"GTD bahkan bekerja di luar angkasa." Wawancara Lifehacker dengan ayah produktivitas David Allen

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

David Allen, penulis How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, yang oleh majalah Time dinobatkan sebagai buku bisnis terbaik dekade ini, memberi tahu Lifehacker apa itu GTD dan siapa yang membutuhkannya, bagaimana menulis buku dan tidak mabuk, dan bagaimana struktur tugas yang kompleks dapat membuat hidup Anda lebih mudah.

Tiga puluh empat tahun yang lalu, David Allen menyadari bahwa Anda dapat memberikan nasihat kepada orang-orang dan menghasilkan banyak uang darinya - ia membuka perusahaan konsultannya sendiri dan mengembangkan sistem Getting Things Done, yang memungkinkan Anda untuk bermanuver di antara kasus-kasus dan meluangkan waktu untuk apa Anda benar-benar menikmati. Sejak itu, kliennya termasuk astronot di ISS, musisi rock, dan CEO perusahaan besar, dan Forbes memasukkannya ke dalam 5 pelatih bisnis terbaik di Amerika Serikat.

GTD adalah teknik yang cukup sederhana untuk meningkatkan efisiensi Anda sendiri, yang membutuhkan disiplin yang sangat serius pada tahap awal. Menurut GTD, agar berhasil melakukan satu hal, Anda perlu membebaskan kepala Anda dari semua tugas lain dan fokus padanya. Artinya, alih-alih menyibukkan pikiran dengan menghafal semua urusan yang akan datang, tugas-tugas ditetapkan sesuai dengan sistem tertentu.

David, ceritakan tentang audiens Anda. Siapa yang harus mengikuti saran Anda dan menjalankan sistem GTD?

- GTD sama-sama relevan untuk semua orang, tetapi mereka yang benar-benar menggunakannya tidak bersatu menurut prinsip sosial, usia, atau geografis - mereka adalah orang-orang dengan pola pikir tertentu. Siapa pun yang tertarik pada GTD, setelah 18 bulan, perhatikan bagaimana hidup mereka berubah menjadi lebih baik. Faktanya, sistem ini dapat bekerja sama efektifnya baik untuk remaja maupun CEO perusahaan besar, atau bisa juga sama-sama tidak berguna bagi mereka.

Apakah Anda menggunakan semua yang Anda rekomendasikan?

- Ya, kalau tidak, saya tidak bisa mengatasinya - semuanya akan menjadi tidak terkendali untuk saya. Bayangan seorang peselancar di papan, di ombak besar, muncul di benak saya. Anda mungkin memperhatikan bahwa mereka diikat ke papan dengan tali khusus. Untuk apa? Untuk dapat dengan cepat kembali ke papan setelah jatuh. Apa yang diajarkan GTD adalah menjadi gelombang, kreatif dan produktif. Tetapi bahkan orang yang paling efektif pun membiarkan diri mereka lepas kendali. Jika Anda tidak jatuh dari papan secara berkala, maka Anda memilih gelombang yang terlalu sederhana. GTD memungkinkan Anda untuk menyadari bahwa Anda telah keluar dari keadaan produktif dan dengan cepat kembali ke sana.

Saat Anda menjalankan bisnis baru, berlangganan tugas yang tidak biasa - Anda dapat dengan mudah disingkirkan. Tidak ada yang salah dengan itu, tetapi dengan pendekatan terstruktur, Anda tahu apa yang harus ditangani dan bagaimana keluar dari air.

Masalah apa yang paling sering mereka hadapi, apa yang mereka keluhkan?

- Kebanyakan orang beralih ke karena stres, keadaan umum kecemasan karena kemacetan otak. Terlalu sedikit waktu dan terlalu banyak yang harus dilakukan. Namun pada kenyataannya, masalahnya bukan pada waktu, tetapi pada kenyataan bahwa orang menginginkan lebih banyak ruang mental, ingin lebih kreatif dan melakukan apa yang menyenangkan mereka.

Kasus yang paling tidak biasa?

“Kami melakukan pembinaan untuk astronot ketika mereka berada di stasiun luar angkasa. Di antara mereka adalah Catherine Coleman, salah satu astronot wanita pertama. Ini adalah sesi yang menarik, karena kami harus menyela ketika dia berada di sisi lain planet ini, dan kemudian kembali ke percakapan ketika dia berhubungan lagi.

Apa yang paling kamu banggakan?

- Menulis buku pertama saya, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, menghabiskan banyak waktu dan usaha saya. Saya praktis menjadi pecandu alkohol saat menulis buku tentang bagaimana hidup bebas stres. Tetapi kemudian saya bekerja penuh waktu dan tidak dapat menyediakan waktu terpisah untuk mempersiapkan buku itu. Yang terpenting, saya tidak yakin apakah saya dapat mentransfer pengetahuan yang terkumpul selama 25 tahun sedemikian rupa sehingga benar-benar membantu orang. Kami masih menerima surat dari pembaca yang berterima kasih secara teratur, tetapi ada satu masalah: setelah membaca beberapa orang, mereka menemukan diri mereka kewalahan dengan informasi, karena saya telah memasukkan dalam buku semua yang dibutuhkan umat manusia jika saya tertabrak bus..

Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas harian standar? Hampir semua dari kita menulis daftar seperti itu setiap hari, dan terkadang dibutuhkan waktu lebih lama untuk menyusun daftar daripada menghapusnya

- Seringkali, orang hanya mencatat hal-hal yang paling penting, dan ratusan kasus yang tidak begitu penting tidak diperhitungkan sama sekali. Orang-orang percaya bahwa jika masalahnya tidak penting, maka dimungkinkan untuk tidak menuliskannya, tetapi hanya tugas-tugas kecil seperti itu, menggulir di kepala, menggunakan sebagian besar sumber daya otak.

Agar bebas dan dapat fokus pada masalah yang paling signifikan, Anda harus menyingkirkan semua yang tidak begitu penting.

Ya, tetapi hal-hal bisa sangat tidak penting sehingga perlu waktu lebih lama untuk menuliskannya daripada melakukannya

- Tapi, jika Anda tidak segera melakukannya, mereka akan mengganggu Anda, dan Anda akan kembali berulang kali. Berapa kali Anda ingin mengingatkan diri sendiri untuk membeli makanan untuk kucing Anda? Atau bahwa Anda perlu menelepon saudara perempuan Anda? Setiap kali Anda menemukan beberapa bahkan tugas terkecil, Anda perlu mengeluarkan buku catatan dan menuliskannya, kecuali jika Anda berencana untuk menyelesaikan tugas ini sekarang.

Berapa banyak kategori daftar seperti itu yang Anda miliki?

- Sejujurnya, saya tidak ingat - mari kita lihat. Ada sekitar 20 total, tetapi ada sekitar delapan pengingat langsung untuk tindakan.

Saya memiliki kategori "Proyek", "Percakapan" - tugas disimpan di sini, yang menurutnya langkah selanjutnya adalah mendiskusikan topik dengan orang lain.

Lalu ada "Panggilan", diikuti oleh "Hal-hal yang perlu saya lakukan di komputer saya" dan, perhatikan, yang tidak memerlukan Internet. Saya memiliki banyak penerbangan, dan tidak semua pesawat memiliki Wi-Fi, dan karenanya, ini adalah satu-satunya daftar yang dapat saya gunakan untuk bekerja.

Kategori berikutnya adalah “Bekerja pada komputer yang terhubung”. Nah, semuanya jelas. Saya juga memiliki daftar "Menulis teks", ini juga berfungsi di komputer, tetapi membutuhkan keadaan yang sama sekali berbeda, dalam suasana hati dan konteks tertentu.

"Perputaran" - pertanyaan yang dapat diselesaikan saat bepergian. "Rumah" - tindakan yang harus saya lakukan saat di rumah.

Saya juga punya daftar seperti itu, saya menyebutnya "Berselancar". Ini semua jenis video lucu atau pendidikan, misalnya, kucing bermain piano, pada umumnya, video yang dikirimkan kepada saya atau yang saya temui. Saya hampir tidak pernah melihat ke sana, tetapi, pada prinsipnya, ketika saya memiliki koneksi, waktu, dan keinginan, saya dapat kembali ke sana.

Dan berikut adalah daftar "Pertanyaan yang saya tunggu informasinya atau tindakan orang lain." Dan tentu saja, kalender adalah kerangka utama atau lanskap hidup saya. Bayangkan menempatkan semua hal ini dalam satu daftar - akan ada kebingungan yang nyata. Oleh karena itu, saya membuat struktur yang lebih kompleks untuk menyederhanakannya. Jika hari ini saya hanya memiliki beberapa menit luang, saya mungkin akan melupakan teks kreatif yang perlu saya tulis. Jika saya tidak di rumah, tidak ada gunanya melihat daftar Rumah. Saya menyortir semuanya agar tidak melupakan apa pun dan tidak menyia-nyiakan ruang mental saya untuk menghafal, sambil dapat dengan cepat beralih ke tugas yang saya punya waktu.

Apakah Anda lebih suka media kertas atau aplikasi elektronik? Saran apa yang bisa Anda berikan?

- Agar tidak melupakan sesuatu, saya selalu membawa buku catatan kecil, tempat saya merekam semuanya. Setelah itu, saya memasukkan semua tugas ke komputer. Secara umum, setiap task manager akan melakukannya. Orang-orang mencoba menggunakan kepala mereka sebagai kantor, dan semua peretasan kehidupan pada dasarnya adalah versi otak luar. Bagaimana saya bisa membuat pengingat yang sesuai untuk melihat apa yang harus saya lakukan pada saat saya perlu melakukannya.

Terserah Anda untuk memutuskan apakah gaya hidup ini tepat untuk Anda, dan GTD sebenarnya bukan sistem teknik, tetapi gaya hidup di mana, di satu sisi, semuanya diatur dengan jelas, dan di sisi lain, ada peluang untuk langsung ke sana, apa yang benar-benar Anda sukai, dan jangan sibukkan kepala Anda dengan kertas apa yang bisa disimpan.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang GTD dalam edisi terbaru Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, yang akan dirilis di Rusia pada bulan September 2015.