Mengapa daftar periksa adalah suatu keharusan bagi Anda di tempat kerja

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Daftar periksa sepertinya cara yang sangat kuno untuk mengatur alur kerja Anda, karena ada begitu banyak teknik modern di luar sana. Tapi kami siap meyakinkan Anda, dengan menggunakan satu eksperimen ilmiah, pendapat seorang Ph. D. dan pengalaman vokalis grup Van Halen sebagai argumen.

Di dunia modern, kita diberikan akses informasi yang belum pernah ada sebelumnya. Kita bisa belajar banyak hanya dengan menanyakan istilah pencarian yang tepat atau dengan membuka ensiklopedia online. Namun demikian, dengan kesibukkan informasi ini, kami juga mendapatkan banyak kesulitan.

Kita tahu lebih banyak sekarang daripada sebelumnya, tetapi ada masalah dengan mengubah teori menjadi praktik, memberikan nilai dan kegunaannya.

Dalam banyak hal, era informasi telah membuat kita jauh lebih praktis dan bijaksana. Beri tahu kami banyak, tetapi kami dengan mudah kehilangan konsentrasi, kami terganggu dari hal utama, kami membiarkan perhatian menghilang. Selain itu, kita dengan mudah melupakan dasar-dasar, informasi latar belakang yang penting, dan membuat kesalahan dengan rasa kompetensi kita sendiri.

Menurut ahli bedah dan peneliti kesehatan masyarakat Atul Gawande, M. D., masyarakat harus memanfaatkan ilmunya dengan sebaik-baiknya.

Atul Gawande Ahli bedah Amerika, jurnalis, penulis

Kita bisa memaafkan kegagalan karena ketidaktahuan. Jika seseorang tidak tahu apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu, kami senang dia melakukan segala upaya untuk memecahkan masalah. Tetapi jika dia tahu bagaimana melanjutkan, tetapi tidak menerapkan informasi ini dengan benar, sulit untuk tidak marah.

Kesalahan yang dibuat karena keyakinan kuat bahwa "Saya paling tahu apa yang harus dilakukan" seringkali merupakan yang paling menyakitkan. Anda tidak mencoba yang terbaik dan gagal, tetapi dengan sengaja mengikuti jejak terlalu percaya diri dan gagal. Atul Gawande percaya bahwa ini mirip dengan bagaimana kesalahan sederhana yang dilakukan oleh seorang ahli bedah yang berpengalaman menyebabkan kematian seorang pasien.

Bagaimana kita menghadapi lautan informasi ini? Bagaimana memanfaatkan pengetahuan dengan sebaik-baiknya dan menyisakan ruang untuk keajaiban? Menurut Dr. Gawande, Anda dapat merasakan kekuatan dan kompetensi Anda sendiri dengan menggunakan daftar periksa.

Dr. Gawande dengan cermat mempelajari pengaruh daftar periksa pada ahli bedah, atau lebih tepatnya, pada jumlah kasus infeksi pasien selama operasi. Terlepas dari kenyataan bahwa percobaan itu melibatkan ahli bedah yang dihormati dan kompeten, mereka semua, dalam satu atau lain cara, berisiko membuat kesalahan selama operasi.

Daftar periksa yang disajikan kepada ahli bedah itu singkat dan sederhana. Itu berbunyi:

• Cuci tangan Anda dengan sabun dan air.
• Bersihkan kulit pasien dengan antiseptik.
• Pasang pembalut steril pada tubuh pasien.
• Kenakan topi, masker, gaun steril, dan sarung tangan.

Mahasiswa kedokteran mempelajari langkah-langkah ini dengan hati, mereka jelas, sederhana dan perlu. Tetapi seseorang bukanlah mesin, dan dia bisa melupakan salah satu tindakannya. Melewatkan satu langkah dapat menyebabkan infeksi, yang berarti perawatan tambahan, biaya keuangan dan, dalam kasus terburuk, kematian pasien.

Anehnya, begitu daftar periksa ini muncul di depan mata para dokter, mereka mulai membuat lebih sedikit kesalahan. Jumlah infeksi menurun 66%. Itu menghemat banyak uang, tetapi yang lebih penting, itu menyelamatkan lebih dari seribu nyawa.

Tentu saja, daftar periksa sebagai cara untuk menyusun pemikiran, merampingkan tindakan, dan mengingat informasi yang diperlukan berguna tidak hanya bagi dokter, tetapi juga bagi kita masing-masing.

Anda mungkin merasa tersinggung untuk menulis daftar periksa agar tidak melupakan apa pun. Lagi pula, Anda cukup pintar dan dapat mengandalkan ingatan Anda sendiri. Tetapi tujuan utama dari daftar periksa adalah disiplin yang akan membantu Anda mengikuti jalan yang dituju dan menghindari kesalahan.

Mengapa membuat daftar periksa?

1. Daftar periksa membantu Anda memastikan Anda tidak melupakan informasi dasar dan sederhana. Dr. Gawande percaya bahwa daftar periksa menciptakan semacam "jaringan kognitif" yang melindungi kita dari kekurangan kita sendiri - batas ingatan dan perhatian. Daftar periksa memastikan bahwa Anda tidak melupakan kebenaran umum saat kelelahan atau kemalasan mendekat.
2. Daftar periksa membebaskan pikiran Anda, memberinya kesempatan untuk mengerjakan tugas-tugas yang sangat sulit. Setelah Anda berhenti mengkhawatirkan hal-hal sederhana dan sepele, Anda mendapat kesempatan untuk fokus pada pilihan sulit. Ini bekerja sangat baik dalam kasus-kasus di mana situasi yang tidak terduga atau tidak direncanakan terus-menerus muncul dan agak sulit untuk mengendalikan diri.
3. Daftar periksa membantu untuk disiplin. Hal ini penting ketika datang ke tugas-tugas rutin. Ketika kita terbiasa melakukan sesuatu dari hari ke hari, kita mudah kehilangan semangat dan perhatian, membuat kesalahan dan salah perhitungan. Jika Anda merasa terlalu nyaman di tempat kerja, Anda rileks dan perhatian Anda teralihkan, daftar periksa akan membantu Anda tetap waspada setiap menit.
4. Daftar periksa menghemat waktu. Anda tidak perlu lagi memikirkan setiap langkah Anda: Anda telah menjelaskan semuanya di selembar kertas. Jika keputusan perlu dibuat sekarang, waktu adalah sumber daya yang paling berharga. Daftar periksa akan membantu Anda memenangkan detik-detik berharga.

Ya, daftar periksa bukanlah cara paling orisinal untuk mengontrol alur kerja Anda. Tetapi pada saat yang sama, alat sederhana ini ternyata sangat berharga bagi mereka yang ingin mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.

Cara membuat daftar periksa yang efektif

Ada daftar periksa yang baik dan daftar periksa yang buruk. Jadi bagaimana Anda membuat daftar periksa yang akan membantu Anda memulai?

1. Fokus pada hal-hal sederhana saja. Tujuan dari daftar periksa yang baik adalah untuk menyampaikan informasi yang diperlukan. Tidak ada detail. Daftar periksa bukanlah panduan, bukan tur alur kerja Anda. Ini adalah diagram yang membantu Anda mengingat hal-hal yang paling penting. Daftar periksa yang baik harus memiliki lima sampai sepuluh poin.
2. Daftar periksa harus sederhana dan praktis. Gunakan kata-kata yang jelas yang secara akurat menggambarkan tugas. Jika Anda membutuhkan waktu ekstra untuk mengingat dengan tepat apa arti setiap item, daftar periksa Anda buruk.
3. Putuskan kapan harus berhenti. Kapan Anda akan menggunakan daftar periksa Anda? Kapan Anda akan melanjutkan ke item berikutnya? Bagaimana Anda memeriksa bahwa item telah selesai? Pilih waktu ketika Anda memeriksa daftar periksa dan pastikan semuanya selesai dan Anda dapat melanjutkan ke tugas berikutnya.
4. Tentukan jenis daftar periksa Anda. Misalnya, jika ini adalah resep, maka Anda akan membaca setiap langkah dan mengikuti petunjuknya. Ini adalah tipe read-do. Dan jika daftar periksa Anda berisi tugas kerja untuk hari ini dan Anda cukup mencoret tugas yang sudah selesai darinya, maka ini adalah jenis "dibuat - dikonfirmasi". Langkah ini akan membantu merampingkan pekerjaan Anda dengan daftar periksa dan mengontrol diri Anda dengan lebih baik.
5. Bersiaplah untuk merevisi dan memperbarui daftar periksa Anda. Jangan ragu untuk merevisinya dan membuat tugas atau pengeditan baru. Anda perlu bereksperimen agar daftar periksa Anda benar-benar efektif.

Langkah terakhir sangat penting. Daftar periksa Anda tidak kaku; daftar tersebut dapat menerima perubahan keadaan.

Tidak ada M & M cokelat

David Lee Roth, vokalis Van Halen, memiliki kebiasaan aneh. Pengendara rocker terlihat memadai: daftar persyaratan teknis untuk peralatan. Tetapi salah satu poin yang secara teratur mengejutkan karyawan gedung konser, stadion, dan klub musik: di suatu tempat di tengah daftar adalah mangkuk M & M, yang tidak boleh berisi satu pun permen cokelat.

Pengendara ini bertindak seperti daftar periksa: karyawan bergerak dari satu titik ke titik lain, memenuhi tuntutan musisi. Ketika David Lee Roth menerima pekerjaan, dia terutama tertarik pada semangkuk permen. Bisakah Anda menebak mengapa?

Sementara meminta untuk menghapus semua coklat M & M terdengar gila, David Lee Roth bisa menjelaskannya. Jika staf stadion meninggalkan permen cokelat di mangkuk, itu berarti mereka tidak memperhatikan pengendara. Ketika David menemukan dragee seperti itu, dia pergi untuk memeriksa segala sesuatu yang lain: apakah instrumen terhubung dengan baik, apakah peralatan diatur dengan benar, apakah persyaratannya untuk tempat dan peralatan diperhitungkan. Dan jika tidak ada permen cokelat dan pekerja situs menghormati bahkan keinginan aneh seperti itu, musisi dapat yakin: semua yang lain juga dilakukan.