Bagaimana mengatur hari Anda: teknik jenius produktivitas

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Waktu adalah sumber daya yang langka dan tak tergantikan. Belajarlah untuk menggunakannya dengan bijak.

Metode Benjamin Franklin

Benjamin Franklin adalah putra seorang pembuat sabun, tetapi berkat pengorganisasian diri dan disiplin, ia berhasil di banyak bidang: dalam politik, diplomasi, sains, jurnalisme. Dia adalah salah satu pendiri Amerika Serikat - dia berpartisipasi dalam pembuatan Deklarasi Kemerdekaan dan Konstitusi negara.

Potret Franklin ditampilkan pada uang kertas $100, meskipun dia tidak pernah menjadi presiden Amerika Serikat. Dia dikreditkan dengan kepenulisan frase menangkap seperti "Waktu adalah uang" dan "Jangan menunda sampai besok apa yang dapat Anda lakukan hari ini."

Waktu sangat berarti bagi Franklin.

Apakah Anda mencintai hidup? Maka jangan buang waktu, karena waktu adalah kain yang membentuk kehidupan. Benjamin Franklin

Pada usia 20, Franklin mengembangkan sistem manajemen waktu untuk dirinya sendiri, yang ia gunakan sepanjang hidupnya. Orang-orang sezaman menyebutnya "piramida Franklin" (kadang-kadang juga disebut "piramida produktivitas" - piramida produktivitas).

Piramida didasarkan pada nilai-nilai kehidupan. Ini adalah pedoman moral dalam memecahkan masalah. Franklin menyebut mereka kebajikan.

Untuk dirinya sendiri, ia mengidentifikasi 13 kebajikan: pantang, diam, cinta ketertiban, ketegasan, hemat, kerja keras, ketulusan, keadilan, moderasi, kebersihan, ketenangan, kesucian dan kelembutan.

Untuk mengerjakan dirinya sendiri setiap hari, Franklin memulai buku catatan khusus di mana dia mengambil satu halaman untuk setiap prinsip kehidupan. Dia berbaris setiap halaman menjadi tujuh kolom (hari dalam seminggu). Kemudian dia menggambar 13 garis horizontal sesuai dengan jumlah kebajikan.

Jadi, setiap hari dia memusatkan perhatian pada salah satu kebajikan, dan di malam hari di alun-alun dia mencatat kesalahan yang dibuat dalam perjalanan menuju "kesempurnaan moral."

Anak tangga berikutnya dari piramida Franklin adalah tujuan global. Hal ini didasarkan pada prinsip-prinsip hidup dan menjawab pertanyaan: "Apa yang ingin saya capai pada usia N?" Sebuah tujuan global untuk seorang dokter, misalnya, mungkin keinginan untuk menjadi kepala departemen sampai usia 35, dan untuk seorang manajer - untuk meluncurkan startup sendiri.

Benjamin Franklin benar-benar merupakan bapak perencanaan to-do. Dia selalu mengikuti rutinitas dan menulis secara harfiah setiap langkah yang dia ambil. Oleh karena itu, lebih lanjut dalam piramidanya adalah:

• rencana induk - petunjuk langkah demi langkah untuk mencapai tujuan global;
• rencana jangka panjang - tujuan untuk 3-5 tahun ke depan;
• rencana jangka pendek - tugas untuk tahun dan bulan berikutnya;
• perencanaan untuk minggu dan hari.

Semua langkah piramida terletak secara berurutan - masing-masing langkah berikutnya didasarkan pada yang sebelumnya.

Keluaran

Untuk mengatur hari Anda menurut metode Franklin, Anda perlu menentukan prinsip-prinsip dasar kehidupan, menetapkan tujuan global dan membuat rencana untuk mencapainya.

Untuk perencanaan jangka panjang dan jangka pendek, Anda dapat menggunakan salah satu alat elektronik atau membuat buku catatan kertas dan menerapkan sistem "Catatan Cepat".

Metode Stephen Covey

Stephen Covey dianggap sebagai salah satu pengikut sistem Franklin. Dia adalah seorang ahli dan pelatih yang terkenal secara internasional di bidang manajemen. Covey adalah pembicara profesional dan penulis banyak buku. Salah satunya masuk dalam daftar literatur bisnis paling berpengaruh majalah Time.

Ini adalah buku, Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif, sebelum waktunya. Covey menulisnya pada tahun 1989, tetapi tidak menjadi buku terlaris sampai diterbitkan kembali pada tahun 2004.

Konsep Covey didasarkan pada urutan tujuh keterampilan.

1. Pertajam gergaji, yaitu, terus tingkatkan diri Anda.
2. Mencapai sinergi, yaitu mengupayakan interaksi yang saling menguntungkan.
3. Jadilah proaktif.
4. Cobalah untuk mendengar dulu, dan baru kemudian - untuk didengar.
5. Mulailah dengan membayangkan tujuan akhir.
6. Pikirkan Menang-Menang.
7. Lakukan dulu apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu.

Alokasi tugas dan matriks prioritas akan membantu menerapkan keterampilan yang terakhir. Covey meminjamnya dari Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight David Eisenhower.

Semua tugas dibagi menjadi empat kelompok:

1. Mendesak dan penting (harus dilakukan sesegera mungkin);
2. Penting tidak mendesak (tugas strategis dengan tenggat waktu yang jauh);
3. Mendesak tidak penting (Anda harus melakukannya dengan cepat, tetapi Anda dapat menunda atau tidak melakukannya sendiri);
4. Tidak mendesak dan tidak penting (sebagai aturan, kasus seperti itu dapat dihapus atau dipercayakan kepada pihak ketiga).

Menurut Covey, orang-orang sukses jarang menemukan diri mereka dalam masalah waktu, karena mereka dengan cepat menangani tugas-tugas dari kategori 1 dan 3 dan mengorbankan hal-hal dari kotak 4. Pada saat yang sama, mereka mencurahkan 60-80% waktu dan energi mereka untuk memecahkan masalah dari kotak 2, karena mereka adalah lokomotif kemajuan.

Keluaran

Agar lebih efektif, di akhir atau awal hari, tulis dan prioritaskan tugas Anda menggunakan Matriks Eisenhower (atau Matriks Covey, mana saja yang Anda inginkan). Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan aplikasi Eisenhower (iOS) atau MyEffectivenessHabits (Android). Cobalah untuk menjaga proporsi: 40% - hal-hal penting yang mendesak, 60% - hal-hal penting yang tidak mendesak.

Metode Tim Ferris

Timothy Ferriss adalah guru produktivitas yang populer. Rekaman penampilan publiknya mengumpulkan jutaan tampilan, dan buku-buku tersebut dijual dalam sirkulasi besar yang sama.

Tidak heran - siapa yang tidak ingin "bekerja 4 jam seminggu, tidak berkeliaran di kantor" dari panggilan ke panggilan ", dan pada saat yang sama tinggal di mana saja dan menjadi kaya"? Buku Ferriss dengan nama yang sama telah menjadi nomor satu dalam daftar buku terlaris The New York Times dan The Wall Street Journal.

Metodenya didasarkan pada dua pilar:

1. Hukum Pareto: 20% dari upaya memberikan 80% dari hasil, dan 80% sisanya dari upaya - hanya 20% dari hasil. Ini berarti fokus pada kegiatan yang benar-benar penting.
2. Hukum Parkinson: Pekerjaan mengisi semua waktu yang dialokasikan untuk itu. Ini berarti bahwa tugas harus dialokasikan persis sebanyak yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Anda tidak perlu memperpanjang hari kerja Anda untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Sebaliknya, persingkat, fokus hanya pada apa yang benar-benar penting. Buang segala sesuatu yang lain, outsourcing atau delegasikan.

Pendekatan Ferriss mengikuti teknik perencanaan 1-3-5. Esensinya sederhana: satu hal penting ditambahkan ke daftar tugas, tiga yang sedang dan lima yang kecil. Sembilan total. Mereka secara apriori didistribusikan oleh urgensi, yang membantu menghilangkan perasaan darurat.

Ferriss adalah lawan dari multitasking dan informasi yang berlebihan. Ketika beberapa hal dilakukan pada saat yang sama, perhatian menjadi tidak fokus. Akibatnya, produktivitas tidak meningkat, tetapi menurun. Demikian pula halnya dengan penyerapan informasi yang terus menerus. Terus-menerus memeriksa surat, pengirim pesan instan, dan jejaring sosial hanya menciptakan perasaan yang salah, tetapi tidak membawanya lebih dekat ke tujuan.

Tapi stres, sebaliknya, Ferriss menganggap asisten kami.

Ketakutan adalah indikator. Ketakutan adalah teman kita. Kadang-kadang dia menunjukkan apa yang tidak boleh dilakukan, tetapi lebih sering dia menunjukkan apa yang sebenarnya layak dilakukan. Tim Ferriss

Perlu dicatat bahwa Tim Ferriss tidak sendirian dalam memperjuangkan produktivitas dengan bekerja lebih sedikit. Stever Robbins, penulis The 9 Steps to Working Less and Getting More, menyarankan metode "hari aktif", di mana Anda menetapkan diri Anda sebagai "anjing penjaga" pada hari tertentu untuk melacak kemajuan Anda.

Keluaran

Metode ini cocok untuk Anda jika Anda tidak dapat mengikuti jadwal yang ketat dan daftar tugas tidak berhasil untuk Anda. Atur hari Anda sehingga 20% waktu dihabiskan untuk hal-hal yang paling sulit dan penting. Biarkan sisanya mengambil jalannya. Dengan kata lain, jika Anda perlu mengadakan pertemuan bisnis, maka Anda harus memilih hari, waktu, durasi, dan mengikuti jadwal dengan ketat. Sisa hari dapat digunakan untuk pekerjaan apa pun yang sedang berlangsung.

Metode Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky adalah seorang ahli di bidang manajemen waktu, pendiri dan kepala perusahaan dengan nama yang sama. Keunikannya bukan pada penciptaan perkembangan asli, tetapi pada kenyataan bahwa ia menetapkan metode manajemen waktu dengan cara yang sederhana dan mudah diakses, menyesuaikannya dengan realitas domestik.

Arkhangelsky adalah penulis beberapa buku bisnis populer: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive, dan lain-lain.

Yang terakhir adalah yang paling populer. Time Drive mengeksplorasi pentingnya perencanaan, penetapan tujuan, dan motivasi, serta manajemen waktu yang kuat dan teknik anti-penundaan.

• "Katak". Setiap orang memiliki tugas membosankan yang terus-menerus ditunda untuk nanti. Perbuatan yang tidak menyenangkan ini menumpuk dan menghancurkan secara psikologis. Tetapi jika Anda memulai setiap pagi dengan "makan katak", yaitu, pertama-tama, melakukan beberapa tugas yang tidak menarik, dan kemudian melanjutkan ke yang lain, maka secara bertahap semuanya akan beres.
• "jangkar". Ini adalah keterikatan material (musik, warna, gerakan) yang terkait dengan keadaan emosional tertentu. "Jangkar" diperlukan untuk mendengarkan solusi dari masalah tertentu. Misalnya, Anda dapat membiasakan diri untuk bekerja dengan email ke musik klasik, dan setiap kali Anda terlalu malas untuk membuka kotak masuk, Anda hanya perlu mengaktifkan Mozart atau Beethoven untuk menangkap gelombang psikologis yang diinginkan.
• Steak gajah. Semakin besar tugas (menulis disertasi, belajar bahasa asing, dan sebagainya) dan semakin ketat tenggat waktunya, semakin sulit untuk memulai. Ini adalah skala yang membuat Anda takut: tidak jelas harus mulai dari mana, apakah Anda memiliki kekuatan yang cukup. Tugas seperti itu disebut "gajah". Satu-satunya cara untuk "memakan seekor gajah" adalah dengan memasak "steak" darinya, yaitu memecah bisnis besar menjadi beberapa bisnis kecil.

Patut dicatat bahwa Gleb Arkhangelsky memberikan perhatian besar tidak hanya pada rasionalisasi proses kerja, tetapi juga untuk beristirahat (nama lengkap buku terlarisnya adalah "Time Drive: Cara Mengelola untuk Hidup dan Bekerja"). Dia yakin bahwa tanpa istirahat yang baik, yang meliputi tidur yang sehat dan aktivitas fisik, tidak mungkin untuk menjadi produktif.

Keluaran

Rencanakan setiap hari Anda. Todoist, Wunderlist, TickTick, dan program serta layanan serupa lainnya akan membantu Anda dalam hal ini. Bagilah tugas-tugas skala besar yang kompleks menjadi tugas-tugas kecil yang sederhana. Di pagi hari, lakukan pekerjaan yang paling tidak menyenangkan, sehingga di waktu yang tersisa Anda hanya dapat melakukan apa yang Anda suka. Kembangkan pemicu untuk membantu Anda mengatasi kemalasan, dan ingatlah untuk memasukkan istirahat dalam jadwal Anda.

Metode Francesco Cirillo

Anda mungkin tidak asing dengan nama Francesco Cirillo, tetapi Anda mungkin pernah mendengar tentang Pomodoro. Cirillo adalah penulis teknik manajemen waktu yang terkenal ini. Pada suatu waktu, Francesco memiliki masalah dengan studinya: pemuda itu tidak dapat berkonsentrasi dengan cara apa pun, dia selalu terganggu. Timer dapur sederhana dalam bentuk tomat datang untuk menyelamatkan.

Inti dari metode Pomodoro adalah lamanya waktu yang diberikan untuk bekerja adalah “pomodoro”. Satu tomat = 30 menit (25 menit untuk bekerja dan 5 menit untuk istirahat). Kami memulai penghitung waktu dan bekerja dengan efisiensi maksimum dan gangguan minimum selama 25 menit. Sinyal berbunyi - saatnya istirahat lima menit. Kemudian kita mulai timer lagi.

Dengan demikian, produktivitas diukur dengan jumlah "tomat" yang dilakukan per hari. Lebih besar lebih baik.

Agar tidak menghabiskan 25 menit memikirkan hal-hal untuk diri sendiri, Anda perlu membuat daftar tugas terlebih dahulu. Di dalamnya, Anda juga dapat menandai jumlah seluruh "tomat" (sebuah salib diletakkan di depan tugas) dan gangguan (tanda kutip diletakkan). Ini memungkinkan Anda untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan seberapa sulitnya.

Metode Pomodoro terjangkau dan fleksibel. Jika Anda mau - buat daftar tugas di atas kertas dan ukur segmen 25 menit dengan pengatur waktu dapur, atau jika Anda mau - gunakan layanan dan aplikasi khusus.

jendela	OS X dan iOS	Android

Menurut Cirillo, durasi optimal "tomat" adalah 20–35 menit. Tetapi, setelah menguasai tekniknya, Anda dapat bereksperimen dan mengubah intervalnya sendiri.

Anda bisa berkenalan dengan metode Francesco Cirillo secara detail.

Keluaran

Di awal hari, buat daftar tugas dan lanjutkan dengan pomodoro. Jika dalam 25 menit Anda terganggu, letakkan simbol 'di sebelah tugas. Jika waktunya telah kedaluwarsa, tetapi tugas belum selesai, letakkan + dan persembahkan "tomat" berikutnya untuk itu. Selama istirahat lima menit, beralih sepenuhnya dari pekerjaan ke istirahat: berjalan, mendengarkan musik, minum kopi.

Jadi, berikut adalah lima sistem manajemen waktu dasar yang dapat Anda gunakan untuk mengatur hari Anda. Anda dapat mempelajarinya secara lebih rinci dan menjadi pembela salah satu teknik, atau Anda dapat mengembangkannya sendiri dengan menggabungkan berbagai teknik dan teknik.

GTD - alternatif untuk manajemen waktu

David Allen, pencipta metodologi GTD, adalah salah satu ahli teori efektivitas pribadi yang paling terkenal. Bukunya, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, terpilih sebagai Buku Bisnis Terbaik Dekade oleh majalah Time.

Istilah Getting Things Done adalah kata kunci, dan banyak orang keliru menyamakannya dengan manajemen waktu. Tetapi bahkan Allen sendiri menyebut GTD "sebuah teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi."

Berikut adalah bagaimana Vyacheslav Sukhomlinov, seorang ahli dalam hal ini, menjelaskan perbedaan antara manajemen waktu dan GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Direktur Eksekutif dari holding restoran. Pakar Aplikasi Praktis GTD bukanlah manajemen waktu. Manajemen waktu tidak mungkin. Setiap orang memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Bukan jumlah waktu yang penting, tetapi dengan apa Anda mengisinya. Anda harus mampu memproses arus besar informasi yang masuk, menentukan tindakan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan, dan, tentu saja, bertindak. GTD adalah persis tentang itu. Ini adalah cara berpikir dan hidup tertentu. Dan GTD juga tentang keadaan aliran dan pengurangan tekanan psikologis.

Apakah Anda siap untuk berdebat? Selamat datang di komentar. Apa pendapat Anda tentang GTD - manajemen waktu atau efisiensi pribadi? Juga, beri tahu kami teknik apa yang membantu Anda mengatur hari Anda.