Cara membuat jadwal untuk setiap hari dan tidak pernah melanggarnya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Waktu tidak diragukan lagi adalah sumber daya paling berharga yang kita miliki. Oleh karena itu, keterampilan manajemen waktu sangat penting. Tetapi membuat jadwal yang baik saja tidak cukup. Kiat-kiat ini akan membantu Anda menyusunnya agar tidak merusak tatanan yang sudah ada.

Kesejahteraan Anda, produktivitas, suasana hati yang baik tergantung pada bagaimana Anda mengatur waktu Anda. Gunakan tip-tip ini dan buat jadwal yang hampir merupakan dosa berat untuk dilanggar.

1. Anda harus bekerja tanpa gangguan

Jika Anda terutama terlibat dalam pekerjaan intelektual (misalnya, Anda adalah seorang desainer, insinyur, penulis, ilmuwan), Anda perlu fokus pada tugas yang ada dan menangkap apa yang disebut aliran. Untuk bekerja dengan baik dan produktif, tinggalkan jadwal dengan interval yang jelas di mana Anda tidak akan terganggu, terganggu, atau meninggalkan tempat kerja Anda. Gunakan jendela waktu ini hanya untuk bekerja.

Jumlah waktu optimal mudah dihitung menurut aturan yang disarankan oleh manajer Facebook David Gillis.

Jadwal mingguan Anda harus memiliki setidaknya enam jeda, setidaknya tiga setengah jam, disisihkan secara ketat untuk pekerjaan tanpa henti.

Sulit memang, tapi perlu diperjuangkan. Pada dasarnya, Anda harus bekerja tiga setengah jam setiap hari sampai waktu makan siang. Dan temukan hari ketika Anda akan bekerja tiga setengah jam non-stop dan di sore hari.

Tinjau jadwal Anda. Apakah ada tempat di dalamnya untuk menerapkan aturan ini? Jika tidak ada ruang, Anda punya masalah. Dan Anda harus segera menyelesaikannya.

Apa yang terjadi jika Anda tidak mengikuti aturan ini?

• Anda tidak akan produktif.
• Anda harus menyelesaikan pekerjaan setelah jam kerja, di malam hari, atau menghabiskan akhir pekan Anda di sana.

Anda jelas tidak akan bertahan lama dalam keadaan ini. Jadi cobalah untuk mengatur ulang jadwal Anda agar sesuai dengan aturan. Untuk melakukan ini, Anda dapat:

• menjadwal ulang rapat sehingga tidak mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan;
• temukan hari di mana tidak akan ada rapat, tidak ada rapat, tidak ada rapat perencanaan;
• berbicara dengan manajer Anda: pasti dia siap untuk mengoptimalkan hari Anda sehingga Anda bekerja lebih efisien.

Setelah Anda menyusun jadwal yang secara ketat mendefinisikan blok waktu ini, perlakukan itu seolah-olah itu adalah perhiasan nenek. Astaga. Koleksi botol anggur.

Untuk mempermudah mengikuti jadwal baru, jelaskan kepada diri sendiri mengapa Anda membutuhkannya. Tetapkan tujuan untuk diri sendiri. Misalnya, katakan, "Saya ingin menyelesaikan proyek dalam seminggu."

Akan mudah dan menyenangkan bagi Anda untuk bekerja. Temukan tempat yang nyaman, matikan notifikasi di ponsel Anda, minum kopi. Tangkap arus dan terlibat dalam prosesnya.

2. Tinjau jadwal Anda setiap minggu

Tentukan prioritas Anda

Jadwal Anda harus memiliki jendela 30 menit yang dijadwalkan untuk hari Senin. Gunakan waktu ini untuk merevisi kalender Anda untuk minggu depan. Putuskan apa tiga tujuan utama yang perlu Anda capai dalam tujuh hari ke depan. Apa prioritas Anda?

Pastikan untuk memeriksa semua janji untuk minggu ini. Mereka tidak boleh mengganggu blok waktu kerja.

• Jika Anda diundang untuk berpartisipasi dalam suatu acara yang tidak Anda ketahui, tulislah kepada penyelenggara dan mintalah program acara tersebut.
• Jika Anda memiliki pertemuan terjadwal dengan seseorang, tetapi tidak ada yang perlu dibicarakan kali ini, batalkan.
• Jika Anda memiliki jadwal rapat atau presentasi, jadwalkan juga waktu persiapan.
• Jika tidak ada rapat yang dijadwalkan, tetapi Anda memiliki beberapa pertanyaan penting untuk seseorang atau tim, jadwalkan rapat, rapat, atau setidaknya panggilan telepon.

Perencanaan aktif tidak mudah. Tetapi sebagai imbalannya, Anda akan mendapatkan perasaan menyenangkan dari kendali penuh atas waktu Anda selama tujuh hari.

3. Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah Anda harus seperti ini dalam pertemuan ini?

Rapat, rapat, presentasi - semua ini menghabiskan banyak waktu Anda. Biasanya, acara semacam itu dijadwalkan dengan tidak nyaman dan sama sekali tidak efektif. Mengapa mereka dibutuhkan sama sekali?

Mengapa kita muncul pada mereka?

• Kami tidak ingin mengecewakan orang lain. Dia membuat janji untuk Anda, yang berarti dia perlu mendiskusikan sesuatu. Dengan enggan, Anda setuju untuk datang ke pertemuan itu, mengorbankan urusan penting Anda.
• Kami merasa terlibat dalam prosesnya. Misalnya, jika seluruh tim berkumpul untuk mendiskusikan sebuah proyek, Anda merasa harus datang. Jika tidak, rekan kerja Anda akan berpikir bahwa Anda tidak berdedikasi seperti orang lain.
• Keinginan untuk diketahui. Jika pertemuan itu tampaknya penting (misalnya, seseorang dari manajemen akan hadir di pertemuan itu atau keputusan yang menentukan akan dibuat), tentu saja Anda ingin hadir di sana.

Bahkan, efisiensi Anda bisa lebih tinggi jika Anda tetap berada di tempat kerja dan tidak melepaskan diri dari proses. Bagaimana Anda tahu rapat mana yang perlu Anda hadiri dan rapat mana yang bisa Anda lewati? Gunakan aturan ini.

Anda harus datang ke pertemuan jika:

a) Anda yakin bahwa kehadiran Anda akan mempengaruhi hasil rapat, b) Anda akan meningkatkan efisiensi Anda melalui pertemuan ini.

Untuk melihat apakah kehadiran Anda akan memengaruhi hasil rapat, tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan membicarakan pekerjaan Anda atau apakah Anda ingin duduk diam. Mungkin akan ada seseorang di aula yang dapat mengungkapkan pendapat Anda dengan lebih percaya diri dan lebih baik.

Untuk melihat apakah Anda akan lebih efektif setelah pertemuan ini, tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan belajar sesuatu yang baru dalam pertemuan ini. Jika Anda tidak mempelajari sesuatu yang baru, tidak bermaksud mengajukan pertanyaan, tidak membicarakan pekerjaan Anda dan, oleh karena itu, tidak mengharapkan kritik yang membangun, maka efektivitas Anda tidak mungkin meningkat.

Jika baik dalam kasus pertama maupun kedua Anda tidak dapat menjelaskan kepada diri sendiri mengapa Anda perlu datang ke pertemuan ini, lewati saja. Waktu Anda terbatas dan Anda perlu menggunakan setiap menit dengan bijak.

4. Jadikan rapat Anda efektif

Rapat dan janji temu tertentu bisa lebih efisien dan produktif. Periksa apakah acara kerja Anda memenuhi kriteria ini dan jawab beberapa pertanyaan.

• Ada agenda dan tujuan yang jelas dari pertemuan tersebut. Jika tidak, mintalah penyelenggara untuk mengumumkan dengan tepat apa yang perlu dicapai di akhir pertemuan.
• Apakah mereka yang tidak menghadiri rapat hadir dalam rapat? Semakin besar rapat perencanaan, semakin besar biaya setiap anggota tim, semakin banyak keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan dari pemimpin.
• Bisakah Anda membagi rapat besar menjadi beberapa rapat kecil? Dengan demikian, seluruh tim akan bekerja selama pertemuan, mengungkapkan pendapat mereka, mendiskusikan pekerjaan yang dilakukan.
• Apakah diskusi akan ke samping? Melacak waktu: Ketika topik percakapan berubah, mudah teralihkan dan melupakan berapa menit tersisa hingga akhir rapat. Jangan biarkan diri Anda menyia-nyiakan waktu berharga Anda begitu saja. Ingatkan kolega Anda: "Kami punya 10 menit lagi, dan kami belum menyentuh beberapa masalah."

5. Sisakan waktu untuk belajar dan berkreasi

Tidak semua tugas penting harus segera diselesaikan. Tetapi pastikan untuk menjadwalkan waktu untuk kegiatan ini.

Tergantung pada tujuan apa yang Anda tetapkan untuk diri sendiri, tinggalkan jendela untuk belajar, kreativitas, atau mencari inspirasi. Ini bisa sangat kecil - hanya beberapa jam. Tetapi dalam beberapa tahun, Anda akan mengucapkan terima kasih kepada diri sendiri untuk jam-jam bahagia ini. Bahkan investasi kecil seperti itu akan menghasilkan keuntungan di masa depan.

Misalnya, saya sangat suka menggambar dan saya percaya bahwa keterampilan ini tidak bisa hilang. Oleh karena itu, dalam jadwal saya ada dua jam yang diberikan hanya untuk menggambar. Saya melukis pada hari Minggu, yang merupakan hari paling sibuk dalam jadwal saya. Ini cukup untuk bersenang-senang dan tidak lupa cara memegang kuas di tangan Anda.

6. Ingat: Anda perlu melakukan semua yang telah Anda rencanakan

Terlepas dari apakah Anda suka melakukannya atau tidak.

Saya sangat menyukai burger keju ganda, tetapi saya memakannya jauh lebih jarang daripada salad, sereal, dan sup. Hanya karena makan burger keju ganda sepanjang waktu tidak akan menjadi sehat dan kuat. Terkadang sangat sulit untuk memaksakan diri untuk makan makanan yang tepat. Namun kelemahan tersebut perlu diatasi, karena baik untuk kesehatan Anda.

Hal yang sama berlaku untuk jadwal Anda. Lakukan apa yang kamu sukai. Lakukan apa yang tidak begitu Anda sukai, tetapi apa yang baik untuk Anda, karier, kesehatan, perkembangan Anda. Item dalam jadwal Anda muncul karena suatu alasan: kami telah membuang semua yang tidak perlu, hanya ada yang akan membantu Anda menjadi lebih baik.

Sekarang jadwal tidak bisa dilanggar.