Rahasia korespondensi email bisnis

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kami mempersembahkan kepada Anda sebuah artikel oleh Artem Turovets tentang sistem mengatur korespondensi bisnis. Ini bukan seperangkat "teknik produktivitas super" atau kuliah tentang pemasaran email. Artyom hanya akan berbagi pengalaman perusahaannya, di mana mereka mencoba mengatur pekerjaan dengan email agar semua orang merasa nyaman.

Apa itu email? Dalam dunia bisnis modern, ini adalah:

• Wajahmu. Dengan bantuan email Anda dapat membuat citra positif di mata rekanan atau merusak kesan pertama.
• Alat kerja Anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar terjadi melalui email. Oleh karena itu, dengan menguasai alat ini dengan baik, Anda dapat membuat hidup Anda lebih mudah.
• Pengalih perhatian yang kuat. Dunia luar sedang mencoba untuk mendapatkan Anda, mengalihkan perhatian dan menyesatkan Anda melalui email.

Dari sudut pandang ini, mari kita lihat bekerja dengan email. Mari kita mulai sederhana.

Desain surat

Saya menggunakan klien email Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari buat huruf baru dan pergi dari atas ke bawah dalam daftar bidang.

Kepada siapa. Salinan. Salinan tersembunyi

Seseorang mungkin tidak tahu, tetapi "Kepada" Mozilla dapat diubah menjadi "Cc" atau "Bcc".

• Kepada: kita menulis penerima utama atau beberapa penerima yang dipisahkan dengan titik koma.
• Salin: kami menulis kepada seseorang yang seharusnya membaca surat itu, tetapi dari siapa kami tidak mengharapkan tanggapan.
• Bcc: kami menulis kepada orang yang harus membaca surat itu, tetapi harus tetap tidak diketahui oleh penerima surat lainnya. Ini sangat cocok untuk pengiriman surat bisnis massal, misalnya, pemberitahuan.

Tidak benar dalam surat massal, tentukan penerima melalui bidang "Cc" atau "Kepada". Beberapa kali dalam setahun saya menerima surat yang mencantumkan 50–90 penerima di kolom “Cc”. Ada pelanggaran privasi. Tidak semua penerima Anda perlu tahu dengan siapa lagi Anda bekerja dengan topik yang sama. Ada baiknya jika ini adalah orang-orang yang Anda kenal satu sama lain. Bagaimana jika daftar tersebut termasuk perusahaan pesaing yang tidak saling mengenal? Paling tidak, Anda harus siap dengan penjelasan yang tidak perlu, maksimal, untuk pemutusan kerja sama dengan salah satu dari mereka. Jangan seperti ini.

Benar kirim surat massal ke nama Anda sendiri, dan masukkan semua penerima di bidang "Bcc".

Subjek surat

Pentingnya baris subjek sering ditulis (terkadang dengan bijaksana) di blog perusahaan mereka oleh layanan surat profesional. Tetapi di sana paling sering kita berbicara tentang surat penjualan, di mana baris subjek memecahkan masalah "email harus dibuka".

Kami sedang mendiskusikan korespondensi bisnis sehari-hari. Di sini tema memecahkan masalah "surat dan penulisnya harus mudah diidentifikasi dan kemudian ditemukan." Selain itu, ketekunan Anda akan kembali kepada Anda dalam bentuk karma dari banyak surat tanggapan, hanya dengan awalan Re: atau Fwd, di antaranya Anda harus mencari surat yang diinginkan tentang topik tersebut.

Dua puluh surat adalah volume korespondensi satu hari dari manajer menengah. Saya tidak berbicara tentang pengusaha dan pemilik bisnis sama sekali, jumlah surat mereka kadang-kadang keluar dari skala 200 atau lebih per hari. Jadi sekali lagi: jangan mengirim email dengan baris subjek kosong.

Jadi bagaimana merumuskan baris subjek Anda dengan benar?

Kami di "Langit" kami merekomendasikan dalam surat eksternal untuk menulis dalam subjek: "Langit." Di internal - hanya isi dari baris subjek dalam tiga sampai lima kata tanpa awalan.

Kesalahan #1: hanya nama perusahaan di subject. Misalnya, "Langit" dan hanya itu. Pertama, pasti Anda bukan salah satu dari perusahaan Anda yang berkomunikasi dengan counterparty ini. Kedua, topik seperti itu tidak ada artinya, karena nama perusahaan Anda sudah terlihat dari alamatnya. Ketiga, coba tebak seperti apa kotak surat Anda dengan pendekatan korespondensi ini? Sesuatu seperti ini.

Apakah nyaman untuk mencari topik seperti ini?

Kesalahan #2: judul yang mencolok dan menjual. Sangat bagus jika Anda tahu cara menulis berita utama seperti ini. Tetapi apakah pantas menggunakan keterampilan ini dalam korespondensi bisnis? Ingat tujuan baris subjek surat bisnis: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan identifikasi dan pencarian.

Tidak benar	Benar
Buruan beli kapak dengan harga terjangkau!	Penawaran komersial untuk pasokan kapak
Kita harus bergegas untuk memeriksa persentasenya! Rodion sedang dalam perjalanan!	Untuk persetujuan tindakan rekonsiliasi atas bunga dengan Alena Ivanovna
PERHATIAN! Porfiry Petrovich memecahkan rahasia Raskolnikov, dan akan menyelesaikan masalah kita	Tawaran dari konsultan: deduksi psikologis

»

Teks surat

Ada banyak panduan menulis untuk berbagai kesempatan. Misalnya, banyak hal berguna dari, dan master kata lainnya. Saya menyarankan Anda untuk membaca artikel mereka setidaknya untuk meningkatkan literasi umum dan meningkatkan gaya penulisan umum.

Dalam proses menulis surat, kita harus konsisten membuat beberapa keputusan.

Sebuah pertanyaan tentang kesopanan … Di awal surat, Anda dapat mengaburkan dalam kesopanan atau bahkan kelembutan dalam semangat "Rodya sayangku, selama lebih dari dua bulan sekarang, saya belum berbicara dengan Anda secara tertulis, yang darinya saya sendiri menderita dan bahkan tidak tidur satu malam lagi sambil berpikir." Sangat sopan dan sangat mahal, baik dari segi waktu untuk menyusun pendahuluan seperti itu, maupun waktu lawan bicara untuk membacanya. Ini korespondensi bisnis, ingat? Bukan esai genre epistolary untuk kompetisi dan bukan surat untuk ibu Raskolnikov, tetapi korespondensi bisnis.

Kami menghargai waktu kami dan penerima!

Masuk akal untuk memperkenalkan diri dan mengingatkan keadaan kenalan hanya dalam surat pertama yang dikirim setelah pertemuan singkat di pameran. Jika ini merupakan kelanjutan dari kerja sama atau korespondensi saat ini, di surat pertama hari itu kami menulis: "Halo, Ivan", di surat kedua dan selanjutnya: "Ivan, …".

Menarik … Saya selalu khawatir tentang siapa yang harus dihubungi dalam surat jika ada beberapa penerima. Baru-baru ini saya menulis surat kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa ragu-ragu, saya menulis "Halo, Anna" dan tidak mandi. Tapi ini tidak selalu terjadi.

Bagaimana jika ada tiga atau bahkan tujuh penerima dan mereka tidak memiliki nama yang sama? Anda dapat mencantumkannya berdasarkan nama: "Selamat siang, Rodion, Pulcheria, Avdotya, dan Pyotr Petrovich." Tapi lama dan butuh waktu. Anda dapat menulis: "Halo, rekan!"

Untuk saya sendiri, saya menggunakan aturan untuk merujuk dengan nama ke orang yang ada di bidang "Kepada". Dan bagi yang di copy, jangan melamar sama sekali. Aturan ini sekaligus memungkinkan Anda untuk lebih akurat menentukan (satu!) Penerima surat dan tujuan surat ini.

Kutipan … Seringkali, korespondensi adalah rangkaian surat dengan pertanyaan dan jawaban - dengan kata lain, dialog. Ini dianggap sebagai bentuk yang baik untuk tidak menghapus riwayat korespondensi dan menulis jawaban Anda di bagian atas teks yang dikutip, sehingga, kembali ke korespondensi ini seminggu kemudian, Anda dapat dengan mudah membaca dialog dari atas ke bawah dalam tanggal menurun.

Untuk beberapa alasan, pengaturan default di Mozilla adalah "Tempatkan kursor setelah teks yang dikutip". Saya sarankan mengubahnya di menu "Alat" → "Pengaturan akun" → "Menulis dan menangani". Seharusnya seperti ini.

Tujuan surat … Surat bisnis terdiri dari dua jenis:

• ketika kami baru saja memberi tahu lawan bicara (misalnya, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan selama sebulan);
• dan ketika kita menginginkan sesuatu dari lawan bicara. Misalnya, agar dia menyetujui tagihan terlampir untuk pembayaran.

Sebagai aturan, ada banyak surat yang lebih membesarkan hati daripada yang melaporkan. Jika kita ingin mencapai sesuatu dari lawan bicara, sangat penting untuk mengatakannya dalam surat dalam teks biasa. Panggilan untuk bertindak harus disertai dengan panggilan untuk bertindak dengan nama dan diikuti dengan kalimat terakhir dalam surat itu.

Tidak benar: "Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang membunuh wanita tua itu."

Benar: "Porfiry Petrovich, saya meretas sampai mati wanita tua itu, tolong, ambil tindakan untuk penangkapan saya, saya lelah menderita!"

Mengapa koresponden harus memikirkan Anda apa yang harus dilakukan dengan surat ini? Lagi pula, dia bisa membuat keputusan yang salah.

Tanda tangan dalam teks … Dia harusnya. Selain itu, semua klien email memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi substitusi otomatis tanda tangan, misalnya, klasik "Hormat kami, …". Di Mozilla, ini dilakukan di bawah Alat → Opsi Akun.

Menulis atau tidak menulis kontak dalam tanda tangan adalah urusan pribadi setiap orang. Tetapi jika Anda terhubung dengan penjualan dengan cara apa pun - pastikan untuk menulis. Kalaupun transaksi tidak dilakukan berdasarkan hasil komunikasi, di masa depan Anda akan mudah ditemukan oleh kontak dari tanda tangan.

Terakhir, satu lagi ciri badan surat bagi lawan bicara yang tidak suka (tidak bisa, tidak mau, tidak sempat) untuk menjawab surat Anda. Tentukan default dalam teks surat. Misalnya, "Porfiry Petrovich, jika Anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum pukul 12:00 pada hari Jumat, maka saya menganggap diri saya diampuni." Tentu saja, tenggat waktu harus nyata (Anda tidak boleh mengirim teks dari contoh pada hari Jumat pukul 11:50). Penerima harus secara fisik dapat membaca dan memutuskan surat Anda. "Keheningan" ini membebaskan Anda dari tanggung jawab atas tidak adanya tanggapan dari lawan bicara. Seperti biasa, penggunaan fitur ini harus didekati dengan bijak. Jika seseorang menanggapi surat Anda tepat waktu dan teratur, ultimatum semacam itu dapat, jika tidak menyinggung perasaannya, kemudian membuatnya sedikit tegang atau mengarah pada keputusan untuk tidak membalas surat itu sekarang, tetapi membuat Anda menunggu hari Jumat.

lampiran

Surat sering datang dengan lampiran: resume, penawaran komersial, perkiraan, jadwal, scan dokumen - alat yang sangat nyaman dan pada saat yang sama sumber kesalahan populer.

Kesalahan: ukuran lampiran besar. Email dengan lampiran hingga 20 MB sering diterima. Biasanya, ini adalah pemindaian beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program surat koresponden hampir pasti akan hang selama beberapa menit dalam upaya sia-sia untuk mengunduh pratinjau lampiran ini. Dan Allah melarang penerima untuk mencoba membaca surat ini di smartphone …

Secara pribadi, saya segera menghapus surat-surat seperti itu. Tidak ingin surat Anda berakhir di tempat sampah sebelum dibaca? Periksa ukuran lampiran. Disarankan tidak lebih dari 3 MB.

Bagaimana jika melebihi?

• Coba konfigurasikan ulang pemindai Anda ke format dan resolusi yang berbeda. Misalnya, dalam PDF dan 300dpi, pemindaian yang cukup dapat dibaca diperoleh.
• Pikirkan program seperti WinRar atau 7zip. Beberapa file dikompresi dengan sempurna.
• Bagaimana jika lampirannya besar dan Anda tidak dapat mengompresnya? Misalnya, database akuntansi yang hampir kosong memiliki berat 900 MB. Penyimpanan informasi cloud akan datang untuk menyelamatkan: Dropbox, Google Drive, dan sejenisnya. Beberapa layanan, seperti Mail.ru, secara otomatis mengubah lampiran besar menjadi tautan ke penyimpanan cloud. Tetapi saya lebih suka mengelola sendiri informasi saya yang disimpan di cloud, jadi saya tidak menerima otomatisasi dari Mail.ru.

Dan satu lagi rekomendasi yang tidak terlalu jelas tentang investasi - mereka nama … Itu harus dapat dimengerti dan diterima oleh penerima. Begitu kami di perusahaan sedang mempersiapkan penawaran komersial yang ditujukan kepada … biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat dari manajer dengan proposal proyek untuk persetujuan, dan lampiran menyertakan file bernama "DlyaFedi.docx". Dengan manajer yang mengirimi saya ini, dialog terjadi seperti ini:

- Manajer yang terhormat, apakah Anda secara pribadi siap untuk mendekati orang yang dihormati ini dan menyebutnya di hadapan Fedya?

- Entah bagaimana tidak, pria terhormat, semua orang memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya.

- Mengapa Anda menyebut investasi itu "Dlya Fedy"? Jika saya mengirimnya sekarang, apakah Anda pikir dia akan membeli kapak dari kami untuk CP ini?

- Saya akan mengganti nama nanti …

Mengapa menyiapkan bom waktu - penolakan klien potensial - atau melakukan pekerjaan ekstra untuk mengganti nama file? Mengapa tidak segera memberi nama lampiran dengan benar: "Untuk Fedor Mikhailovich.docx" atau bahkan lebih baik - "KP_Nebo_Topory.docx".

Jadi, kami kurang lebih telah menyortir email sebagai "wajah". Mari kita beralih ke melihat email sebagai alat untuk pekerjaan yang efektif dan berbicara tentang gangguannya.

Bekerja dengan huruf

Email adalah pengalih perhatian yang kuat. Seperti halnya gangguan apa pun, surat perlu ditangani dengan memperketat aturan dan memperkenalkan jadwal kerja.

Minimal, Anda perlu mematikan SEMUA notifikasi tentang kedatangan surat. Jika klien email dikonfigurasi secara default, Anda akan diberi tahu dengan sinyal suara, dan ikon di sebelah jam akan berkedip, dan pratinjau surat akan ditampilkan. Singkatnya, mereka akan melakukan segalanya untuk pertama-tama merobek Anda dari pekerjaan yang melelahkan, dan kemudian menjerumuskan Anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang tidak terlihat - minus satu atau dua jam dari kehidupan.

Tekad kuat seseorang memungkinkan mereka untuk tidak terganggu oleh pemberitahuan, dan bagi orang biasa lebih baik tidak menggoda nasib dan mematikannya. Di Mozillla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Opsi" → "Umum" → "Saat pesan baru muncul".

Jika tidak ada pemberitahuan, bagaimana memahami bahwa surat telah tiba?

Sangat sederhana. Anda sendiri, secara sadar, menyisihkan waktu untuk mem-parsing email, membuka klien email dan melihat semua pesan yang belum dibaca. Hal ini dapat dilakukan dua kali sehari, misalnya pada waktu makan siang dan malam hari, atau pada waktu istirahat yang dipaksakan, misalnya pada kemacetan lalu lintas.

Sering ditanya, bagaimana dengan waktu reaksi dan email mendesak? Jawabannya adalah: Anda tidak memiliki surat mendesak melalui pos. Kecuali Anda bekerja di departemen dukungan pelanggan (departemen semacam itu memiliki aturannya sendiri untuk bekerja dengan surat).

Jika ada surat mendesak, pengirim akan memberi tahu Anda tentang hal ini melalui saluran lain - telepon, SMS, Skype. Kemudian Anda akan dengan sengaja masuk ke mail client dan memproses surat urgent. Semua pakar manajemen waktu (misalnya, Gleb Arkhangelsky dengan "Time Drive") menyatakan standar untuk menanggapi email hingga 24 jam. Ini adalah aturan normal dari bentuk yang baik - jangan mengharapkan balasan instan dari lawan bicara melalui email. Jika ada surat mendesak, beri tahu melalui saluran komunikasi yang lebih cepat.

Jadi, kami mematikan notifikasi dan sekarang kami mengaktifkan klien email sesuai dengan jadwal kami.

Apa yang harus kita lakukan ketika kita masuk ke email dan mulai melakukan aktivitas yang disebut "parse email"? Di mana awal dan akhir dari pekerjaan ini?

Saya telah mendengar banyak tentang sistem kotak masuk nol, tetapi sayangnya saya belum pernah bertemu satu orang pun yang menggunakannya. Saya harus menemukan kembali roda saya. Ada artikel tentang topik ini di Lifehacker. Sebagai contoh, "". Di bawah ini saya akan berbicara tentang sistem kotak masuk nol dalam interpretasi saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD akan memeriksa komentar, menambah atau meningkatkan sistem yang dijelaskan.

Penting untuk dipahami dan diterima bahwa email bukanlah penjadwal tugas atau arsip untuk aktivitas Anda. Oleh karena itu, folder "Kotak Masuk" harus selalu kosong. Setelah Anda mulai menguraikan kotak masuk Anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa pun sampai Anda mengosongkan folder ini.

Apa yang harus dilakukan dengan email di kotak masuk Anda? Anda harus membaca setiap huruf secara berurutan dan menghapusnya. Ya, tinggal pilih dan tekan Delete pada keyboard Anda. Jika Anda tidak dapat memaksa diri untuk menghapus surat itu, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengan surat itu.

1. Bisakah kamu menjawabnya dalam tiga menit? Apakah saya perlu menjawabnya? Ya, itu perlu, dan jawabannya tidak lebih dari tiga menit, lalu jawab segera.
2. Anda perlu menjawab, tetapi mempersiapkan jawabannya akan memakan waktu lebih dari tiga menit. Jika Anda menggunakan perencana tugas yang memungkinkan Anda mengubah email menjadi tugas, ubah email Anda menjadi tugas dan lupakan untuk sementara waktu. Misalnya, saya menggunakan layanan Doit.im yang benar-benar luar biasa. Ini memungkinkan Anda untuk menghasilkan alamat email pribadi: Anda meneruskan surat ke sana, dan itu berubah menjadi tugas. Tetapi jika Anda tidak memiliki penjadwal tugas, pindahkan huruf ke subfolder "0_Run".
3. Setelah tanggapan cepat terhadap surat, mengubahnya menjadi tugas atau pengenalan sederhana, Anda perlu memutuskan apa yang harus dilakukan dengan pesan ini selanjutnya: hapus atau kirim ke salah satu folder untuk penyimpanan jangka panjang.

Berikut adalah folder penyimpanan jangka panjang saya.

• 0_Jalankan. Saya tidak memiliki folder seperti itu, tetapi jika Anda tidak memiliki perencana, saya ulangi, Anda dapat meletakkan surat-surat yang memerlukan studi terperinci di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan secara teratur, tetapi dengan pendekatan yang bijaksana pada waktu yang ditentukan secara khusus.
• 1_Ref. Di sinilah saya meletakkan surat dengan informasi latar belakang: surat selamat datang dengan login dari berbagai layanan web, tiket untuk penerbangan mendatang, dan sebagainya.
• 2_Proyek. Arsip korespondensi tentang mitra dan proyek yang memiliki hubungan saat ini disimpan di sini. Secara alami, folder terpisah dibuat untuk setiap proyek atau mitra. Dalam map partner, saya menaruh surat tidak hanya dari karyawannya, tetapi juga surat dari karyawan "Surga" yang terkait dengan partner ini. Sangat nyaman: jika perlu, semua korespondensi pada proyek ada dalam beberapa klik.
• 3_Museum. Di sini saya membuang surat-surat yang sayang sekali untuk dihapus, dan manfaatnya tidak jelas. Juga, folder dengan proyek tertutup dari "2_Projects" bermigrasi ke sini. Singkatnya, kandidat pertama untuk dihapus disimpan di "Museum".
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat dengan contoh dokumen elektronik yang mungkin berguna di masa depan untuk akuntansi, misalnya, pernyataan rekonsiliasi dari klien, tiket perjalanan. Folder ini memiliki banyak kesamaan dengan folder "2_Projects" dan "1_Sprav", hanya informasi akuntansi yang disimpan di dalamnya, dan informasi manajemen disimpan di folder "2_Projects". Di "4_Documents" - informasi mati, dan di "2_Projects" - hidup.
• 5_Pengetahuan. Di sinilah saya hanya menambahkan surat yang sangat berguna yang ingin saya kunjungi kembali setelah beberapa saat untuk mendapatkan inspirasi atau menemukan solusi.

Ada pengaturan lain dari klien email yang penting untuk pengoperasian sistem ini. Pertama, secara default, Thunderbird memilih kotak centang Tandai pesan sebagai telah dibaca. Saya lebih suka melakukannya dengan sengaja, jadi kotak centangnya hilang! Untuk melakukan ini, buka menu "Alat" → "Opsi" → "Lanjutan" → "Baca dan tampilkan".

Kedua, kami menggunakan filter … Sebelumnya, saya aktif menerapkan filter yang secara otomatis meneruskan surat ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Misalnya, surat dari pengacara dipindahkan ke folder "Pengacara". Saya menolak pendekatan ini karena beberapa alasan. Pertama: surat dari pengacara dalam 99% kasus mengacu pada proyek atau mitra, yang berarti bahwa mereka harus dipindahkan ke folder mitra atau proyek ini. Kedua, saya memutuskan untuk menambah kesadaran. Anda sendiri yang harus memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan lebih mudah untuk mencari pesan yang belum diproses hanya di satu tempat - di kotak masuk. Sekarang saya menggunakan filter hanya untuk mengkategorikan surat biasa otomatis dari berbagai sistem ke dalam folder, yaitu surat yang tidak mengharuskan saya untuk mengambil keputusan. Filter di Mozilla Thunderbird dikonfigurasi di menu Tools → Message Filters.

Jadi, dengan pendekatan yang tepat, email harus memakan waktu 10 hingga 60 menit sehari, tergantung pada volume korespondensi.

Ya, dan satu hal lagi. Anda sudah mematikan notifikasi tentang kedatangan surat baru, bukan?;)