13 hal dalam korespondensi bisnis yang hanya membuat kesal

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jika Anda tidak ingin membuat orang lain kesal, jangan lakukan ini.

1. Kurangnya sapaan

Anda tidak menulis surat bisnis untuk kesenangan, Anda membutuhkan sesuatu dari penerima. Oleh karena itu, benar untuk memulainya dengan tindakan kesopanan - salam. Melakukan tanpa itu seperti membuka pintu ke kantor orang lain dengan kaki Anda.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

2. Ungkapan "Selamat siang"

Jika Anda tidak menulis surat bisnis langsung dari tahun 2000-an, maka pilihlah kata-kata yang lebih modern. Tidak masalah bahwa Anda tidak dapat memprediksi dengan tepat kapan orang lain akan membaca pesan tersebut. Opsi "selamat siang" adalah yang paling netral, tetapi Anda juga dapat menggunakan titik saat Anda mengirim surat. Dan tinggalkan "waktu yang baik" ke forum setengah mati dari masa lalu.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

3. Menangani kesalahan

Sungguh menakjubkan betapa banyak kesalahan yang bisa dibuat dalam teks yang begitu pendek. Pertama, banyak yang telah mengambil aturan dipisahkan koma secara harfiah. Ini memunculkan mahakarya seperti "Dear Anton Mikhailovich". Daya tarik bukan hanya nama, tetapi juga kata-kata yang bergantung padanya.

Kedua, hati-hati memeriksa nama penerima. Jangan panggil Alekseev Alexandras, Marin Marias dan uraikan inisialnya.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

4. Singkatan dan jawaban bersuku kata satu

Menulis bisnis mengharuskan Anda untuk berkomunikasi dalam kalimat lengkap. Pendekatan ini memiliki manfaat praktis: lawan bicara tidak harus menebak apa yang Anda maksud, karena Anda mengungkapkan semua nuansa dan tidak memberikan kesempatan untuk salah menafsirkan kata-kata. Dan "OK" Anda bisa berarti apa saja. Plus, pemotongan tidak menghemat banyak waktu.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

5. Humor dan metafora

Surat bisnis tidak boleh meninggalkan ruang untuk interpretasi. Semua kata digunakan dalam arti langsungnya dan tidak menyiratkan interpretasi yang berbeda. Jika tidak, tunggu putaran korespondensi tambahan, di mana Anda akan mengetahui siapa yang ada dalam pikiran. Dan itu bisa memakan banyak waktu.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

6. Tanda seru

Tanda seru tidak sering digunakan dalam teks sastra, karena dirancang untuk mengekspresikan perasaan yang kuat. Surat bisnis bukanlah platform untuk berekspresi, bahkan jika Anda benar-benar ingin mengungkapkan pendapat Anda kepada lawan bicara.

Anda mungkin tidak bermaksud istimewa, tetapi bagi lawan bicara, tanda seru akan menjadi sinyal bahwa dia mungkin melakukan sesuatu yang salah. Jadi, jaga agar indra Anda dan kombinasi tombol Shift + 1 tetap terkendali. Sebuah seruan hanya pantas dalam sirkulasi.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

7. Kelimpahan birokrat

Keinginan untuk mengekspresikan diri Anda secara lebih formal sering kali menghasilkan konstruksi mengerikan di mana sangat sulit untuk membedakan maknanya. Jangan terlalu sering menggunakan frasa yang rumit dan tulislah dengan lebih mudah.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

8. Caps Lock

Tidak perlu menyorot garis dalam huruf kapital. Di internet, itu masih melambangkan teriakan. Tidak ada yang suka dimarahi. Untuk memperjelas pesan, perjelas saja.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

9. Frase "Terima kasih sebelumnya"

Terima kasih, tentu saja, Anda tidak dapat memasukkannya ke dalam saku Anda, tetapi rasa terima kasih yang lebih awal menempatkan lawan bicara dalam posisi yang canggung. Orang yang sopan akan merasa berkewajiban untuk memenuhi permintaan Anda, bahkan jika dia mengerti bahwa dia tidak boleh melakukannya. Dan Anda akan diingat karena melempar masalah.

Jika lawan bicara masih perlu dirangsang, lebih baik jelaskan bagaimana manfaat baginya untuk menanggapi permintaan Anda.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

10. Baris subjek yang aneh atau tidak ada subjek sama sekali

Tidak aman untuk membuka surat yang tidak dapat dipahami, jadi pesan tanpa subjek berisiko masuk ke spam. Secara alami, seseorang akan sangat marah ketika mengetahui bahwa di bawah kata-kata "Zina, karet" ada dokumen penting yang disembunyikan dari manajer pabrik ban, Zinaida.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

11. Keakraban

Anda tidak boleh menyimpang dari gaya bisnis Anda, bahkan jika penerima adalah teman terbaik Anda. Pertama, dia mungkin perlu meneruskan surat kepada bos atau kontraktornya. Kedua, surat itu dapat jatuh ke tangan ketiga secara tidak sengaja dan membahayakannya, dan pada saat yang sama Anda.

Ketiga, Anda perlu membedakan antara pribadi dan pekerjaan. Kepentingan perusahaan tidak selalu sejalan dengan kepentingan pribadi. Sebaiknya tinggalkan ruang untuk bermanuver untuk menjaga hubungan persahabatan tanpa membuat konsesi dalam negosiasi.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

12. Kurangnya riwayat korespondensi

Jika Anda aktif mengobrol dengan seseorang, lawan bicara mengetahui tentang apa percakapan itu, dan dapat dengan mudah kembali ke awal dialog dengan memutar roda mouse. Tetapi ketika Anda sesekali bertukar surat melalui email, lawan bicara mungkin lupa siapa Anda dan apa yang Anda butuhkan darinya.

Permudah orang tersebut untuk melakukannya: Dalam satu paragraf, ingatkan orang tersebut tentang apa yang mereka bicarakan.

Bagaimana tidak?

Lebih baik begini

13. Penanganan utas pesan yang tidak tepat

Layanan dan agen email memungkinkan Anda bekerja dengan utas pesan. Ini adalah alat yang sangat berguna jika ditangani dengan benar. Tapi tidak semua orang berhasil.

Mungkin Anda sudah menjadi korban surat massal, yang pesertanya tidak langsung menanggapi penulis, tetapi semua orang. Akibatnya, percakapan yang tidak menarik memenuhi kotak masuk Anda, dan Anda mendapatkan hukuman bagi mereka yang tidak dapat menemukan tombol yang tepat. Pada saat yang sama, informasi yang tidak dimaksudkan untuk mengintip sering kali masuk ke bidang informasi umum.

Medali itu juga memiliki kelemahan: ketika, dalam percakapan penting, salah satu peserta tidak menjawab untuk semua orang, tetapi untuk satu orang. Dan penerima harus menghabiskan banyak waktu mengirim surat daripada melakukan pekerjaan mereka.