OmniFocus 2: Rasakan Kekuatan GTD di OS X

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Untuk latihan pengorganisasian diri saya yang lama, GTD telah menjadi yang terbaik, meskipun tidak ideal, sistem, dan OmniFocus 2 adalah penyelenggara terbaik untuk GTD untuk Mac. Itulah yang akan kita bicarakan.

Kekuatan GTD terletak pada sistem mengumpulkan, menyortir, melihat, mengontrol, dan mengambil keputusan. Aplikasi GTD, minimal, harus mendukung semua proses ini. Idealnya, semua proses ini, berkat aplikasinya, harus sederhana dan cepat. Mari kita lihat validitas klaim OmniFocus 2 sebagai aplikasi GTD terbaik.

Koleksi ("Kotak Masuk")

OmniFocus 2 memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menambahkan tugas dengan cepat ke Kotak Masuk Anda. Anda dapat menampilkan jendela untuk membuat tugas menggunakan hotkey khusus:

Seperti yang Anda lihat, di jendela Anda dapat memasukkan semua data tentang tugas (catatan, proyek, konteks, waktu mulai dan tanggal jatuh tempo), atau Anda dapat dengan cepat mengetikkan nama dan mengirim tugas ke tempat sampah.

Anda dapat membuat tugas di folder Kotak Masuk dengan mengirimkan email ke alamat email khusus. Baris subjek akan menjadi judul tugas, dan konten akan ditempatkan di catatan. Di perangkat iOS saya, saya mengetik email OmniFocus ke dalam aplikasi dan membuat tugas dalam dua ketukan seperti itu.

Dan satu cara lagi - melalui menu konteks "Layanan":

Dan agar Anda tidak perlu membuka menu konteks setiap kali Anda memilih teks, turun ke item "Layanan" dan temukan opsi untuk mengirim pilihan ke OmniFocus di sana, atur pintasan keyboard. Ini dilakukan pada tab "Pintasan keyboard" pada pengaturan keyboard:

Dengan pengaturan ini, menggunakan pintasan akan mengirim setiap teks yang dipilih ke Kotak Masuk OmniFocus 2.

Penyortiran ("Proyek")

Untuk kemungkinan dan kenyamanan penyortiran, Anda dapat membuat folder dan tiga jenis proyek: dengan kasus berurutan, paralel, dan terpisah. Dalam kasus tugas berurutan, hanya satu tugas yang akan selalu aktif dalam proyek, setelah itu tugas berikutnya akan aktif. Oleh karena itu, jika Anda memilih filter Tersedia, hanya tugas pertama dari proyek berurutan yang akan ditampilkan.

Mengapa proyek diperlukan, saya pikir, tidak perlu dijelaskan, dan folder dapat disesuaikan dengan bidang tanggung jawab: aktivitas profesional, kesehatan, hubungan, pengembangan, spiritualitas, keuangan, dan sebagainya.

Lihat ("Cek")

Tinjauan adalah tinjauan berkala terhadap proyek dan tugas untuk menjaga jari Anda pada denyut nadi dan tidak melewatkan apa pun. Kami menetapkan frekuensi penayangan untuk setiap proyek, dan dengan frekuensi ini frekuensi tersebut muncul di tab Checkout.

Ini terlihat seperti ini: kami membuka tab "Periksa" dan melihat tugas proyek NNN. Satu tugas ditandai dengan bendera, yang lain diberi tenggat waktu, dan awal yang ketiga ditunda. Setelah semua manipulasi yang diperlukan, kami menandai proyek sebagai dicentang dan melupakannya sampai klik berikutnya pada tab "Periksa".

Ini membantu untuk tidak melewatkan sesuatu yang penting dan menyelamatkan kita dari tinjauan harian proyek, yang cukup untuk diperiksa seminggu sekali atau bahkan sebulan.

Kontrol ("Perkiraan")

Tab "Prakiraan" memiliki tugas serupa, tetapi dengan tindakan dan janji temu yang dijadwalkan sepanjang hari atau untuk waktu tertentu dalam sehari. Ini disinkronkan dengan kalender Anda dan mengumpulkan tenggat waktu yang dijadwalkan di OmniFocus dan yang dijadwalkan di kalender Anda di satu tempat.

Tab ini membantu kita untuk tidak melewatkan janji dan acara atau tenggat waktu yang ditetapkan untuk tugas.

Pengambilan keputusan ("Konteks" dan "Perspektif")

Orang Yunani memiliki dua kata untuk waktu: chronos dan kairos. Chronos adalah konsep waktu, yang memberi tahu kita tanggal atau lamanya waktu yang tersisa sebelum peristiwa atau berlalu darinya. Kairos adalah waktu yang tepat (Kairos adalah dewa Yunani kuno dari momen bahagia).

Mereka mengatakan bahwa Pushkin mengumpulkan nama-nama kritikus pilih-pilih karyanya dalam vas khusus dan, ketika kairos dari suasana pedas bersikeras, dia mengeluarkan satu secara acak dan menulis epigram beracun untuk kritikus yang malang.

Dalam sistem GTD, konsep kairos disampaikan dengan kata "konteks":

Konteksnya dapat ditetapkan sesuai dengan keadaan mental dan fisik (kuat, sakit kepala, kelelahan …), menurut tempat tinggal (kantor, hypermarket, rumah …), menurut orang-orang yang perlu membahas masalah (dewan perusahaan, Ivan Ivanovich …), menurut alat yang tersedia, dll.

Aturan GTD hanya mengizinkan satu konteks untuk ditetapkan ke tugas, dan OmniFocus 2 secara ketat mematuhi aturan ini. Tapi ini tidak selalu dibenarkan, dan kita harus membuat konteks seperti "Internet + Mac". Tetapi aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengatur koordinat geografis untuk konteks sehingga pengingat dipicu saat Anda mendekati lokasi tertentu.

Dan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat, ada peluang untuk menciptakan perspektif:

Seperti yang Anda lihat dari tangkapan layar, ini adalah pemfilteran sederhana tugas berdasarkan proyek (folder), status (ditandai, dalam waktu dekat, berdasarkan tanggal jatuh tempo …), ketersediaan (pertama tersedia, kiri, semuanya, selesai), durasi, konteks, atau konten fragmen teks dalam nama atau catatan tugas.

Untuk akses cepat ke perspektif, Anda dapat mengaturnya sebagai pintasan keyboard atau menambahkannya ke favorit, yang akan menempatkannya di bilah sisi kiri. Empat tab atas di tangkapan layar adalah perspektif yang saya buat.

Outlook disinkronkan dengan versi iOS di kedua arah, membuatnya lebih mudah untuk membuat keputusan tentang tugas berikutnya.

Kekurangan OmniFocus 2

Tidak peduli seberapa keras pengembang mencoba, tidak mungkin bagi orang yang tidak sempurna di dunia yang tidak sempurna untuk membuat aplikasi yang ideal tanpa kekurangan dan kekurangan. OmniFocus 2 tidak terkecuali.

Kelemahan pertama (relatif) adalah harga: versi dasar untuk OS X dan iOS akan berharga $ 40; Tingkatkan ke Pro - $ 40 untuk OS X dan $ 20 untuk iOS (jika Anda membeli versi OmniFocus sebelumnya, tingkatkan ke Pro gratis).

Kelemahan kedua adalah sinkronisasi. Ini lambat dan memberikan kesalahan jika Anda telah membuat atau mengubah tugas secara offline tanpa sebelumnya menyinkronkan perangkat dengan data aktual di server.

Dan kelemahan ketiga sulit saya gambarkan dengan kata-kata. Dalam tiga tahun "hubungan" dengan OmniFocus 1 dan 2, kami belum bisa berteman baik dengannya, dan mengapa tidak jelas. Tampaknya ada semua yang diperlukan untuk aplikasi GTD yang hebat (saya tahan dengan kurangnya sinkronisasi), tetapi saya terus-menerus mengalami kesulitan dalam membuat keputusan dan melihat keseluruhan gambaran proyek dan tugas.

Mungkin masalahnya adalah saya telah menggunakan MLO selama lima tahun sebelumnya dan tidak pernah dapat menyesuaikan kembali ke OmniFocus. Jadi saya baru saja menginstal CrossOver dan beralih kembali ke MyLifeOrganized. Tapi itu cerita lain…

Jadi. Jika Anda mempertimbangkan penyelenggara untuk OS X dan berencana untuk menggunakan kekuatan penuh dari sistem GTD, maka Anda tidak akan menemukan OmniFocus 2 lebih baik hari ini.