12 trik mudah untuk menyelesaikan sesuatu lebih cepat di Excel

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-13 01:58

Cara cepat menambahkan data, membuat tabel cerdas, atau menyimpan file yang belum disimpan.

1. Cepat tambahkan data baru ke grafik

Jika data baru muncul di lembar untuk diagram yang diplot, yang perlu ditambahkan, maka Anda cukup memilih rentang dengan informasi baru, salin (Ctrl + C) lalu tempel langsung ke diagram (Ctrl + V).

2. Isi Flash

Misalkan Anda memiliki daftar nama lengkap (Ivanov Ivan Ivanovich), yang perlu Anda ubah menjadi nama singkatan (Ivanov I. I.). Untuk melakukan ini, Anda hanya perlu mulai menulis teks yang diinginkan di kolom yang berdekatan dengan tangan. Pada baris kedua atau ketiga, Excel akan mencoba memprediksi tindakan kita dan melakukan pemrosesan lebih lanjut secara otomatis. Yang harus Anda lakukan adalah menekan tombol Enter untuk mengonfirmasi, dan semua nama akan segera dikonversi. Demikian pula, Anda dapat mengekstrak nama dari email, merekatkan nama dari fragmen, dan sebagainya.

3. Salin tanpa merusak format

Anda kemungkinan besar mengetahui penanda pelengkapan otomatis ajaib. Ini adalah salib hitam tipis di sudut kanan bawah sel, menarik di mana Anda dapat menyalin konten sel atau formula ke beberapa sel sekaligus. Namun, ada satu nuansa yang tidak menyenangkan: penyalinan seperti itu sering melanggar desain tabel, karena tidak hanya rumus yang disalin, tetapi juga format sel. Ini bisa dihindari. Segera setelah menarik salib hitam, klik pada tag pintar - ikon khusus yang muncul di sudut kanan bawah area yang disalin.

Jika Anda memilih opsi Isi Tanpa Pemformatan, Excel akan menyalin rumus Anda tanpa memformat dan tidak akan merusak tata letak.

4. Menampilkan data dari spreadsheet Excel di peta

Di Excel, Anda bisa dengan cepat menampilkan geodata Anda di peta interaktif, seperti penjualan menurut kota. Untuk melakukan ini, buka Office Store pada tab Sisipkan dan instal plugin Bing Maps dari sana. Ini dapat dilakukan dari situs dengan mengklik tombol Dapatkan Sekarang.

Setelah menambahkan modul, Anda dapat memilihnya dari daftar drop-down Aplikasi Saya pada tab Sisipkan dan letakkan di lembar kerja Anda. Tetap memilih sel Anda dengan data dan klik tombol Tampilkan Lokasi di modul peta untuk melihat data kami di dalamnya. Jika diinginkan, dalam pengaturan plugin, Anda dapat memilih jenis bagan dan warna yang akan ditampilkan.

5. Lompat cepat ke lembar yang diperlukan

Jika jumlah lembar kerja dalam file telah melebihi 10, maka akan sulit untuk menavigasinya. Klik kanan salah satu tombol gulir tab lembar di sudut kiri bawah layar. Daftar isi akan muncul, dan Anda dapat langsung melompat ke lembar mana pun yang diinginkan.

6. Ubah baris menjadi kolom dan sebaliknya

Jika Anda pernah harus memindahkan sel dari baris ke kolom dengan tangan, maka Anda akan menghargai trik berikut:

1. Sorot rentangnya.
2. Salin (Ctrl + C) atau, dengan mengklik tombol kanan mouse, pilih "Salin" (Salin).
3. Klik kanan sel tempat Anda ingin menempelkan data dan pilih salah satu opsi Tempel Spesial dari menu konteks - ikon Transpose. Versi Excel yang lebih lama tidak memiliki ikon ini, tetapi Anda dapat memperbaiki masalah dengan menggunakan Tempel Spesial (Ctrl + Alt + V) dan memilih opsi Transpose.

7. Daftar drop-down dalam sel

Jika di sel mana pun seharusnya memasukkan nilai yang ditentukan secara ketat dari set yang diizinkan (misalnya, hanya "ya" dan "tidak" atau hanya dari daftar departemen perusahaan dan sebagainya), maka ini dapat dengan mudah diatur menggunakan daftar drop-down.

1. Pilih sel (atau rentang sel) yang harus memiliki batasan seperti itu.
2. Klik tombol "Validasi" pada tab "Data" (Data → Validasi).
3. Di daftar drop-down "Jenis" (Izinkan) pilih opsi "Daftar" (Daftar).
4. Di bidang "Sumber", tentukan rentang yang berisi varian referensi elemen, yang selanjutnya akan keluar saat mengetik.

8. Meja pintar

Jika Anda memilih rentang dengan data dan pada tab "Beranda" klik "Format sebagai tabel" (Beranda → Format sebagai Tabel), maka daftar kami akan diubah menjadi tabel cerdas yang dapat melakukan banyak hal berguna:

1. Secara otomatis membentang ketika baris atau kolom baru ditambahkan ke dalamnya.
2. Rumus yang dimasukkan akan secara otomatis disalin ke seluruh kolom.
3. Header tabel semacam itu secara otomatis diperbaiki saat menggulir, dan itu termasuk tombol filter untuk memfilter dan menyortir.
4. Pada tab "Desain" yang muncul di tabel seperti itu, Anda dapat menambahkan deretan total dengan perhitungan otomatis.

9. Sparkline

Grafik mini adalah grafik mini yang digambar tepat di sel yang memvisualisasikan dinamika data kita. Untuk membuatnya, klik tombol Garis atau Kolom di grup Grafik Mini pada tab Sisipkan. Di jendela yang terbuka, tentukan rentang dengan data numerik asli dan sel tempat Anda ingin menampilkan grafik mini.

Setelah mengklik tombol "OK", Microsoft Excel akan membuatnya di sel yang ditentukan. Pada tab "Desain" yang muncul, Anda dapat lebih lanjut menyesuaikan warna, jenis, mengaktifkan tampilan nilai minimum dan maksimum, dan sebagainya.

10. Pulihkan file yang belum disimpan

Bayangkan: Anda menutup laporan yang dengannya Anda mengutak-atik paruh terakhir hari itu, dan di kotak dialog yang muncul "Simpan perubahan ke file?" tiba-tiba untuk beberapa alasan Anda menekan "Tidak". Kantor mengumumkan jeritan menyayat hati Anda, tapi sudah terlambat: beberapa jam terakhir kerja sia-sia.

Bahkan, ada kesempatan untuk memperbaiki situasi. Jika Anda memiliki Excel 2010, lalu klik "File" → "Recent" (File → Recent) dan temukan tombol "Recover Unsaved Workbooks" di sudut kanan bawah layar.

Di Excel 2013, jalurnya sedikit berbeda: File → Details → Version Control → File - Properties - Recover Unsaved Workbooks.

Di versi Excel berikutnya, buka File → Info → Workbook Management.

Folder khusus dari perut Microsoft Office akan terbuka, di mana salinan sementara dari semua yang dibuat atau dimodifikasi, tetapi buku yang belum disimpan disimpan dalam kasus seperti itu.

11. Perbandingan dua rentang untuk perbedaan dan kebetulan

Terkadang saat bekerja di Excel, Anda perlu membandingkan dua daftar dan dengan cepat menemukan item yang sama atau berbeda di dalamnya. Inilah cara tercepat dan paling intuitif untuk melakukannya:

1. Pilih kedua kolom yang dibandingkan (tahan tombol Ctrl).
2. Pilih tab Beranda → Pemformatan Bersyarat → Sorot Aturan Sel → Nilai Duplikat.
3. Pilih opsi Unik dari daftar dropdown.

12. Pemilihan (penyesuaian) hasil perhitungan untuk nilai yang diperlukan

Pernahkah Anda mengubah nilai input dalam perhitungan Excel Anda untuk mendapatkan output yang Anda inginkan? Pada saat-saat seperti itu Anda merasa seperti seorang artileri berpengalaman: hanya beberapa lusin iterasi "undershoot - overflights" - dan ini dia, pukulan yang telah lama ditunggu-tunggu!

Microsoft Excel dapat melakukan ini untuk Anda, lebih cepat dan lebih akurat. Untuk melakukan ini, klik tombol "Bagaimana Jika" pada tab "Data" dan pilih perintah "Pemilihan parameter" (Sisipkan → Analisis Bagaimana Jika → Pencarian Sasaran). Di jendela yang muncul, tentukan sel tempat Anda ingin memilih nilai yang diinginkan, hasil yang diinginkan, dan sel input yang harus diubah. Setelah mengklik "OK" Excel akan mengeksekusi hingga 100 "tembakan" untuk menemukan total yang diperlukan dengan akurasi 0,001.