Bagaimana menerapkan sistem GTD secara efektif dalam kehidupan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Rencana langkah-demi-langkah, setelah itu Anda dapat dengan mudah menerapkan teknik produktivitas ini dalam hidup Anda, menetapkan prioritas dan selalu dapat menemukan waktu untuk hal-hal penting.

Materi ini merupakan lanjutan dari artikel "". Pertama, Anda perlu membiasakan diri dengannya, karena banyak konsep yang digunakan dijelaskan secara rinci di sana.

Artikel ini adalah panduan langkah demi langkah tentang cara menerapkan GTD dalam kehidupan nyata. Saat menulis, saya berpegang pada prinsip-prinsip berikut:

• Keserbagunaan. Ide-ide yang dijelaskan di sini bersifat universal, dan dengan bantuan mereka semua orang akan membangun sistem GTD untuk diri mereka sendiri yang akan bekerja dengan layanan yang biasa mereka gunakan.
• Kesederhanaan. Sistem harus secara intuitif mudah digunakan. Waktu dan energi minimum harus dihabiskan untuk memasukkan dan memproses informasi, serta untuk merencanakan langkah selanjutnya. Hanya dengan begitu sistem akan bekerja dalam jangka panjang dan bahkan setelah istirahat panjang: misalnya, jika Anda pergi berlibur selama sebulan, maka ketika Anda kembali, Anda akan dapat memulihkan pendekatan Anda terhadap manajemen bisnis.
• Keandalan. Yang paling penting adalah yakin dengan sistem Anda, yaitu, Anda tidak akan melupakan apa pun yang direncanakan, karena Anda akan melihat pengingat pada waktu yang tepat.
• Konsentrasi pada apa yang penting. Sistem akan membantu Anda fokus pada apa yang Anda lakukan saat ini dan pada hal-hal yang penting dalam jangka panjang.
• Kesenangan. Sistem manajemen kasing dan tugas akan memberi Anda kesenangan. Misalnya, ketika Anda berbaring di sofa setelah seharian bekerja dengan ponsel di tangan Anda, Anda melewati tugas yang sudah selesai dari daftar dan mendapatkan kesenangan nyata darinya. Apalagi jika masih divisualisasikan dengan grafik pertumbuhan produktivitas Anda.

5 tahap utama sistem GTD

Tahap 1. Mengumpulkan informasi

Penting untuk mengumpulkan secara mutlak semua kasus, bahkan yang terkecil, maka kesadaran kita akan murni dan kita akan bertindak seproduktif mungkin.

Itulah sebabnya daftar tugas standar tidak berfungsi, karena kebanyakan orang sering hanya mencatat hal-hal yang paling penting, dan ratusan tugas yang tidak begitu penting tidak diperhitungkan sama sekali. Tetapi justru tugas-tugas kecil seperti itu, yang secara teratur mengingatkan diri mereka sendiri, yang menggunakan sebagian besar sumber daya otak dan menciptakan pengalaman tambahan yang menyebabkan kelelahan dan stres.

Salah satu prinsip penting dari sistem GTD adalah untuk sepenuhnya membongkar semua tugas dari kepala Anda dan menempatkannya dalam sistem yang andal yang akan membantu Anda mengingat hal-hal penting pada waktu yang tepat.

Anda juga perlu memperhitungkan bahwa harus ada jumlah minimum keranjang untuk mengumpulkan informasi yang masuk. Idealnya, satu. Maka akan lebih mudah untuk menangani.

Tahap 2. Pemrosesan informasi

Pada tahap ini, kami memproses informasi yang ada di Inbox kami.

Ada tiga opsi untuk bagaimana kita dapat melanjutkan pada tahap ini:

• Tandai tugas sebagai "Tindakan", yang menunjukkan langkah selanjutnya untuk penyelesaiannya dan tenggat waktu. Anda dapat melewatkan menentukan tenggat waktu jika Anda belum memiliki pemahaman yang jelas tentang kapan Anda harus menyelesaikan tugas.
• Pindahkan informasi ke "Direktori" jika Anda tidak perlu melakukan apa pun dengannya, tetapi mungkin berguna di masa mendatang.
• Hapus informasi, tentukan bahwa itu adalah "Sampah": yaitu, Anda tidak perlu melakukan apa pun dengannya dan itu tidak akan berguna di masa mendatang.

Tahap 3. Organisasi kegiatan

Semua tindakan melalui corong berikutnya.

Filter 1 - "Kliping"

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan: haruskah saya benar-benar melakukan tindakan ini? Jika ragu, hapus.

Filter 2 - "Delegasi"

Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri: jika ini perlu dilakukan, apakah saya benar-benar harus melakukannya secara pribadi? Jika tidak, kami mendelegasikan dan menunjukkan orang yang bertanggung jawab, hasil akhir, tahap kontrol menengah (poin nodal) dan tenggat waktu.

Jika tindakan tersebut akan dilakukan oleh Anda, lanjutkan ke filter berikutnya.

Filter 3 - "Tindakan"

Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri: apakah tindakan ini akan memakan waktu lebih dari 2-5 menit? Jika tidak, lakukan sekarang dan bebaskan kepala Anda. Jika ya, silakan mendaftar.

Tindakan dalam sistem dapat dari jenis berikut.

"Tindakan berikut" - tugas sederhana yang terdiri dari satu tindakan (panggil, tulis, pergi, dan sebagainya). Misalnya, tindakan "Ganti ban musim dingin di atas roda" akan terdiri dari tindakan sederhana berikut: menelepon dan mendaftar ke layanan mobil, menjadwalkan waktu di kalender, dan berkendara ke layanan mobil pada waktu yang tepat.

Lebih mudah untuk mengumpulkan tindakan tersebut ke dalam daftar sesuai dengan tempat dan keadaan (daftar kontekstual). Ini bisa berupa daftar Di Toko, di mana Anda mencantumkan semua yang perlu Anda beli saat berada di toko, atau daftar Di Kursi, tempat Anda menambahkan hal dan tugas yang dapat Anda lakukan di malam hari setelah bekerja di kursi favorit Anda.. Atau daftar "pertanyaan bos", di mana Anda menuliskan semua pertanyaan yang Anda miliki untuk bos Anda, sehingga Anda dapat menyelesaikan semuanya sekaligus.

Saya biasanya merekam semua tindakan seperti itu baik di "Kalender Google" (janji dan acara), atau di Todoist, layanan cloud tempat mengatur tugas dengan nyaman.

"Proyek" - tugas yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan. Untuk memulai proyek, Anda perlu menjelaskan langkah pertama untuk implementasinya dan meninggalkan pengingat dalam sistem yang andal. Akibatnya, proyek berubah menjadi rantai tindakan sederhana, yang masing-masing dapat dilakukan dalam lima menit ke depan dan mendapatkan hasilnya.

Saya memposting proyek di kartu Trello. Kartu ini merupakan wadah yang ideal untuk proyek di mana Anda dapat menempatkan:

• deskripsi dan tujuan proyek;
• tautan ke dokumen lain tentang proyek;
• nama-nama mereka yang bertanggung jawab;
• tenggat waktu;
• daftar periksa dengan langkah-langkah berikut;
• komentar pada proyek;
• file yang diperlukan dan sebagainya.

Tindakan Tertunda … Jika kami tidak dapat merencanakan tindakan selanjutnya tanpa acara atau informasi tambahan (misalnya, kami sedang menunggu teman untuk mengirim nomor telepon layanan mobil, di mana dimungkinkan untuk mengganti ban secara menguntungkan), kami menempatkan tindakan tersebut di "Ditunda " Daftar. Secara opsional, Anda dapat mengatur pengingat untuk memeriksa sesuatu.

Daftar tugas seperti itu juga dapat disusun sebagai daftar kontekstual. Misalnya, buat daftar dengan tugas yang telah Anda tetapkan ke asisten Anda.

Daftar "Suatu hari nanti" berisi tugas-tugas yang tidak memerlukan tindakan aktif sekarang, tetapi yang ingin kita selesaikan di masa depan.

Ini bisa berupa:

• buku, video pelatihan dan kursus yang ingin Anda beli;
• keterampilan berguna yang ingin Anda kuasai;
• tempat yang ingin Anda kunjungi;
• barang yang ingin Anda beli.

Anda perlu melihat daftar ini secara berkala, membuat catatan, dan mengubahnya menjadi tujuan yang akan Anda capai.

Tahap 4. Tinjauan rutin

Agar sistem berfungsi, perlu untuk secara teratur meninjau tugas dan proyek utama untuk menghapus yang tidak lagi relevan, dan mengurutkan yang baru berdasarkan prioritas dan mengirimnya untuk bekerja.

Untuk menjaga review ini secara teratur, ikuti tips berikut:

• Sisakan 30-60 menit dalam jadwal Anda untuk peninjauan (awalnya seminggu sekali sudah cukup).
• Buat daftar periksa atau rencana untuk tinjauan semacam itu, di mana urutannya dijabarkan, apa yang terjadi setelah apa. Rencana ini tidak boleh terlalu rumit dan peninjauannya tidak akan memakan waktu terlalu lama, atau Anda tidak akan melakukannya secara teratur.

Di bawah ini adalah contoh daftar periksa ikhtisar mingguan saya. Saya membuatnya dalam format lembar contekan dengan urutan tindakan, yang menggambarkan layanan / dokumen yang saya lihat. Anda dapat mengaturnya dengan daftar biasa atau menggambar diagram tangan bebas yang nyaman bagi Anda.

Cetak empat dari daftar periksa ini per bulan. Selama tinjauan mingguan, ambil salah satu dari mereka dan silangkan item yang sudah selesai dari daftar. Latihan sederhana ini akan memotivasi Anda untuk terus melakukan ulasan ini.

Tahap 5. Tindakan

Ketika rencana untuk minggu ini dibuat, maka itu tetap untuk bertindak. Hindari salah satu kesalahan pemula GTD terbesar ketika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengatur tugas alih-alih benar-benar menyelesaikannya.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat tindakan Anda lebih efektif.

1. Buatlah rencana untuk hari itu berdasarkan rencana untuk minggu ini. Bagi hari Anda menjadi beberapa blok, buat 2-3 blok untuk tugas-tugas penting dan beberapa blok untuk tugas lainnya. Durasi blok rata-rata adalah 60-120 menit. Masukkan waktu luang di antara blok untuk tugas yang tidak terduga.
2. Bekerja pada sistem Pomodoro, untuk ini Anda dapat mengatur timer di ponsel Anda. Esensinya sederhana: setiap 25-30 menit kerja, istirahat selama lima menit, dan setelah blok kerja ketiga - istirahat lebih lama (15-30 menit). Totalnya adalah tiga blok 30 menit, dengan istirahat lima menit, diikuti dengan istirahat panjang 15-30 menit. Anda dapat melakukan 2-4 siklus seperti itu per hari, tergantung seberapa sering Anda terganggu.
3. Selama blok dengan hal-hal penting, cobalah untuk tidak terganggu oleh orang lain dan suara asing (untuk ini, Anda dapat menyalakan musik khusus untuk konsentrasi di headphone).
4. Tentukan kapan tingkat energi Anda tertinggi (misalnya, dari jam 7 hingga 9 pagi), dan selama waktu ini, lakukan hal-hal terpenting yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan pribadi Anda.
5. Jangan merencanakan terlalu banyak hal penting untuk hari itu: 1-3 sudah cukup. Adalah penting bahwa di penghujung hari, setelah melihat tugas-tugas yang dicoret dalam rencana Anda, Anda puas dan membuat rencana realistis yang sama untuk hari esok.