"0 masuk" - sistem yang jelas untuk mempertahankan kotak masuk nol

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Dengan membaca artikel ini, Anda akan menjadi raja email. Sejujurnya.

Bagi banyak orang, email masih merupakan alat kerja yang tidak terbantahkan dan penderitaan sehari-hari. Seseorang memiliki tujuh surat masuk, dan dia akan segera memilahnya sekarang. Seseorang memiliki 46 masuk, tetapi dia juga akan menyapu mereka dalam sehari, karena dia sudah terbiasa. Untuk setiap orang, ada ambang batas tertentu untuk jumlah email masuk per hari, yang dapat dia atasi tanpa menunda pemrosesan pada hari berikutnya dan, karenanya, tanpa membuat penyumbatan di kotak email. Anda dapat menyebut ambang ini "alami".

Jika ada lebih banyak email daripada yang dapat diproses seseorang, maka Anda perlu mengubah pendekatan Anda terhadap manajemen email. Ini akan meningkatkan ambang ke nilai yang diperlukan dalam kasus tertentu. Perlu mengelola 100 email sehari? Ini berarti Anda dapat melakukan 100, cukup gunakan metodologi yang benar saat bekerja dengan surat. Yang mana? Mari kita beritahu Anda sekarang.

Satu-satunya indikator bahwa seseorang dapat menangani surat adalah nol surat masuk pada akhir hari kerja. Prinsip utama pemrosesan pesan masuk yang kompeten adalah memahami jenis surat apa yang ada di depan Anda. Pertama, Anda perlu mempelajari cara mengklasifikasikan huruf dengan jelas dan mengetahui apa yang harus dilakukan dengan setiap jenis.

Semua email yang masuk dapat dibagi menjadi tujuh kategori:

1. Anda tidak perlu menjawab, Anda tidak perlu membaca. Ada dua cara untuk surat seperti itu: arsipkan atau hapus. Jika Anda menerima buletin lain yang tidak pernah Anda baca, bantulah diri Anda sendiri - berhenti berlangganan. Satu tindakan sebagai imbalan untuk menyingkirkan lusinan email semacam itu di masa mendatang. Kami ingin belajar bagaimana mengatasi arus surat dalam sehari? Lebih sedikit aliran lebih mudah ditangani. Jangan takut untuk melewatkan sesuatu yang penting. Informasi yang benar-benar diperlukan akan sampai kepada Anda dengan cara yang berbeda dan akan muncul di depan Anda setidaknya sekali lagi.
2. Dengan file terlampir. Ini bisa berupa pemberitahuan tentang perlunya membayar sesuatu atau informasi untuk pekerjaan saat ini atau di masa depan. Berguna untuk membuat folder terpisah untuk surat-surat seperti itu, tetapi tanpa fanatisme. Terlalu banyak folder? Menyederhanakan. Untuk menemukan sesuatu yang Anda butuhkan nanti, Anda tidak memerlukan seribu folder, tetapi kemampuan untuk menggunakan fungsi pencarian mailer.
3. Jawab sesuka hati. Jawabannya tampaknya opsional, tetapi terkadang kesopanan membantu. Di sini, bertindak secara eksklusif sesuai dengan situasi.
4. Dengan margin waktu untuk pengenalan. Menarik untuk dibaca, tetapi tidak perlu. Cobalah untuk mengkategorikan email sebanyak mungkin dalam kategori ini dan sebelumnya. Ini adalah kunci penanganan surat yang efektif.
5. Saya harus menjawab hari ini. Semuanya sederhana di sini: ambil dan jawab sekarang, jika ada sesuatu yang sangat mendesak, atau di akhir hari kerja.
6. Aku harus menjawab, tapi tidak hari ini. Keindahan email adalah bahwa itu bukan obrolan atau telepon. Tidak ada yang mengharapkan dan tidak boleh mengharapkan tanggapan cepat melalui email, jika hal ini tidak disebutkan dalam header surat. Jika hari tertentu disebut sebagai batas waktu untuk tanggapan, atau Anda sendiri tahu dan mengerti berapa lama Anda perlu memberikan jawaban, maka letakkan surat-surat tersebut di folder yang sesuai. Misalnya, "Balas pada hari Senin", "Balas pada hari Selasa", dan seterusnya. Sekarang buat sendiri daftar periksa, yang berisi item "Di pagi hari, proses surat ditunda untuk hari ini." Ada juga alat otomatisasi khusus untuk tujuan tersebut: untuk Gmail, dan.
7. Surat yang tidak bisa dipahami. Ada huruf yang sulit untuk dikategorikan. Jangan menyiksa diri Anda dengan refleksi dan setuju dengan diri Anda sendiri untuk mengklasifikasikan surat-surat tersebut dalam salah satu kategori yang tercantum di atas.

Berdasarkan klasifikasi ini, kita membutuhkan folder untuk kategori 2, 3, 4 dan 6.

Aturan untuk Pemrosesan Email yang Efektif

• Sisihkan 30 menit di akhir hari kerja Anda untuk membuat kotak masuk Anda menjadi nol. Ini lebih efektif daripada mencoba membalas setiap email secara instan. Orang tidak melakukan banyak tugas. Lebih sedikit gangguan dan peralihan, lebih efisien.
• Apa yang harus dilakukan dengan email mendesak? Atur sendiri interval di mana Anda memeriksa kotak masuk Anda sepanjang hari. Misalnya satu jam sekali. Periksa kotak masuk Anda untuk email penting yang mendesak dan, jika tidak ada, kembali bekerja. Ingat keuntungan dari surat: itu bukan sarana komunikasi instan. Ada kemungkinan bahwa masalah yang disebutkan dalam salah satu email tidak mendesak akan diselesaikan tanpa partisipasi Anda pada akhir hari, atau pada akhir hari Anda akan menerima lebih banyak informasi, yang akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan masalah lebih cepat dan lebih efisien.
• Setiap kali Anda tidak memeriksa surat Anda, tutup surat itu. Matikan Notifikasi. Selamatkan diri Anda dari perenungan yang mengganggu tentang jumlah surat yang masuk. Sekarang Anda memiliki pekerjaan lain, dan waktu untuk mengirim surat belum tiba. Pada saat-saat keraguan tentang kebenaran pendekatan ini, ingatlah: Anda tidak berada di pembangkit listrik tenaga nuklir, tetapi bahkan jika Anda berada di sana, Anda tidak akan diberitahu tentang reaktor yang terlalu panas melalui email.
• Gunakan dorongan Anda untuk menyelesaikan hari kerja Anda tepat waktu untuk mempercepat pemrosesan surat. Itulah mengapa disarankan untuk membongkar kotak masuk ke nol di penghujung hari. Anda memiliki waktu 30 menit dan Anda ingin menyelesaikannya dengan cepat. Pada dasarnya, ini ternyata semacam permainan, tetapi Anda juga dapat dengan sengaja memanipulasi pemrosesan email.
• Jadilah pendek dan to the point.
• Bersikaplah positif dan ramah. Email dapat membangun dan menghancurkan hubungan. Alih-alih memecahkan masalah yang sangat penting, orang kadang-kadang menyelinap ke dalam upaya untuk menyebut lawan idiot dengan hati-hati dan diam-diam mungkin, dan seluruh teks didasarkan pada ini. Tidak ada yang aneh dalam mengekspresikan sikap positif Anda kepada penerima dengan frasa kecil yang menyenangkan di badan surat. Keramahan Anda akan kembali kepada Anda, dan korespondensi Anda akan menjadi jauh lebih bermakna dan efektif.
• Anda perlu menyapu huruf dalam urutan terbalik. Dan hanya begitu. Tampaknya lebih logis untuk memulai dengan huruf yang lebih lama, tetapi tujuan kami adalah kotak masuk nol, yang berarti bahwa pada akhir hari kerja kami bahkan akan mendapatkan surat pertama yang diterima. Jika Anda memanjakan diri sendiri dan mulai meninggalkan surat terakhir yang Anda terima hari ini untuk besok, maka seluruh teknik berhenti bekerja. Mengapa Anda ingin mempelajari surat yang baik sama sekali jika Anda tidak mengikuti aturan dasar? Tetap bekerja seperti sebelumnya dan menderita.
• Buka hanya surat yang Anda butuhkan, kirimkan sisanya ke arsip atau untuk dihapus. Kami terlalu sering menggunakan langganan untuk hal-hal yang tidak perlu (berlangganan Lifehacker, sebaliknya, sangat diperlukan) dan sebagai hasilnya kami mendapatkan lebih banyak informasi daripada yang dapat kami baca. Bagaimana membedakan huruf yang Anda inginkan? Ada satu aturan sederhana, tetapi sangat efektif: buka hanya surat-surat yang ditujukan kepada orang tertentu secara pribadi kepada Anda. Sisanya - di salah satu kategori yang dijelaskan di awal artikel sesuai dengan situasinya.
• Buat template. Seringkali, tanggapan terhadap email cukup standar, yaitu Anda menulis hal yang sama. Pernahkah Anda memperhatikan bahwa Anda sering menulis kalimat ini? Buat templat untuk salin-tempel cepat atau buat di layanan email itu sendiri.
• Jika surat sudah diproses, dan masih ada waktu, maka Anda perlu menggunakannya secara rasional. Kami pergi ke kategori huruf nomor 3, 4 dan 6 dan mengatur semuanya di sana.

Tutorial ini, yang didasarkan pada penyortiran yang benar, seperti yang Anda lihat, adalah tambahan yang bagus untuk tips email yang lebih umum dari CEO LinkedIn Jeff Weiner. Juga, jangan lewatkan 10 tips email Leo Babauta. Sebenarnya, ada banyak cara tambahan untuk memaksimalkan email Anda. Cobalah teknik yang berlaku untuk Anda, analisis hasilnya, dan jangan lupa tinggalkan di komentar kiat Anda sendiri untuk meningkatkan efisiensi bekerja dengan email.