5 tips untuk membantu mengatur hari kerja Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Trik sederhana yang akan menyelamatkan Anda jika Anda terus-menerus tidak punya cukup waktu untuk apa pun.

1. Prioritaskan

Ada cara yang sangat sederhana namun efektif untuk mengkategorikan urusan Anda menurut urgensi dan kepentingannya. Ini adalah sirkuit yang disebut Matriks Eisenhower. Itu ditemukan oleh Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika, Jenderal Angkatan Darat AS dan hanya orang yang sangat produktif.

Saya memiliki dua jenis hal: mendesak dan penting. Hal-hal penting jarang mendesak, dan hal-hal mendesak jarang penting.

Dwight D. Eisenhower

Matriks Eisenhower memiliki empat bagian. Sumbu horizontal menunjukkan urgensi kasus, dan sumbu vertikal menunjukkan pentingnya. Matriks ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengatur semua tugas Anda ke dalam kategori: "Tidak mendesak dan tidak penting", "Mendesak tetapi tidak penting", "Penting dan tidak mendesak", atau "Mendesak dan penting".

Cobalah untuk memprioritaskan Matriks Eisenhower dan Anda akan kagum pada berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal yang mendesak tetapi tidak terlalu penting. Misalnya, pesan tak berujung dari kolega atau panggilan telepon yang hanya mengalihkan perhatian Anda dari tugas-tugas mendesak.

Luangkan waktu untuk hal-hal yang benar. Jika ada sesuatu yang penting dan mendesak, segera lakukan. Rencanakan tugas-tugas penting, tetapi tidak mendesak, perkirakan perkiraan waktu penyelesaiannya, dan putuskan kapan Anda akan melakukannya. Hal-hal yang tidak penting tetapi mendesak dapat didelegasikan kepada orang lain. Tunda tugas yang tidak mendesak dan tidak penting untuk nanti atau tolak sama sekali.

2. Luangkan Waktu untuk Pekerjaan Mendalam

Kapitalis ventura Sam Altman pernah berkata, "Gangguan Digital adalah salah satu masalah psikologis terbesar di zaman kita." Bayangkan saja: kami memeriksa ponsel cerdas kami rata-rata 50 kali sehari. Dan, menurut ilmuwan dan penulis Cal Newport, ini secara signifikan merusak kemampuan kita untuk berpikir jernih dan menjadi kreatif.

Dalam karyanya “Untuk bekerja dengan kepala. Pola Sukses dari Seorang IT Specialist”ia memperkenalkan konsep“Deep Work”. Jenis pekerjaan ini menyiratkan konsentrasi penuh dan pencelupan dalam tugas tertentu. Tidak ada gangguan - upaya dan konsentrasi maksimal. Ini adalah satu-satunya cara Anda dapat melakukan tugas yang sangat sulit dengan tingkat kualitas yang tepat.

Newport mengutip taktik yang digunakan oleh rekannya, profesor Universitas Pennsylvania Adam Grant. Dia mencurahkan semester musim gugur untuk mengajar, dan musim semi dan musim panas untuk penelitian, dan tidak pernah mencampur keduanya. Selama penelitian intensif, profesor mengekspos dirinya untuk menyelesaikan isolasi sehingga siswa tidak mengganggu dia.

Kemungkinan Anda tidak memiliki kesempatan untuk pergi dengan cara yang sama dan bersembunyi dari sumber iritasi selama beberapa bulan. Jangan berkecil hati: Anda tidak perlu membenamkan diri dalam "pekerjaan mendalam" selama satu semester penuh. Newport membuat jadwal Anda sendiri berdasarkan preferensi pribadi Anda.

Putuskan pada jam berapa Anda merasa paling bersemangat dan waspada, dan lakukan pekerjaan yang paling sulit saat itu juga, matikan ponsel cerdas Anda dan menolak untuk memeriksa email. Misalnya, Newport sendiri mulai bekerja di pagi hari, tetapi tidak pernah melakukannya setelah pukul 17.30.

3. Perkirakan waktu pertemuan

Paul Graham, salah satu pendiri inkubator startup Y Combinator, bahwa ada dua jenis jadwal kerja: jadwal "manajer" dan jadwal "pencipta".

Opsi pertama adalah untuk penyelenggara dan bos. Menurut mereka, waktu kerja mudah diatur. Anda perlu membagi hari menjadi interval per jam. Dan ketika tugas baru muncul, Anda hanya menyisihkan beberapa jam untuk itu, menandainya di penyelenggara. Jadi, jika "manajer" perlu menjadwalkan waktu untuk pertemuan bisnis atau sesi brainstorming, dia melihat kalendernya, menemukan jam kosong dan mengumpulkan rekan-rekannya.

Tetapi bagi "pencipta" pertemuan semacam itu, bahkan yang direncanakan sebelumnya, adalah bencana. Lagi pula, orang-orang kreatif, programmer, penulis atau seniman, tidak membagi jadwal mereka sebagai "manajer". Mereka biasanya harus menggunakan setidaknya setengah hari untuk menyelesaikan tugas, dan dalam satu jam mereka hanya melakukan pemanasan. Dan ketika, di tengah aktivitas kerja mereka, "pencipta" harus melepaskan diri dan pergi ke pertemuan dengan rekan kerja, mereka keluar dari ritme mereka dan kemudian sangat sulit bagi mereka untuk kembali ke tugas.

Jadwal manajer dan jadwal pembuat bekerja dengan baik dengan sendirinya. Tetapi ketika mereka berpotongan, masalah dimulai.

Paul Graham

Karena itu, jika Anda seorang manajer, cari tahu terlebih dahulu dari bawahan Anda kapan lebih baik mengadakan rapat gabungan agar tidak mengganggu orang dari pekerjaan di saat-saat yang paling tidak tepat.

4. Kontrol konsumsi energi Anda

Tony Schwartz dan Jim Loer dalam Life at Full Power! berpendapat bahwa sumber utama bagi pekerja produktif bukanlah waktu, tetapi energi. Anda dapat menghabiskan sepanjang hari untuk tugas yang sulit, tetapi jika Anda tidak memiliki kekuatan fisik dan mental, Anda akan mandek dan tidak melakukan apa pun yang berguna. Tetapi ketika Anda memiliki energi internal yang cukup, Anda dapat menangani masalah yang sulit dalam beberapa jam, dan mencurahkan sisa hari itu untuk sesuatu yang lebih sederhana.

Schwartz dan Loer membedakan empat jenis energi: fisik, emosional, mental dan spiritual. Dan jika Anda melewatkan salah satu dari mereka, produktivitas Anda akan turun.

• Energi fisik langsung mempengaruhi kemampuan Anda untuk bereaksi terhadap lingkungan dan membuat keputusan yang tepat. Kurangnya sumber daya ini dikaitkan dengan gizi buruk, kurang tidur dan kelelahan.
• Energi emosional mempengaruhi kemampuan untuk mengelola emosi Anda dengan benar dalam situasi stres.
• Energi mental memungkinkan Anda untuk fokus pada satu tugas dan tidak terganggu. Seseorang dengan persediaan yang besar dapat berkonsentrasi bahkan dalam situasi stres, ketika semua orang di sekitarnya mencoba untuk mengalihkan perhatiannya.
• energi spiritual memungkinkan Anda untuk melihat tujuan dalam aktivitas Anda untuk menjaga motivasi. Dia memicu antusiasme, keuletan, dan komitmen.

Untuk menjaga keempat indikator pada tingkat yang tepat, makan dengan benar, cukup tidur dan olahraga (olahraga merangsang aktivitas otak). Dan gunakan teknik sederhana untuk mengisi kembali energi.

Hidup bukanlah maraton. Hidup adalah rangkaian sprint.

Tony Schwartz

Metode yang baik untuk mengganti antara kerja penuh dan istirahat singkat adalah teknik Pomodoro, yang sangat cocok dengan konsep Deep Work dari Cal Newport. Prinsipnya sederhana: kami mengukur 25 menit dengan timer dan melakukan satu tugas penting selama ini tanpa gangguan. Kemudian - istirahat selama 5 menit. Selama waktu ini, kami mengisi kembali energi. Kemudian kami mengulangi siklus empat kali lagi dan istirahat panjang selama 20 menit.

5. Makan katak untuk sarapan

Pernah terjadi pada semua orang seperti ini: Anda menemukan beberapa tugas yang harus Anda selesaikan, tetapi Anda benar-benar tidak ingin melakukannya. Anda mulai menundanya, dan ketika tenggat waktu mendekat, itu semakin membebani Anda, mengalihkan perhatian dari hal-hal lain dan membuat Anda khawatir sekali lagi.

Penulis populer Brian Tracy menyebut masalah ini "katak". Dan dia merekomendasikan untuk tidak menundanya sampai nanti, tetapi melakukannya sedini mungkin.

Jika Anda makan katak di pagi hari, sisa hari itu menjanjikan untuk menjadi luar biasa, karena yang terburuk untuk hari ini sudah berakhir.

Mark Twain

Setelah menyingkirkan tugas yang sulit, Anda akan merasakan kepuasan, mendapatkan dorongan energi positif untuk sisa hari itu, dan Anda dapat melanjutkan ke item berikutnya dalam daftar Anda dengan hati nurani yang bersih.