Bagaimana menjadwalkan rapat agar efektif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jangan buang waktu Anda.

Anda mungkin tidak menyukai rapat, tetapi Anda tetap harus mengadakannya. Ini adalah bagian penting dari alur kerja di perusahaan mana pun. Salah satu cara untuk membuat janji lebih bermanfaat dan lebih cepat adalah dengan menjadwalkannya dengan hati-hati. Buku oleh Olga Demyanova, Doktor Ekonomi, “Pertemuan cepat dan efektif. Dari persiapan hingga mendapatkan hasil yang diinginkan."

Dengan izin dari penerbit "Alpina PRO" Lifehacker menerbitkan kutipan dari bab kedua.

Rapat sendiri tidak masalah. Mereka bahkan diperlukan dan merupakan atribut manajerial kekuasaan. Anda harus menyingkirkan pertemuan yang tidak berguna dan tidak efektif yang berkepanjangan.

Jenis rapat yang paling umum:

• mingguan;
• strategis;
• pekerja;
• pelaporan;
• pertemuan perencanaan;
• curah pendapat;
• percakapan dan pertemuan bisnis;
• briefing.

Semua jenis ini dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok utama:

1. berdasarkan durasi: cepat (hingga 30 menit) dan berlarut-larut (lebih dari satu jam);
2. dengan jumlah peserta: hingga 10 orang atau lebih;
3. dengan tujuan: bekerja, politik dan informasi;
4. berdasarkan waktu: direncanakan dan tidak direncanakan.

Atribut yang Diperlukan Penjadwalan Pertemuan

Apa yang harus direncanakan:

• sasaran;
• Jadwal acara;
• daftar undangan;
• Jadwal;
• bahan informasi;
• bertanggung jawab untuk menjaga protokol;
• batas waktu pidato.

Pertama dan terpenting, pemimpin harus mempertimbangkan tujuan pertemuan. Ini adalah titik awal untuk agenda dan daftar peserta, waktu dan peraturan.

Tujuan utama dari pertemuan:

1. Informasi baru - untuk pertemuan informasi:

• berita penting dan perubahan kebijakan;
• pembahasan rencana dan strategi;
• peramalan jangka pendek;
• presentasi produk dan pendekatan baru;
• pembahasan anggaran;
• masalah personel.

2. Memantau acara dan membuat keputusan operasional - untuk pertemuan rutin:

• risiko dan kesulitan utama;
• parameter untuk menilai kemajuan;
• penilaian proses kunci dan perubahan yang diperlukan;
• diskusi tentang apa yang terjadi: apa yang berjalan dengan baik, apa yang perlu diperbaiki;
• pelajaran utama dan hasil tindakan;
• koordinasi upaya;
• komunikasi.

3. Motivasi - pertemuan kreatif, pengembangan pendekatan baru dan pembangunan tim:

• motivasi untuk bertindak;
• pengambilan keputusan kolektif;
• menghormati keberhasilan individu dan kolektif.

Jadi, tujuan mempengaruhi jenis pertemuan dan model penyelenggaraannya. Misalnya, sesi briefing berbeda dalam jumlah peserta dan lamanya waktu. Yang reguler bersifat terencana, lebih cepat dalam waktu dan dengan jumlah peserta terbatas. Pertemuan kreatif memerlukan persiapan khusus: mengatur furnitur (biasanya meja terpisah), teh, kopi, dan suasana informal; tidak memerlukan kepatuhan terhadap aturan berpakaian.

Matriks Eisenhower untuk Pertanyaan Rapat Peringkat

Harus diingat bahwa pertemuan adalah platform di mana keputusan penting dibuat dan masalah diatasi. Matriks Eisenhower adalah bidang di mana semua masalah dan pertanyaan dikumpulkan. Mereka diberi peringkat dalam hal kepentingan dan urgensi.

	Sangat	Jangan terburu-buru
Penting	A	B
Tidak penting	C	D

Kotak A: hal-hal penting dan mendesak

Kuadrat hal-hal penting dan mendesak harus kosong atau kecil. Ini akan menunjukkan bahwa Anda memenuhi tanggal jatuh tempo. Jika ada banyak kasus seperti itu, ini adalah tanda disorganisasi. Contoh kasus yang dapat dikuadratkan:

• kasus yang berhubungan langsung dengan tugas fungsional Anda dan mempengaruhi kinerja Anda;
• kasus, kegagalan yang dapat menimbulkan masalah;
• hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan iklim psikologis dalam tim;
• hal-hal yang mempengaruhi keselamatan tim;
• kasus, yang hasilnya perlu dikoordinasikan atau dipresentasikan kepada manajemen Anda.

Kotak B: penting tapi tidak mendesak

Apabila penugasan atau hal-hal yang tidak mendesak dan tidak spesifik kapan harus diselesaikan, pelaksana sendiri yang menentukan waktunya. Kotak ini mencakup semua hal yang berhubungan dengan fungsionalitas Anda di perusahaan, hal-hal yang Anda lakukan secara teratur, dan, sebagai aturan, implementasinya terkait dengan jadwal umum di perusahaan (misalnya, persiapan tugas akhir pelaporan). Penugasan penelitian yang membutuhkan waktu tertentu juga dapat dikaitkan dengan kasus seperti itu, tetapi jumlah biaya tenaga kerja tidak jelas sampai saat penyelesaian. Tugas kotak pertama dan kedua harus terus dipantau, dan oleh karena itu disarankan untuk memasukkannya ke dalam agenda rapat.

Kotak C: urusan mendesak tapi tidak penting

Ini adalah gangguan. Seringkali, mereka hanya mengganggu fokus pada tugas-tugas penting dan mengurangi efisiensi. Selalu ingat tujuan Anda dan belajarlah untuk membedakan antara yang penting dan yang sekunder.

Layak masuk ke alun-alun ini:

• pertemuan atau negosiasi yang dipaksakan oleh seseorang dari samping;
• diskusi tentang masalah yang dapat diselesaikan bawahan;
• diskusi masalah non-bisnis;
• pembahasan topik-topik abstrak.

Kotak D: hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting

Kasus dalam kategori ini tidak mempromosikan Anda dalam proyek, tetapi mengalihkan perhatian Anda dari mengerjakannya.

• tidak membawa manfaat sama sekali;
• berguna untuk tidak berurusan dengan mereka sama sekali;
• Pemakan waktu.

Untuk setiap tujuan, pemimpin mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Siapa yang memiliki informasi dan pengetahuan tentang masalah yang sedang dipertimbangkan?
• Kepentingan siapa yang dipengaruhi oleh masalah ini?
• Pada siapa keputusan itu bergantung?
• Siapa yang perlu mengetahui informasi yang akan dibahas?
• Siapa yang akan melaksanakan keputusan yang diambil?

Anda dapat menggunakan metodologi 99/50/1 saat menjadwalkan rapat proyek.

Pemimpin mengatur pertemuan di tiga poin penting dalam proyek:

• di awal - untuk membenamkan semua peserta dalam kecepatan proyek dan untuk membangun tim kelompok;
• pada tahap menengah - untuk membahas hasil pekerjaan yang dilakukan dan penyesuaian lebih lanjut, jika perlu;
• di garis finish, ketika 1% dari total volume masih harus direalisasikan - untuk penjumlahan awal.

Pengaturan waktu ini akan membantu Anda memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik dalam rapat.

Jadwal acara

Agenda adalah rencana tugas yang harus diselesaikan dalam rapat. Penting untuk secara jelas menentukan waktu setiap pidato, mengalokasikan waktu terpisah untuk diskusi dan umpan balik dari semua peserta.

Saat merencanakan waktu pertemuan Anda, penting untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:

• pentingnya mata acara;
• batas waktu untuk setiap pertunjukan;
• istirahat jika perlu;
• 20% dari waktu untuk informasi penting tambahan.

Agenda dikirim ke semua peserta rapat.

Agenda dengan fiksasi waktu dan kekhususan pidato

1. Hasil pekerjaan pada kesimpulan kontrak. Laporan I. Ivanov (15 menit).
2. Masalah dalam pengangkutan perbekalan. I. Laporan Petrov (15 menit).
3. Hasil dan rencana pekerjaan proyek. Laporan T. Sidorov (20 menit).

Mulai pukul 11.00.

Berakhir pada 12:15.

Anda perlu melatih diri untuk mengadakan rapat yang cepat dan efektif!

Pedoman waktu Anda:

Penting dan mendesak	12 menit
Penting dan tidak mendesak	24-36 menit mendesak dan penting: 12 menit - prinsip Pareto bekerja di sini: 20% waktu menghasilkan 80% hasil, dengan rata-rata pertemuan satu jam (60 menit), waktu paling produktif adalah 12 menit (20% dari 60 menit). Penting dan tidak mendesak: biasanya direncanakan. Waktu efektif untuk pertemuan semacam itu adalah 24-36 menit. Metode 60/40 berfungsi di sini, yang menurutnya, ketika menyusun rencana untuk hari itu, 40% dari waktu harus dibiarkan bebas, 60% harus dialokasikan untuk pekerjaan yang direncanakan, termasuk 20% untuk "tidak dapat diprediksi" dan 20% untuk yang timbul secara spontan atau menjadi penyerta. Dengan waktu rapat rata-rata satu jam (60 menit), waktu untuk hal-hal penting yang direncanakan tetapi tidak mendesak adalah 24-36 menit (40–60% dari 60 menit).
Tidak penting dan mendesak	Pendelegasian dan kontrol melalui telepon dan sarana komunikasi lainnya, tidak lebih dari tiga menit untuk kontrol.
Tidak penting dan tidak mendesak	Pendelegasian dan pengendalian oleh manajemen, tidak lebih dari satu menit per delegasi.

Daftar undangan

Jumlah optimal peserta rapat cepat adalah 5-7 orang. 8 sampai 12 orang dapat diterima jika pemimpin pertemuan memiliki keterampilan fasilitator.

Untuk menghasilkan ide, menetapkan tujuan dan terbang, komposisi idealnya tidak lebih dari 15 orang.

Ada aturan tak tertulis di Google - jumlah maksimum peserta tidak lebih dari 10.

Amazon memiliki aturan dua pizza: harus ada banyak orang dalam rapat karena Anda dapat memberi makan dua pizza.

Ada aturan 8-18-1800:

• tidak lebih dari 8 orang - menyelesaikan masalah pekerjaan;
• tidak lebih dari 18 - brainstorming, pemecahan masalah kolektif;
• hingga 1800 orang - informasi dan kesempatan untuk berkomunikasi.

Sebuah studi oleh Bain and Company mengatakan bahwa dalam kelompok pengambilan keputusan, menambahkan lebih dari tujuh dari setiap peserta menghasilkan sekitar 10% lebih sedikit efisiensi.

Orang-orang yang bertanggung jawab langsung berkewajiban untuk berpartisipasi dalam rapat.

Apple mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab di sebelah setiap item rapat. Dengan demikian, setiap karyawan memiliki area tanggung jawab yang jelas dalam kerangka tugas yang diberikan.

Jika Anda sering mengadakan rapat, buku ini pasti akan berguna: Olga Demyanova menawarkan 16 metode dan empat alat untuk belajar yang akan membantu meningkatkan efektivitas semua peserta dalam rapat semacam itu.