kerja.

1. Jangan gunakan messenger sebagai satu-satunya saluran komunikasi

Obrolan adalah untuk efisiensi. Lebih mudah untuk dengan cepat mengklarifikasi poin-poin kerja yang tidak bisa menunggu. Namun, Anda tidak boleh menerjemahkan semua korespondensi kerja ke dalam messenger: pesan utama hilang di dalamnya (dan terkadang dihapus), dan orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk membuat keputusan sering terlibat dalam diskusi masalah. Ini hanya mempersulit komunikasi.

2. Jangan membuat keputusan serius dalam korespondensi

Terlepas dari meluasnya penggunaan pesan instan di perusahaan kecil dan internasional, etiket bisnis belum mengklasifikasikan saluran ini sebagai saluran resmi. Jadi, jika terjadi situasi yang dapat diperdebatkan, kebenaran akan menjadi milik orang yang mengamankan perjanjian melalui email.

Gunakan email kantor Anda untuk mencatat kesepakatan yang dicapai di WhatsApp atau Telegram dan mengoordinasikan tindakan lebih lanjut.

Argumen lain yang mendukung rekomendasi ini adalah bahwa dokumen disimpan dalam surat lebih andal, jika perlu, Anda akan segera menemukan informasi yang Anda butuhkan. Padahal Anda mungkin dikeluarkan dari obrolan, dan utusan itu sendiri mungkin diblokir besok.

3. Tulis dengan singkat dan to the point

Pengguna Messenger tidak menyukai pesan panjang yang perlu digulir tanpa henti.

Rumuskan pikiran Anda dengan jelas dan tidak ambigu dan patuhi aturan "satu pemikiran, satu pesan". Jadilah singkat, jangan mengekspresikan diri Anda secara kiasan, dan hindari kata-kata parasit. Ini menyumbat korespondensi. Alih-alih mengambil waktu lama untuk menjelaskan sesuatu, kirim contoh - tautan atau gambar. Jadi lawan bicara Anda akan segera mengerti tentang apa pidato itu.

4. Ikuti gaya posting Anda

Korespondensi kerja di messenger tidak menyiratkan komunikasi informal yang Anda mampu dengan sahabat atau ibu Anda. Setelah membuat obrolan atau dialog, Anda tidak boleh mengirim banyak emotikon dan menggunakan kata-kata yang mungkin tidak diketahui lawan bicara Anda (misalnya, ASAP atau "teruskan").

Untuk memudahkan peralihan dari komunikasi pribadi ke komunikasi kerja, distribusikan korespondensi melalui kurir. Jadi, Telegram dapat digunakan untuk komunikasi kerja, dan WhatsApp - untuk pribadi.

5. Hati-hati dengan emoticon

Emoticon dalam korespondensi bisnis telah lama menjadi bahan perdebatan sengit. Tetapi jika kita berbicara tentang aturan umum, semuanya cukup sederhana di sini.

Jika Anda baru saja bertemu seseorang dan tidak melihatnya secara pribadi, jangan mengiriminya emotikon: dia mungkin tidak menghargai, dan komunikasi Anda selanjutnya tidak akan berjalan dengan baik.

Saat Anda mengirim pesan teks dengan kolega atau pelanggan yang Anda kenal lama dan memahami bagaimana mereka bereaksi terhadap pesan, emotikon akan sesuai. Namun, di sini masih lebih baik dilakukan dengan set standar, dan lebih baik meninggalkan stiker dengan Yegor Letov dan karikatur politisi terkenal untuk teman.

6. Jangan takut untuk sering menggunakan tanda tanya

Tugas utama korespondensi di messenger adalah dengan cepat mendapatkan jawaban atas pertanyaan saat ini. Pada saat yang sama, banyak yang cukup sering menjelaskan secara rinci esensi masalah, tetapi tidak menjelaskan apa yang ingin mereka dapatkan dari kolega atau pelanggan.

Ajukan pertanyaan, gunakan tanda tanya. Ini akan menarik perhatian orang lain ke pesan dan mendorong mereka untuk membalas Anda sesegera mungkin.

7. Periksa T9

Koreksi otomatis menghindari kesalahan ejaan yang parah, tetapi terkadang ini merugikan Anda. Jika Anda mengirim "proctologist" alih-alih kata "productologist", penerima tidak akan langsung mengerti artinya. Dan mereka yang tidak terlalu lucu akan tersinggung sama sekali.

Gunakan messenger versi desktop bila memungkinkan. Sebelum mengirim pesan, Anda dapat dengan cepat memeriksa kesalahan dan memperbaikinya jika perlu.