Cara membuat bagan pekerjaan pada proyek di Excel dalam 10 langkah

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Dengan menggunakan alat biasa dari editor spreadsheet MS Excel paling populer, Anda dapat membuat diagram visual pekerjaan pada proyek, yang akan membantu Anda melacak kemajuan setiap tugas dan berapa banyak yang harus diselesaikan.

Jika Anda mengelola proyek, penting untuk selalu mengetahui berapa banyak tugas yang Anda miliki dan kapan harus diselesaikan. Dan jika Anda membuat diagram visual, akan lebih mudah untuk menjelaskan poin-poin penting dalam kehidupan proyek kepada tim yang terlibat dalam pekerjaan, serta pemangku kepentingan lainnya.

Program khusus sering digunakan untuk mengelola proyek, tetapi Anda juga dapat membuat jadwal yang jelas dan dapat diakses di MS Excel yang sudah dikenal.

Diagram kerja proyek menunjukkan bagaimana peristiwa dan tugas berhubungan satu sama lain dari waktu ke waktu. Diagram yang dirancang dengan baik mencerminkan informasi penting tentang pelaksanaan tugas tertentu dan pengembangan proyek secara keseluruhan, membantu untuk melihat gambaran besar.

Untuk membuat bagan seperti itu di MS Excel (versi 2007 dan yang lebih baru), Anda hanya perlu melakukan 10 langkah.

Apa yang ada di diagram ini? Detail utama ditampilkan dengan garis dan papan berwarna:

• garis hari ini - garis vertikal merah yang menunjukkan di mana Anda berada hari ini;
• tenggat waktu tugas - bilah horizontal abu-abu yang menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas;
• kesiapan tugas - garis horizontal hijau yang menunjukkan pada tahap apa tugas sedang diselesaikan dan berapa banyak yang masih harus dilakukan.

Dalam versi MS Excel yang berbeda, tindakannya mungkin sedikit berbeda, tetapi dengan satu atau lain cara prosesnya akan bersifat universal, dan setiap pengguna dapat mengatasi penjadwalan.

Anda dapat menonton instruksi video terperinci (dalam bahasa Inggris), itu akan memakan waktu setengah jam dari waktu Anda.

Langkah 1. Mulai, pikirkan hasilnya

Untuk mengatasi tugas tanpa masalah, cetak atau gambar pada selembar kertas jadwal seperti yang seharusnya terlihat pada akhirnya. Pegang selembar kertas di depan Anda untuk membandingkan setiap langkah dengan sebuah pola. Diagram tidak perlu digambar dengan hati-hati, cukup perbaiki bentuk diagram dan simpan, itu akan menjadi pengingat yang baik.

Langkah 2. Buat tabel dengan data

Untuk membuat grafik, Anda harus terlebih dahulu membuat tabel. Dalam contoh, proyek dibagi menjadi empat fase, masing-masing dengan tugas.

Bentuklah tabel di bawah grafik tersebut. Baris ke-30 berisi judul kolom.

Mari kita cari tahu apa arti data dalam tabel:

• Fase: "Tahap 1", "Tahap 2", "Tahap 3", "Tahap 4" atau "Hari Ini". Menunjukkan tahap proyek mana yang sesuai dengan acara tersebut.
• Jenis: "Fase", "Tugas", "Hari ini". Menunjukkan jenis acara, membatasi tugas dan fase pelaksanaan proyek.
• Mulai tanggal: tanggal mulai acara.
• Peristiwa: menunjukkan nama peristiwa dalam diagram.
• Waktu: menunjukkan berapa hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
• Persentase kesiapan: menunjukkan tingkat penyelesaian untuk setiap tugas dan fase, 0% - tugas belum dimulai, 100% - selesai. Indikator untuk kategori "Fase" ini tidak terkait dengan penyelesaian tugas dan ditetapkan sebagai perkiraan. Untuk memutuskan berapa persentase fase selesai, Anda perlu menerapkan aturan Anda sendiri.
• Siap dalam beberapa hari: periode di mana indikator kesiapan acara tercapai dalam persen. Untuk tugas yang membutuhkan waktu 10 hari dan 50% selesai, angka ini akan menjadi lima hari (10 hari × 50%).
• Tinggi: nilai ketinggian penting untuk dekorasi karena menentukan seberapa tinggi atau rendah acara akan tercermin dalam peta jadwal. Anda dapat menentukan nilai apa pun, tetapi lebih baik mengambil angka kecil yang mendekati nol. Contoh ini menggunakan rentang dari +25 hingga -25. Jika ketinggiannya positif, peristiwa tersebut akan tercermin pada grafik di atas sumbu horizontal, jika negatif - di bawah sumbu.

Langkah 3. Buat bagan dengan sumbu X dan Y, tambahkan data pertama dari kolom "Garis Waktu" ke dalamnya

Saatnya membuat bagan untuk memvisualisasikan data kejadian dari tabel yang dibuat pada langkah sebelumnya. Gunakan scatter plot dengan sumbu X dan Y karena memungkinkan Anda untuk bebas memposisikan koordinat dasar pada kedua sumbu.

Ikuti petunjuk:

• Pilih tab "Sisipkan" di menu utama.
• Kemudian pilih "Grafik" → "Menyebar" → "Menyebarkan dengan spidol", bagan kosong akan muncul di depan Anda.
• Kaitkan tepi bagan dan ubah ukuran serta ubah ukuran bagan sehingga bidang bagan mencakup rentang dari sel B4 hingga sel K26 (tekan dan tahan tombol Alt untuk meratakan area bagan persis dengan batas sel).
• Klik kanan pada diagram dan pilih item menu "Pilih data".

Tambahkan serangkaian data ke rentang dengan mengklik tombol "Tambah" di kotak dialog yang terbuka.

1. Untuk mengubah nama "Nama seri" masukkan nilai sel E30 "Tanggal" di bidang yang sesuai.
2. Untuk nilai sumbu X, pilih bidang yang sesuai dan pilih sel C33: Tanggal Mulai C46.
3. Untuk nilai sumbu Y, pilih bidang yang sesuai dan pilih sel H33: Tinggi H46.
4. Klik OK untuk menutup jendela tambah data.
5. Klik OK untuk menutup jendela pemilihan data.

Langkah-langkah ini akan memberi kita bagan sebar sederhana dengan pemformatan otomatis.

Mari kita buat penanda acara menjadi hijau:

• Klik kanan pada penanda data yang dipilih, pilih ubah "Format seri data".
• Dalam daftar yang terbuka di sebelah kiri, pilih tab "Parameter penanda", lalu pilih jenis penanda bawaan "Kristal". Tingkatkan ukurannya menjadi 10 pt.
• Pada tab Isi Penanda, pilih isian padat. Ubah warna isian menjadi hijau.

Kami sekarang memiliki plot pencar yang mewakili garis waktu. Sejauh ini, penanda hijau hanya menunjukkan awal tugas.

Ubah nama grafik: klik dua kali pada bidang teks dengan nama dan masukkan nama Anda.

Kami akan kembali ke opsi pengaturan waktu di langkah 5, menambahkan bilah horizontal di sepanjang sumbu X, tetapi untuk sekarang lanjutkan memformat bagan.

Langkah 4. Mengurutkan tampilan diagram dan menambahkan nama-nama peristiwa

Kami menyingkirkan apa yang tidak kami butuhkan dalam diagram.

sumbu Y … Sembunyikan sumbu vertikal, karena tidak membawa beban informasi. Pilih diagram, di menu utama pada tab "Bekerja dengan diagram", pilih "Tata Letak". Kemudian pilih Sumbu → Sumbu Vertikal Utama → Jangan Tampilkan.

Panduan horisontal … Mereka juga tidak berguna. Pilih bagan, di menu utama, buka tab Layout, lalu pilih Grid → Horizontal Gridlines Along Major Axis → Do Not Show.

Legenda bagan … Kami kemudian akan menggantinya dengan yang lebih indah, tetapi untuk saat ini nonaktifkan: "Layout" → "Legend" → "No".

Terakhir, kami menampilkan label data untuk setiap penanda. Di menu utama pada tab "Tata Letak", pilih "Tanda Tangan Data" → "Kiri".

Bagaimana cara mengubah data dalam tanda tangan token

Memasukkan data tentang setiap peristiwa dalam diagram itu panjang dan sulit, karena Anda harus memilih setiap penanda secara terpisah dan mengganti namanya.

Tetapi proses ini dapat dipercepat empat kali:

• Klik pada keterangan penanda pertama (sudut kiri atas grafik) untuk memilih semua nilai sekaligus. Jangan klik pada penanda hijau, ini akan memilih objek lain!
• Klik lagi pada keterangan penanda untuk mengedit nama tunggal.
• Di kolom input rumus, ketik simbol =.
• Klik pada sel D33, itu berisi acara "Fase 1", tekan Enter.
• Ulangi empat langkah pertama untuk label yang tersisa untuk setiap penanda.

Cara menyematkan area

Sangat membantu untuk menyematkan wilayah pada baris 28 sehingga Anda selalu dapat melihat diagram saat mengerjakan dokumen.27 baris pertama akan tetap ada di depan mata Anda, bahkan jika Anda menggulir seluruh baris lainnya.

Untuk membekukan area:

• Pilih sel A28.
• Pilih tab "Lihat" dari menu utama.
• Pilih Jendela → Area Beku.
• Pilih "Bekukan Area" dari menu tarik-turun.

Garis horizontal hitam akan muncul di atas garis ke-28. Segala sesuatu di atas sekarang di-dok dan hanya garis bawah yang akan bergerak saat menggulir.

Langkah 5. Tambahkan bilah kesalahan untuk menampilkan garis waktu untuk mengubah grafik menjadi jadwal visual

Bilah kesalahan horizontal pada diagram akan menunjukkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Untuk melakukannya:

• Sorot grafik.
• Dari menu utama Chart Tools, pilih tab Layout.
• Di daftar tarik-turun di sudut kiri atas (area plot), pilih seri data "Garis Waktu".
• Pada tab Layout, pilih Error Bars → Advanced Error Bars Settings. Sebuah kotak dialog akan terbuka.
• Di daftar tarik-turun di sudut kiri atas, pilih bilah kesalahan sumbu X untuk memformat bagan.
• Di kotak dialog untuk mengubah bilah horizontal, pilih kotak centang untuk pin Plus. Gaya Akhir → Tidak Ada Poin.
• Dalam daftar "Nilai kesalahan", pilih item "Kustom" dan klik tombol "Tentukan nilai". Di jendela baru "Mengkonfigurasi bilah kesalahan" yang terbuka, tentukan "Nilai kesalahan positif". Untuk melakukan ini, tempatkan kursor di bidang yang sesuai dan pilih rentang sel dari E33 hingga E74. Klik Oke.

Sekarang garis abu-abu memanjang dari penanda hijau ke kanan, mereka menunjukkan berapa banyak waktu yang perlu Anda habiskan untuk tugas ini atau itu. Mereka perlu diformat untuk kejelasan:

• Di jendela Format Error Bars, buka tab Line Color. Pilih Garis Padat. Buat isian menjadi abu-abu.
• Pada tab Linetype, tambah lebar garis menjadi 4 pt.

Untuk menavigasi diagram dengan lebih baik, gambar garis vertikal tipis ke bawah dari penanda. Untuk melakukan ini, di daftar tarik-turun di sudut kiri atas, pilih "Bilah kesalahan di sepanjang sumbu Y". Kotak dialog menampilkan bilah kesalahan vertikal. Pilih arah Minus, End Style → No Point, Error Amount → Relative Value, masukkan 100% di kolom ini. Pilih warna dan ketebalan garis sendiri.

Langkah 6. Tambahkan nilai kesiapan ke grafik

Saatnya menambahkan serangkaian data ke bagan yang menunjukkan persentase tugas yang diselesaikan.

Jika tugas membutuhkan waktu 10 hari dan 50% selesai, bilah penyelesaian akan menjadi setengah penuh. Ini adalah ukuran untuk melacak pekerjaan dan tidak termasuk akhir pekan dan hari libur. Untuk menambahkan informasi baru ke bagan, ikuti petunjuk di bawah ini.

• Klik kanan pada area grafik, pilih "Select Data" dari menu konteks.
• Klik tombol "Tambah", di jendela yang muncul, tentukan "Nama Baris" dengan memilih sel G30. Rentang data untuk sumbu X dan Y sama seperti pada langkah # 3.
• Penanda merah akan muncul pada diagram, yang akan menyembunyikan yang hijau.

Langkah 7. Memformat metrik data baru

Untuk membuat bagan tercermin dalam gaya yang sama, dan data tidak tumpang tindih, kami memformat penanda:

• Di daftar tarik-turun di sudut kiri atas, pilih "Baris Siap". Tepat di bawah daftar drop-down ada tombol "Format fragmen yang dipilih". Klik, kotak dialog akan terbuka.
• Ubah parameter penanda. Pilih jenis bentuk "Kristal", atur ukurannya ke 10 pt, dan pilih isian hijau solid untuk penanda. Tutup dialognya.
• Tanpa menghapus pilihan penanda, di menu utama pada tab "Tata Letak", klik tombol "Label data", pilih item "Jangan tampilkan" di menu yang muncul.

Langkah 8. Tambahkan bilah kesalahan untuk melacak persentase penyelesaian tugas

Sekarang Anda perlu menambahkan papan baru sehingga Anda dapat melihat sekilas pada tahap apa tugasnya.

• Pilih Baris Siap lagi dari daftar drop-down di sebelah kiri. Tekan tombol "Error bar" di menu utama. Pilih "Opsi Lanjutan" dari menu tarik-turun. Sebuah kotak dialog akan terbuka. Atur bilah vertikal ke nilai tetap dengan memasukkan nol di bidang yang sesuai.
• Beralih ke parameter papan yang sejajar dengan sumbu X. Atur arah ke "Plus". Gaya Akhir → Tidak Ada Poin, Jumlah Kesalahan → Kustom. Di kotak dialog Nilai Kesalahan Positif, tentukan rentang sel G33-G47.
• Ubah warna garis menjadi hijau dengan memilih isian padat. Atur lebar garis menjadi 7 pt.

Garis hijau horizontal menunjukkan apakah tugas telah diselesaikan sebagian atau seluruhnya.

Langkah 9. Tambahkan garis vertikal yang mewakili hari ini

Garis merah menunjukkan hari apa sekarang, dan memperjelas bagaimana proyek secara keseluruhan sesuai dengan tenggat waktu.

• Panggil menu konteks untuk diagram dengan tombol kanan. Pilih "Pilih Data".
• Klik tombol "Tambah", masukkan kata "Hari ini" di bidang "Nama seri". Masukkan rentang sel C31-C32 untuk nilai sumbu X dan H31-H32 untuk nilai sumbu Y.

Dua penanda baru telah muncul di grafik. Beri label: pilih label data dan tulis kata "Hari ini" di bilah rumus. Klik kanan pada tanda tangan dan pilih item "Format Data" di menu konteks. Letakkan posisi caption "Di atas".

• Buka menu utama pada tab "Tata Letak".
• Pilih "Baris Hari Ini" di daftar tarik-turun di sudut kiri atas.
• Tambahkan bilah kesalahan dengan parameter tambahan mengikuti instruksi seperti pada langkah kelima. Anda akan membutuhkan papan di sepanjang sumbu vertikal, dengan arah Minus, gaya akhir dari No point, dengan nilai relatif 100%.

Anda sekarang memiliki garis vertikal yang mewakili hari ini. Ubah warna garis menjadi merah, tambah ukurannya menjadi 3 pt.

Dalam sampel, tanggal saat ini tetap, sehingga tidak akan berubah. Tetapi untuk proyek-proyek yang dikembangkan secara aktif, cara yang berbeda untuk merekam data direkomendasikan. Untuk melakukannya, masukkan tanggal di sel B2 dengan memasukkan rumus = HARI INI () dan tentukan di kotak dialog pemilihan data untuk nilai sel sumbu X B2 alih-alih rentang yang Anda tentukan sebelumnya.

Langkah 10. Tambahkan blok teks

Sekarang diagram hanya kekurangan legenda untuk legenda sehingga dapat dipahami oleh seluruh tim.

• Pilih diagram, buka menu utama pada tab "Sisipkan". Pilih "Surat".
• Posisikan area label di sudut kanan atas bagan. Pilih batas kotak teks dengan tombol kanan mouse, pilih item "Format Shape" di menu konteks. Di jendela yang terbuka, pilih jenis isian "Solid", warnanya abu-abu. Memformat labelnya. Anda dapat memasukkan sejumlah blok.

Sekarang Anda dapat membuat diagram dalam 20-30 menit hanya dengan menggunakan editor favorit Anda MS Excel.