15 alat praktis untuk kerja tim jarak jauh

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Dengan latar belakang situasi dengan virus corona, layanan ini sangat relevan.

1. Utusan yang berfungsi: Telegram

• Platform: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatif: Slack, Skype, Kawanan,.

Meskipun diblokir, Telegram tetap menjadi salah satu messenger paling populer di Rusia. Ini secara aktif digunakan baik untuk komunikasi sehari-hari maupun untuk komunikasi bisnis antar karyawan.

Telegram cepat, nyaman dan sederhana. Layanan ini tidak mendukung konferensi video dan beberapa fungsi berguna lainnya yang tersedia di messenger perusahaan seperti Slack, tetapi Anda dapat menggunakannya secara gratis.

Telegram →

2. Paket Office: "Google Spreadsheet", "Dokumen" dan "Presentasi"

• Platform: web, Android, iOS.
• Alternatif: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google menawarkan rangkaian layanan lintas platform, kaya fitur, dan gratis untuk bekerja dengan format file office yang populer. Dengannya, Anda dapat membuat dan mengedit dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi - baik secara mandiri maupun bersama rekan kerja.

Setiap pengguna memiliki ruang disk 15 GB yang tersedia untuk menyimpan file di server Google. Untuk penyimpanan tambahan, Anda dapat membeli langganan G Suite berbayar. Ini juga mencakup layanan dukungan 24/7, layanan surat perusahaan dan fitur perlindungan data tambahan. Tarif mulai dari $6 per bulan per orang.

Google Spreadsheet Google LLC

Aplikasi tidak ditemukan

3. Layanan untuk catatan: OneNote

• Platform: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatif: Evernote, Gagasan.

Google Documents dan layanan serupa tidak cocok untuk catatan kecil. Yang terakhir lebih nyaman untuk disimpan di notebook cloud seperti OneNote. Produk Microsoft ini memiliki antarmuka intuitif yang menyerupai notebook asli. Struktur layanan yang sederhana dan jelas akan memungkinkan Anda dan kolega Anda dengan cepat menemukan catatan yang Anda butuhkan di antara ratusan catatan lainnya.

Keuntungan lain dari OneNote mencakup kemampuan pengeditan teks yang ekstensif dan dukungan untuk semua jenis lampiran, mulai dari komentar audio hingga video. Selain itu, layanan ini dapat digunakan secara gratis. Dalam hal ini, setiap pengguna diberikan 5 GB untuk menyimpan catatan di cloud. Seluruh tim mendapatkan 1 TB ruang bersama untuk OneNote dan layanan Microsoft lainnya saat mereka membeli langganan perusahaan berbayar Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Ide dan Catatan Terorganisir Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Manajer tugas: Todoist

• Platform: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatif: TickTick, Notion, Any.do.

Untuk mengelola tim jarak jauh secara efektif, seorang pemimpin membutuhkan alat yang nyaman untuk mendelegasikan tugas. Todoist adalah salah satu yang terbaik dalam kategori ini. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan tugas dengan cepat, mengaturnya berdasarkan daftar dan prioritas, menetapkan waktu, dan melampirkan pemain.

Dengan tag dan filter, banyak tugas mudah dinavigasi. Dan riwayat aktivitas membantu manajer untuk memantau kemajuan pekerjaan dengan cermat.

Dalam mode bebas, Anda dapat menambahkan hingga 80 proyek dan masing-masing hingga 5 karyawan. Untuk menghapus batasan, serta membuka blokir notifikasi, tag, dan fitur lanjutan lainnya, Anda harus berlangganan langganan berbayar. Biaya mulai dari 229 rubel per bulan per orang.

Todoist: Daftar Pekerjaan & Tugas Doist

Todoist: Doist Inc. To Do List dan To Do List

Todoist →

5. Manajer proyek: Asana

• Platform: web, Android, iOS.
• Alternatif: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Manajer tugas sangat bagus untuk tugas cepat, tetapi tidak selalu bagus untuk mengelola alur kerja yang kompleks. Untuk pendekatan bisnis yang lebih strategis, mereka menggunakan program seperti Asana. Layanan ini memungkinkan Anda untuk merencanakan dan menyusun alur tugas Anda dalam berbagai cara. Setiap karyawan dengan jelas melihat tanggung jawab dan ketentuan kerja mereka. Dan manajer dapat dengan mudah melacak kemajuan dan mengamati gambaran keseluruhan proyek.

Versi gratis Asana dirancang untuk tim hingga 15 orang dan tidak memiliki beberapa fitur. Misalnya, tampilan "Garis Waktu" dan pencarian tugas lanjutan tidak tersedia di dalamnya. Langganan berbayar mulai dari $ 11 per bulan per pengguna. Semakin mahal paket yang dipilih, semakin banyak fitur yang disediakan.

Asana: Manajer kerja Anda Asana, Inc.

Aplikasi tidak ditemukan

6. Papan Kanban: Trello

• Platform: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatif: MeisterTask, Blossom.

Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang populer. Setiap tugas di dalamnya melewati tahapan tertentu: misalnya, "Dalam rencana", "Sedang berlangsung" dan "Selesai". Biasanya mereka digambarkan sebagai papan, di antaranya kartu tugas dipindahkan. Ternyata tampilan alur kerja sangat visual, sehingga banyak layanan manajemen proyek menggunakan elemen kanban sampai tingkat tertentu.

Metodologi ini mungkin paling baik diterapkan di Trello. Pengembang telah meningkatkan kesederhanaan dan kejelasan menjadi mutlak, sehingga layanan ini mungkin tidak cukup fungsional untuk proyek yang kompleks. Namun alur tugas di dalamnya terlihat sangat minimalis sehingga bahkan seorang anak pun dapat mengetahuinya.

Plus, versi gratis Trello tidak memiliki hard caps. Anda harus membayar hanya jika Anda memerlukan opsi desain tambahan, lebih dari 10 papan untuk tim, serta alat untuk pekerjaan otomatis dengan tugas. Harga berlangganan mulai dari $10 per bulan per orang.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Editor Peta Pikiran: MindMeister

• Platform: web, Android, iOS.
• Alternatif: Mindomo, MindMup.

Peta pikiran adalah representasi skematis dari proses atau ide yang menyederhanakan persepsi informasi. Dalam formulir ini, Anda dapat membayangkan apa saja: dari strategi pengembangan proyek hingga hasil sesi curah pendapat. Untuk bekerja secara kolektif dengan peta pikiran, Anda memerlukan editor khusus.

MindMeister adalah pilihan yang baik. Ini menawarkan banyak template dan alat visualisasi data yang mudah digunakan. Dengan bantuannya, Anda dapat dengan cepat menggambar peta mental dari segala kerumitan.

Dalam mode bebas, MindMeister memungkinkan Anda menyimpan hingga tiga peta pikiran. Dengan menghubungkan ke tarif PRO, Anda dapat bekerja dengan jumlah item yang tidak terbatas, menyimpannya dalam format kantor yang populer, dan juga mendapatkan fungsi untuk manajemen tim. Biayanya adalah $8,25 per pengguna per bulan.

PikiranMeister MeisterLabs

pemetaan pikiran - MindMeister MeisterLabs

PikiranMeister →

8. Penyimpanan awan: "Google Drive"

• Platform: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatif: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Sulit membayangkan kerja tim jarak jauh tanpa cloud untuk menyimpan data bersama. Puluhan layanan semacam itu siap melayani Anda, tetapi salah satu yang terbaik adalah Google Drive. Ini menawarkan penyimpanan gratis 15GB yang murah hati, terintegrasi dengan produk Google lainnya, dan tersedia dalam antarmuka yang ramah pengguna.

Untuk memperluas volume, Anda dapat berlangganan langganan G Suite yang disebutkan di atas atau hanya berlangganan paket Google Drive berbayar: untuk 139 rubel sebulan, perusahaan menyediakan ruang cloud 100 GB kepada pengguna.

Google Drive Google LLC

Aplikasi tidak ditemukan

Google Drive →

9. Layanan untuk konferensi video: Zoom

• Platform: web, Android, iOS.
• Alternatif: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

Rapat video tidak hanya menciptakan kontak emosional yang erat antara karyawan, tetapi juga kondisi komunikasi yang efektif. Dengan melihat dan mendengar rekan kerja Anda, Anda dapat berinteraksi dengan mereka secara produktif seolah-olah Anda berada di meja yang sama. Tidak mengherankan bahwa layanan konferensi video sangat populer.

Zoom adalah salah satu pemimpin pasar. Ini tidak hanya mengatur komunikasi video yang aman, tetapi juga memungkinkan Anda untuk berbagi layar dengan peserta konferensi, mentransfer file, dan menyimpan rekaman percakapan.

Dalam versi gratis, Anda dapat mengundang hingga 100 orang ke rapat video, dan durasinya maksimal 40 menit. Untuk menghapus batasan, Anda harus berlangganan langganan berbayar - mulai dari $ 15 per bulan dari penyelenggara.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

Zoom Rapat Awan ZOOM

Perbesar →

10. Manajer tangkapan layar: LightShot

• Platform: Windows, macOS.
• Alternatif: Gyazo, Penangkapan Nimbus.

Saat bekerja dari jarak jauh, satu tangkapan layar dapat menggantikan seribu kata. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan alat praktis untuk mengambil tangkapan layar. Layanan cloud LightShot cocok dengan deskripsi ini. Ini tersedia secara gratis dan memungkinkan Anda untuk mengambil gambar dari area tampilan yang dipilih dalam dua klik.

Setelah membuat gambar, Anda dapat langsung mengirimkannya ke kolega Anda - melalui tautan melalui server LightShot atau menggunakan messenger apa pun.

Pemotretan Cahaya →

11. Pelacak Waktu: Tepat Waktu

• Platform: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatif: Toggl, RescueTime, Panen.

Pelacak waktu membantu melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas-tugas tertentu. Tepat waktu melakukan ini secara otomatis. Pertama, Anda perlu menghubungkannya dengan layanan tempat karyawan bekerja. Ini bisa berupa Trello, Asana, atau Todoist yang sama. Setelah terintegrasi, Timely akan mulai menganalisis aktivitas tugas dan menampilkan hasil rekan kerja pada timeline.

Layanan ini bekerja dengan berlangganan mulai dari $ 49 per bulan.

Tepat Waktu: Aplikasi Pelacakan Waktu & Memori Pelacak Jam yang Dapat Ditagih SEBAGAI

Memori Pelacakan Waktu Otomatis Tepat Waktu AS

Tepat waktu →

12. Jam Dunia: Sobat Waktu Dunia

• Platform: web, Android, iOS.
• Alternatif: Yandex. Vremya, 24zona waktu.

Ketika karyawan bekerja di zona waktu yang berbeda, layanan seperti World Time Buddy membuat segalanya lebih mudah. Ini adalah jam nyaman yang menunjukkan waktu di semua pemukiman yang dipilih pada satu layar.

Anda dapat menambahkan hingga empat lokasi secara gratis. Untuk lebih lanjut, layanan meminta untuk berlangganan $ 3 per bulan.

Time Buddy - Jam & Konverter Helloka, LLC

Time Buddy - Zona Waktu Mudah Helloka

Sobat Waktu Dunia →

13. Layanan untuk bekerja dengan PDF: Acrobat Pro DC

• Platform: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatif: Soda PDF, PhantomPDF.

Jika tim Anda banyak berurusan dengan PDF, editor kolaboratif dapat menghemat banyak waktu dan tenaga. Acrobat Pro DC sangat bagus untuk peran ini. Ini adalah alat berbasis cloud yang memungkinkan siapa saja yang memiliki akses ke file untuk melihat dan membubuhi keterangan dokumen PDF.

Acrobat Pro DC adalah layanan berbayar. Harga berlangganan adalah 1.610 rubel per bulan atau 11.592 rubel per tahun.

Adobe Acrobat Reader untuk PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader untuk PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Pengelola Kata Sandi: LastPass

• Platform: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatif: Dashlane, Hypervault, Penjaga,.

Tim kerja dapat menggunakan lusinan layanan yang berbeda. Idealnya, setiap orang membutuhkan kata sandi yang kuat dan unik. Untungnya, ada alat khusus untuk memudahkan pengguna membuat dan menyimpan kombinasi tersebut.

Salah satu yang paling terkenal adalah layanan LastPass. Ini menghasilkan kata sandi yang rumit, menyimpannya di brankas cloud yang aman, dan secara otomatis memasukkannya saat Anda masuk ke akun yang sesuai. Dengan menginstal aplikasi LastPass di perangkat mereka, semua anggota tim akan memiliki akses ke kata sandi bersama. Pada saat yang sama, manajer dapat memilih kredensial yang dilihat setiap pengguna.

Untuk menggunakan LastPass untuk tim, Anda perlu membeli lisensi. Biaya tergantung jumlah peserta.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Layanan Otomatisasi: Zapier

• Platform: web.
• Alternatif: Otomatisasi Daya, IFTTT.

Platform Zapier membantu mengotomatiskan operasi rutin. Ini terhubung ke layanan yang Anda gunakan untuk bekerja dan memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi berbagai skenario untuk interaksi mereka. Misalnya, Anda dapat menghubungkan Gmail dan Trello sehingga sistem secara otomatis mengubah email yang masuk menjadi tugas baru.

Zapier mendukung ribuan layanan dan menawarkan berbagai skenario otomatisasi. Mereka dapat secara signifikan mengoptimalkan pekerjaan Anda, dan karena itu tarifnya bukan yang terendah. Langganan tim mulai dari $299 per bulan.

Zapier →

Materi ini pertama kali diterbitkan pada bulan Desember 2014. Pada bulan Maret 2020, kami memperbarui teks.