Cara Menggunakan Gmail Secara Efektif: 25 Tips

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-13 01:58

Bahkan jika Anda bekerja dengan Google Mail setiap hari, kemungkinan besar Anda tidak mengetahui semua kemampuannya. Berikut adalah 25 tips untuk menggunakan Gmail secara efektif yang akan membuat banyak tugas lebih mudah dan menghemat waktu Anda.

1. Di mana untuk memulai?

Ubah latar belakang

Alih-alih melihat latar belakang Gmail putih biasa, percantik kotak masuk Anda dengan sesuatu yang mencolok. Cukup pilih bagian "Tema" di pengaturan di sudut kanan atas untuk mengatur latar belakang baru dari opsi yang diusulkan, atau unggah gambar Anda sendiri.

Atau, Anda dapat bereksperimen dengan pengaturan antarmuka. Dalam mode "Luas" Anda akan memiliki banyak ruang kosong, dan "Ringkas" bagus saat Anda perlu memasukkan pesan sebanyak mungkin di layar.

Tambahkan teman (dan pesan)

Untuk menambahkan kontak dan pesan lama Anda ke sistem (tidak masalah jika Anda menggunakan Gmail untuk pertama kali atau membuat akun tambahan), buka "Pengaturan" → "Akun dan Impor" dan pilih tautan "Impor email dan kontak". Ini akan memungkinkan Anda untuk menambahkan data Anda dari kotak surat lain.

Jadikan Gmail Terlihat Seperti Outlook

Di Pengaturan → Lab, aktifkan fitur Panel Pratinjau untuk melihat teks lengkap pesan di sebelah kanan, seperti di Outlook. Kebiasaan adalah kebiasaan, jadi jika Anda telah bekerja dengan email perusahaan sepanjang hidup Anda dan baru saja mencoba untuk merasa nyaman dengan Gmail, Viewport akan membuat transisi Anda lebih mudah.

Setelah diaktifkan, Anda akan melihat opsi tampilan yang berbeda di menu tarik-turun di sebelah kiri pengaturan.

Fokus pada hal-hal penting

Gmail dapat memutuskan pesan mana yang lebih penting bagi Anda. Pintar, ya? Di bawah Pengaturan → Kotak Masuk, pilih Lacak aktivitas email saya … agar Gmail menganalisis pesan Anda.

Anda juga dapat memilih fungsi "Sertakan penanda" atau "Abaikan filter" (kita akan membahas lebih lanjut tentang filter di bawah) dan mengubah jenis folder sehingga pesan penting ditampilkan di bagian atas. Kemudian pada menu "Pengaturan" → "Umum" di bagian "Pemberitahuan desktop" (jika Anda menggunakan browser Chrome, Firefox atau Safari), Anda dapat memilih opsi "Aktifkan pemberitahuan email penting".

Singkirkan utas surat

Ada dua tipe orang: mereka yang menyukai fitur Chaining dan mereka yang membencinya dengan kekuatan seribu matahari. Jika Anda termasuk dalam kelompok kedua, buka bagian "Pengaturan" → "Umum" dan matikan "Rantai huruf".

2. Jaga ketertiban

Arsipkan semuanya

Gmail memungkinkan untuk mengarsipkan pesan alih-alih menghapusnya. Hal ini dilakukan agar Anda tidak perlu khawatir dengan ketersediaan ruang kosong dan selalu membersihkan laci Anda. Jika Anda ingin mengarsipkan pesan, buka dan klik ikon kedua dari kiri (kotak dengan panah mengarah ke bawah). Pesan akan menunggu Anda di tab Semua Surat di bilah sisi kiri.

Lacak arsip Anda

Tidak peduli berapa banyak ruang yang disediakan Gmail untuk penyimpanan file gratis, ini adalah tahun 2016 dan orang-orang mengirim lebih banyak lampiran. Jika Anda telah mencapai batas memori Anda, saatnya untuk menyingkirkan beberapa pesan. Klik panah di kotak pencarian, tandai item "Ada lampiran", pilih ukuran 10 MB dan klik tombol dengan kaca pembesar. Ini akan menampilkan semua pesan lebih dari 10 MB. Centang kotak untuk surat-surat yang sudah tidak Anda butuhkan lagi dan kirimkan ke tempat sampah.

Tanggapi dan arsipkan

Mengapa meninggalkan email di kotak masuk Anda ketika Anda sudah menjawabnya? Gunakan fungsi "Kirim dan Arsipkan" untuk menghindari pesan masuk yang berantakan saat Anda menunggu balasan surat Anda. Buka "Pengaturan" → "Umum" dan pilih "Tampilkan tombol" Kirim dan arsipkan "sebagai tanggapan". Sekarang Anda dapat membalas dengan cara biasa, mengumpulkan pesan di kotak masuk jika diinginkan, atau segera mengarsipkan email yang tidak perlu saat membalas.

Gunakan label dan filter

Anda dapat menambahkan label ke setiap pesan. Pintasan baru akan muncul di bilah sisi kiri. Buka saja surat itu dan klik ikon "Label" - yang kedua dari kanan. Sekarang buat pintasan baru atau pilih yang sudah ada (omong-omong, Anda dapat menyeret pintasan dari bilah sisi langsung ke pesan Anda).

Klik tombol "Lainnya" dan pilih "Filter email serupa" dan kemudian "Buat filter berdasarkan kueri ini." Anda dapat menulis artikel terpisah tentang filter Gmail, jadi lihat bagian "" untuk detail selengkapnya.

Beli ruang penyimpanan ekstra

Jika Anda benar-benar lelah mengotak-atik masalah penyimpanan file, Anda dapat menghabiskan uang untuk ruang tambahan. Gulir ke bawah halaman pesan dan di sudut kiri bawah Anda akan melihat berapa banyak ruang yang tersisa, serta tautan "Kelola".

Jika Anda memiliki hampir 100% dari ruang yang tersedia, ikuti tautannya. Paket 100 GB berharga 139 rubel per bulan, dan ruang ekstra dapat digunakan tidak hanya untuk Gmail, tetapi juga di Google Drive dan Google Foto, jika Anda menggunakannya.

3. Lakukan dengan serius

Ubah mode tampilan email di halaman

Coba tingkatkan jumlah pesan per halaman menjadi 100, sehingga Anda dapat melihat seluruh larik surat Anda secara sekilas. Buka Pengaturan → Umum → Ukuran Halaman Maksimum. Di sana Anda juga dapat memilih untuk menampilkan 10, 15, 20, 25 dan 50 pesan per halaman.

Distribusikan semuanya berdasarkan warna

Anda dapat menandai pesan sebagai penting dengan sangat cepat, tetapi pesan yang berbeda dapat memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Buka Pengaturan → Umum → Bintang dan pilih Semua Bintang. Sekarang, jika Anda mengklik bintang, menandai huruf, itu akan berubah warna dengan setiap klik. Ini akan membantu Anda menyortir pesan penting Anda berdasarkan kontennya.

Ubah pesan menjadi daftar tugas

Kemungkinannya adalah, Anda sudah menganggap kotak masuk Anda sebagai satu daftar tugas yang sangat besar. Jadi mengapa tidak mengubah email Anda menjadi tugas yang bisa Anda coret? Klik tombol "Lainnya" di percakapan aktif dan pilih "Tambahkan ke tugas". Utas ini sekarang akan muncul di Google Tasks bersama dengan tautan ke pos asli.

Melacak jumlah pesan yang belum dibaca

Di bagian "Pengaturan" → "Laboratorium", aktifkan fungsi "Ikon pesan yang belum dibaca". Jika Anda, seperti orang normal lainnya, membuka tab email sepanjang hari, Anda akan selalu melihat berapa banyak pesan yang belum dibaca yang tersisa. Ini jika Anda kurang stres.

Bekerja offline

Jika Anda menggunakan browser Google Chrome, Anda memiliki kesempatan untuk bekerja di email offline. Tentu saja, Anda tidak akan dapat mengirim dan menerima pesan baru, tetapi Anda dapat memindahkan surat dari folder ke folder dan membuat konsep. Untuk mengaktifkan fitur ini, buka Pengaturan → Offline.

Berikan akses ke akun Anda kepada sekretaris

Jika Anda masih tidak bisa mengatasi surat-surat itu, Anda bisa menyampaikan semua kengerian ini kepada sekretaris Anda. Untuk melakukannya, buka "Pengaturan" → "Akun dan Impor", pilih "Berikan akses ke akun Anda" dan tambahkan pengguna Google lainnya. Mereka tidak akan memiliki hak untuk mengubah pengaturan dan kata sandi Anda, tetapi mereka akan dapat membaca, mengarsipkan pesan, dan, tentu saja, membalasnya. Surat itu akan ditandatangani dengan nama Anda dan nama sekretaris Anda di dalam kurung untuk menghindari kebingungan.

4. Kontrol faktor manusia

Blok alamat

Beberapa tidak mendapatkan petunjuk sama sekali. Untungnya, Anda dapat memblokir siapa saja (atau situs web) hanya dengan beberapa klik. Setelah menerima pesan dari seseorang yang ingin Anda tambahkan ke daftar hitam, klik panah di sudut kanan atas dan pilih fungsi "Blokir pengguna".

Sekarang semua pesan dari alamat ini akan langsung masuk ke spam.

Temukan surat-surat lama

Ingin cepat menemukan semua pesan dari teman sekaligus? Arahkan kursor ke nama pengirim, baik dari kotak masuk atau dari surat tertentu, dan kartu kontak akan muncul. Kemudian klik tautan "Percakapan" untuk melihat semua pesan dari kontak tersebut.

Batalkan pesan yang salah terkirim

Kita semua secara tidak sengaja mengirim surat ke alamat yang salah di beberapa titik. Untungnya, di Gmail, Anda cukup membatalkan pengiriman. Buka bagian "Pengaturan" → "Umum" dan aktifkan fungsi "Batalkan pengiriman". Di sini Anda juga dapat memilih periode waktu untuk membatalkan pengiriman: dari 5 hingga 30 detik. Lain kali Anda mengirim pesan, Anda akan melihat "Batal" di bagian atas.

Lewati pesan grup

Anda dapat dengan mudah keluar dari utas pesan grup dengan mengklik tombol Lainnya dan memilih Abaikan. Sekarang Anda akan melewatkan semua pesan kecuali pesan di mana Anda adalah satu-satunya penerima surat itu.

Jika Anda ingin kembali ke pesan grup, masukkan kueri: dibisukan di kotak pencarian, sehingga Anda akan melihat semua utas yang diabaikan. Kemudian pilih Jangan Abaikan dari menu Lainnya. Kecuali, tentu saja, Anda sama sekali tidak merasa kasihan pada diri sendiri.

5. Hemat waktu

Buat akun baru saat bepergian

Katakanlah Anda ingin memfilter pesan dengan sangat hati-hati atau, misalnya, membuat akun tambahan untuk layanan yang sudah menggunakan akun Gmail utama Anda. Dalam hal ini, Anda dapat membuat alamat surat virtual yang terkait dengan alamat utama hanya dengan menambahkan “+ kata apa pun” sebelum simbol @ saat Anda mengetik. Misalnya, "alamat Anda adalah [email protected]" untuk belanja online.

Semua pesan balasan akan masuk ke alamat Gmail utama Anda.

Kirim pesan dalam tidurmu

Buat klien dan rekan kerja berpikir Anda gila kerja dengan memprogram mereka untuk mengirim pesan di malam hari menggunakan ekstensi yang tersedia untuk Chrome, Safari, dan Firefox. Dengan versi gratis, Anda dapat mengirim hingga 10 pesan per bulan.

Selain itu, ekstensi ini akan mengubah email Anda menjadi pengingat, tidak menampilkannya di kotak masuk hingga Anda siap membalasnya. Ini sangat ideal untuk menciptakan tampilan kotak masuk kosong pada Jumat malam.

Secara otomatis menjawab permintaan duplikat

Jika pelanggan yang mengganggu membanjiri Anda dengan jenis permintaan yang sama, Anda tidak perlu mengetik tanggapan yang sama berulang kali. Cukup aktifkan fungsi "Templat respons" di bagian "Pengaturan" → "Laboratorium". Lain kali Anda mencetak tanggapan, simpan sebagai template dan jangan ragu untuk mengirimkannya ke semua permintaan yang sama.

6. Klik lebih sedikit

Istirahatkan mouse Anda

Hampir semua hal di Gmail dapat dilakukan menggunakan keyboard. Pintasan keyboard dasar berfungsi secara default, tetapi jangan lupa untuk membuka Pengaturan → Umum dan aktifkan fitur Pintasan Keyboard. Simpan perubahan Anda lalu klik tanda tanya untuk melihat kemungkinan pintasan keyboard.

Berhenti memeriksa kotak surat lainnya

Di bagian "Pengaturan" → "Akun dan Impor", klik tautan "Tambahkan akun email POP3 Anda" dan Gmail akan mengunduh email Anda dari kotak surat lain. Kemudian atur pengiriman pesan: Anda dapat membalas dari alamat Gmail Anda dan dari alamat email lain.