Bagaimana mengatur ruang kerja dan waktu kantor

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Semua pekerjaan di kantor dimulai dengan ruang kerja mereka sendiri, tetapi seringkali orang tidak cukup memperhatikan momen ini. Ruang kerja tidak hanya furnitur dan komputer, tetapi juga perencanaan, alur kerja, alat tambahan. Artikel ini berisi tips sederhana tentang cara mengatur tempat kerja Anda dengan benar.

Semuanya dimulai dari tempat kerja.

D. Carnegie

Pekerjaan dimulai dengan tempat kerja dan organisasinya. Tentu saja ada pengecualian dalam bentuk kepribadian kreatif dan unik yang tidak begitu penting untuk masalah ini. Tetapi bahkan mereka memiliki sistem gangguan kreatif mereka sendiri, bahkan jika mereka tidak mengakuinya. Kebanyakan orang bekerja di meja biasa di ruang kantor biasa, dan tip berikut ditujukan untuk mereka.

Desktop

Lingkungan kerja yang tepat menyetel pikiran ke ritme yang tepat. Anda tidak membuat rumah Anda berantakan dan Anda tahu persis di mana dan apa. Itu sama di tempat kerja: semuanya harus ada di tempatnya, dan tidak ada yang berlebihan yang dapat mengalihkan perhatian dari tugas utama.

Bagaimana semuanya dimulai ketika Anda baru saja datang untuk bekerja? Dari desktop. Dan biasanya ada tumpukan kertas, alat tulis berserakan, mug, beberapa suvenir tidak berguna dan debu di komputer. Dan bagaimana keadaan internal di balik tempat kerja seperti itu? Belum dirakit. Anda, tentu saja, tidak akan berpikir begitu, tetapi pikiran bawah sadar telah memutuskan segalanya. Apa pun kenyataan yang ada di sekitar, begitu juga Anda. Dan kesadaran mengambil pikiran ini, dan suasana hati Anda hilang.

Menjaga meja Anda rapi setiap saat. Mulailah hari Anda dengan membersihkan debu, sesuaikan pencahayaan, tulis informasi bermanfaat di stiker, cuci cangkir kopi Anda, isi kalender Anda - bangun dan jalankan. Tindakan sederhana ini akan memberi energi pada pekerjaan berikutnya.

Tempat kerja yang ideal adalah alat untuk bekerja, pencahayaan yang nyaman, alat tulis penting, dan perabotan sederhana untuk pekerja.

Cara bekerja: berdiri atau duduk? Kamu putuskan. Saya pikir duduk lebih baik, tetapi Anda pasti perlu istirahat: berjalan, melakukan sedikit pemanasan, menghirup udara segar, naik 2-3 lantai menaiki tangga. Jadwal kerja saya: 45 menit - tugas tanpa gangguan, istirahat 15 menit, kemudian 1 jam kerja terus menerus dan 15 menit istirahat. Ini adalah bagaimana hari kerja terstruktur.

Jangan lupa tentang loker atau arsip Anda sendiri, karena setiap karyawan selalu memiliki arsip atau arsip kertas pribadinya sendiri. Anda juga dapat menyimpan barang-barang pribadi di loker yang tidak ingin Anda pamerkan. Setiap rak dan kabinet harus memenuhi fungsinya dan tidak bersinggungan dengan elemen lain. Ini akan membuatnya lebih nyaman untuk bekerja dengan dokumen dan berbagai aksesori.

Manajemen dokumen elektronik

Buat salinan cadangan dari pekerjaan, dokumen, proyek, informasi layanan Anda yang tersimpan di komputer kerja Anda dan kirimkan ke server perusahaan atau penyimpanan cloud.

Berapa banyak energi dan saraf yang dihabiskan orang karena kehilangan informasi! Komputer crash, hang, seseorang tidak sengaja menghapus data penting. Jangan ulangi kesalahan mereka dan buat cadangan. Jangan biarkan keadaan mengendalikan Anda dan pekerjaan Anda.

Jangan menginstal aplikasi yang tidak perlu, sebagian besar operasi yang diperlukan dilakukan dalam paket perangkat lunak standar. Jika Anda fasih dalam alat tertentu untuk bekerja, minta manajemen atau departemen TI untuk menginstalnya, membenarkan pekerjaan Anda yang efektif di dalamnya.

Tip sederhana lainnya: cobalah untuk tetap berpegang pada satu hal di ruang elektronik Anda. Jika Anda menyukai layanan Yandex, pilih mereka, jika layanan Google - bekerja dengan mereka. Anda akan mengetahui semua kekuatan dan kelemahan alat, dan Anda juga akan dapat dengan cepat mengatur sistem Anda di tempat baru. Perlombaan untuk program baru tidak selalu dibenarkan.

Di workstation, buat hierarki elektronik sederhana pribadi Anda. Anda akan segera menemukan dokumen lama Anda. Ini sangat penting ketika Anda diminta untuk segera menyelesaikan sesuatu, dan Anda lupa di mana informasi ini disimpan.

Pindai semua dokumen terpenting. Banyak konflik kerja antar departemen muncul karena beberapa kertas penting hilang.

Perencanaan

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa pekerjaan terkadang berubah menjadi berantakan: banyak tugas, percakapan, rapat, memeriksa kertas. Dan Anda berputar dalam hal ini tanpa henti. Anda tampaknya bekerja, tetapi sulit untuk menyebutnya bekerja. Di balik semua ini, gambaran umum tentang apa yang terjadi tidak terlihat, dan ini adalah salah satu masalah produktivitas modern: ada tindakan, hasil juga ada, tetapi tidak terlalu terlihat dalam rutinitas.

Untuk menghindari hal ini, perlu untuk menyusun rencana tugas dan kegiatan untuk hari, minggu, dan bahkan selama sebulan.

Sebagian besar menggunakan buku catatan atau buku harian. Ya, itu bagus, tetapi kertas adalah "memori akses acak", ia menyimpan semua fluiditas, dan informasi utama hilang dalam banyak halaman. Buku catatan atau buku harian sudah menjadi cara perencanaan yang kuno. Dalam buku harian itu, Anda tidak melihat seluruh gambaran peristiwa, tidak tahu kapan lebih baik melakukan satu hal, dan kapan hal lain, dan Anda juga bisa melewatkan beberapa peristiwa penting. Tidak ada cara untuk menarik data yang diperlukan dan melakukan analisis yang komprehensif. Bayangkan berapa banyak halaman yang harus Anda buka untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan.

Sekarang ada banyak aplikasi dan layanan online untuk mengatur waktu kerja Anda. Percayalah, ini harus dilakukan jika Anda ingin bekerja secara produktif terlepas dari situasi dan suasana hati. To-do-list hari ini adalah tentang tugas dan manajemen waktu yang efektif.

Saya menggunakan sistem perencanaan konteks di lingkungan Outlook Gleb Arkhangelsky. Apa yang saya sukai: kesederhanaan dan efisiensi alat, aplikasi terkenal, kombinasi kalender, tugas dan surat dalam satu ruang informasi, integrasi dengan aplikasi kantor. Setiap karyawan dapat dilatih dalam sistem perencanaan ini dalam waktu singkat.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengatur waktu kerja Anda:

• Rencanakan secara fleksibel, dalam konteks, tidak kaku dalam waktu.
• Belajarlah untuk memahami apa yang penting dan apa yang tidak.
• Mudah berpisah dengan hal-hal yang tidak penting.
• Hargai kualitas waktu yang dihabiskan, bukan waktu itu sendiri.
• Katakan tidak pada diri sendiri dan orang lain bila perlu.
• Mulailah hari Anda dengan tugas-tugas yang menantang dan tidak menyenangkan.
• Saat merencanakan tugas dan proyek di tempat kerja, tetapkan tenggat waktu untuk itu.

Trik psikologis yang ampuh adalah mencoret tugas yang sudah selesai atau memberi tanda centang di depannya. Ini akan memberi Anda energi batin ekstra untuk mencapai hasil yang luar biasa. Anda akan melihat bahwa semuanya tidak sia-sia.

Bekerja dengan surat

Bagaimana cara mengatur pekerjaan dengan surat?

Pertama, Anda perlu mengatur waktu operasi dengannya untuk mengurangi jumlah interupsi. Yang terbaik adalah melakukan ini di pagi hari, ketika tugas mulai terbentuk, dan di sore hari, ketika Anda perlu memeriksa keadaannya.

Kedua, Anda tidak harus langsung menjawab surat yang ambigu. Anda perlu memikirkan segalanya: banding, konstruksi tanggapan, informasi tambahan. Cobalah untuk menjaga subjektivitas serendah mungkin. Lupakan balasan cepat, seperti yang biasa dilakukan semua orang di jejaring sosial.

Ketiga, jangan membebani teks surat dengan informasi yang hanya dapat dimengerti oleh pengirimnya sendiri. Cobalah untuk menjawab dengan singkat dan ringkas, dengan menimbang setiap kata. Di era digital kita, ini sangat penting: tidak ada yang tertarik mengarungi kesimpulan unik.

Dan akhirnya, jangan lupa tentang netiket: menyapa penerima, gaya penulisan, informasi kasus, informasi kontak. Pelajari cara menulis surat, menganalisis apa yang telah Anda tulis, dan cara melamar.

Alat tambahan

Hal lain yang membantu membuat pekerjaan Anda lebih efisien adalah papan tulis. Alat yang sangat diperlukan, terutama ketika departemen sedang melakukan brainstorming atau memecahkan masalah serius dengan tahap menengah.

Dalam karir profesional saya, dewan adalah atribut yang tak terpisahkan dari lingkungan kerja. Hal ini juga berguna dalam hal menghemat kertas. Anda tidak akan percaya berapa banyak lembar yang dihabiskan untuk menjelaskan ide dan solusi Anda.

Berkat pemikiran visual (setiap orang memilikinya), orang dapat menggambar bersama di papan tulis, menjelaskan pemikiran mereka, dan menyarankan solusi terbaik untuk suatu masalah. Semua orang bisa melihat dan memahami segalanya.

Saya ingin menambahkan bahwa musik membantu saya dalam pekerjaan saya. Ini memiliki efek positif pada produktivitas saya, terutama ketika saya harus bekerja dengan tugas yang berulang di komputer atau menyusun paket dokumen yang besar. Secara umum, adalah baik untuk memulai pagi dengan musik positif. Tetapi Anda tidak boleh menyalakannya untuk semua orang, ingat: Anda tidak bekerja sendiri, untuk seseorang musik hanya akan mengganggu.