Etiket pekerja jarak jauh: bagaimana mempersiapkan pertemuan online

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Tips dari psikolog bisnis yang berguna bagi mereka yang bekerja jarak jauh.

Pada bulan-bulan pertama pandemi, ketika karyawan mulai beralih secara besar-besaran ke telecommuting, ada banyak cerita lucu. Suami telanjang secara tidak sengaja masuk ke dalam bingkai, sementara anak-anak dengan senang hati memberi tahu ibu mereka, dan bersama dengan anggota dewan direksi lainnya, bahwa mereka pergi ke toilet. Dan penampilan jaksa dalam bentuk anak kucing di persidangan pada umumnya memuliakan pengacara dan filter di Zoom.

Meskipun mungkin menyenangkan untuk masuk ke berita, pengacara itu tidak mungkin menyukainya. Untuk menghindari menjadi pahlawan YouTube, yang terbaik adalah mempraktikkan etiket rapat online. Itu muncul sebagian besar secara spontan, orang-orang "meraba-raba" untuk itu dengan coba-coba selama satu setengah tahun terakhir dari konferensi video yang konstan.

Mari kita menganalisis prinsip-prinsip dasar yang tidak ada salahnya untuk diingat.

Gunakan nama asli dan foto Anda

Meskipun terkadang Anda ingin mendefinisikan diri Anda sebagai "Viking Pemberani", sebaiknya jangan. Menjaga misterius dan tidak memasukkan nama juga tidak layak, serta hanya menunjukkan "aku". Sayangnya, tidak semua kolega dan klien menghargainya. Karena itu, lebih baik menggunakan nama asli dan nama belakang Anda - sehingga lawan bicara akan segera mengerti siapa Anda.

Elemen kedua yang diperlukan adalah avatar. Jika Anda tidak memiliki kesempatan untuk menyertakan video, foto akan terlihat lebih baik daripada inisial Anda atau blok hitam dengan nama depan dan belakang. Di sini juga, penting untuk tidak berlebihan - lebih baik menempatkan foto asli Anda tanpa embel-embel. Artinya, foto dari pantai atau dari klub tidak akan berfungsi, sehingga Anda hanya akan membingungkan rekan kerja Anda. Juga lebih baik untuk tidak menempatkan diri Anda dalam pertumbuhan penuh, wajah Anda sudah cukup: di layar kecil sulit untuk melihat siapa yang berdiri di sebelah Menara Miring Pisa.

Jaga penampilanmu

Itu harus sesuai, yang berarti tidak ada yang ekstrem. Jika Anda berpakaian terlalu informal, itu akan menjadi tidak sopan, lebih memilih tuksedo daripada jubah - itu juga akan keluar dari tempatnya.

Menemukan keseimbangan lebih sulit daripada yang terlihat. Misalnya, di kantor banyak orang mengenakan kemeja putih dan jaket hitam, tetapi untuk panggilan video, gaya ini mungkin tampak terlalu kasar dan menjijikkan. Sebagian besar kolega Anda tidak mungkin mengenakan setelan jas dua potong untuk rapat Zoom.

Adalah penting bahwa pakaiannya nyaman, tetapi Anda tidak boleh mengenakan pakaian yang jelas-jelas usang: T-shirt bernoda atau T-shirt robek. Anda lebih suka membuat rekan kerja Anda tertawa daripada tersinggung, tetapi bos dan klien mungkin tersinggung.

Omong-omong, berdandan dalam "seragam" tidak hanya sebelum panggilan video. Ini akan membantu Anda bersiap-siap jika sulit untuk terlibat dalam proses kerja dari rumah.

Dan ya, lebih baik memakai celana Anda - Anda tidak pernah tahu, tiba-tiba Anda harus bangun atau melakukan sesuatu. Dengan cara ini Anda akan siap untuk setiap pergantian peristiwa.

Siapkan latar belakang

Cobalah untuk memilih tempat dengan "kebisingan visual" paling sedikit dan pastikan tidak ada benda yang tidak perlu jatuh ke dalam bingkai. Tempat tidur yang belum dirapikan, kaos kaki yang berserakan di lantai jelas bukan hal yang perlu dilihat rekan kerja.

Sesuatu yang solid dan solid adalah yang terbaik. Misalnya, dinding dengan wallpaper berwarna pastel. Warna-warna ini tidak mengganggu dan karena itu berfungsi sebagai pilihan yang baik. Hal ini juga berguna untuk mengingat kombinasi latar belakang dan pakaian. Jadi, saya sering duduk di dinding dengan pola bata nyaman yang cocok untuk hampir semua lemari pakaian.

Dan jika Anda memutuskan untuk menggunakan latar belakang virtual, pastikan untuk memastikan bahwa itu berfungsi dengan benar dan tidak tumpang tindih dengan wajah Anda.

Berikan poin teknis

Untuk video call lebih baik menggunakan laptop atau komputer dengan kamera video. Jika tidak ada yang cocok, Anda dapat melakukannya dengan telepon, tetapi Anda harus memperbaikinya pada tripod: gambar akan berkedut di tangan Anda. Dan Anda pasti tidak boleh bolak-balik dengan ponsel Anda.

Juga, jangan lupa mencolokkan headphone - speakerphone memberikan gema yang kuat yang mengganggu semua orang. Jika Anda menggunakan nirkabel, pastikan dayanya cukup.

Bisukan mikrofon Anda selama konferensi saat Anda tidak berbicara agar tidak mengganggu orang lain atau masuk ke situasi yang memalukan. Atau lebih buruk. Jadi, salah satu karyawan tidak tahu cara mematikan mikrofon, yang digunakan oleh kucingnya, yang sedang aktif mengeong di dekatnya. Apa yang terjadi rekan-rekan sangat geli, tapi tidak bos. Dia memutuskan bahwa mereka menertawakannya, dan kemudian tidak ada yang sangat senang.

Dan saat tampil, sertakan juga video. Dalam hal ini, kamera tidak boleh dilem atau diwarnai dengan sesuatu - lebih baik untuk memeriksanya sebelum rapat. Dari sudut pandang etiket, Anda dapat melakukannya tanpa kamera dalam tiga kasus:

1. Panggilan itu tidak direncanakan, sesuatu harus segera dibicarakan.
2. Salah satu peserta bekerja di lokasi di mana komunikasi video tidak sesuai.
3. Karena video, koneksi memburuk dan semuanya hang.

Jika Anda akan melakukan panggilan video di messenger, periksa dulu dengan rekan Anda apakah dia setuju dengan format ini. Saat kamera dihidupkan hanya untuk salah satu lawan bicara, ada perasaan komunikasi yang tidak seimbang.

Tunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara Anda

Pastikan Anda masuk ke profil Anda di platform online terlebih dahulu sehingga Anda dapat bergabung ke rapat tepat waktu. Lebih baik bergabung dengan siaran 2-3 menit sebelum dimulainya rapat agar memiliki waktu untuk menghilangkan masalah jika muncul tiba-tiba.

Juga, pastikan Anda berada di ruangan yang tenang dan tidak di luar saat menelepon. Jika Anda di rumah, atur dengan keluarga Anda untuk tidak mampir ke kamar Anda sampai rapat online selesai. Penting juga agar Anda tidak terganggu oleh kurir dan bisnis lainnya.

Pantau rapat, bahkan jika Anda ingin sedikit bersantai di rumah. Jika tidak, Anda akan berada dalam situasi yang canggung, seperti anggota parlemen Estonia Tarmo Kruuzimäe. Dia menanggalkan pakaian, pergi tidur, menyalakan musik dan mulai menguap. Dan kemudian giliran dia untuk bertanya. Ngomong-ngomong, dia juga tidak mengerti ini. Tapi sesama anggota parlemen menghargai kemampuan Tarmo untuk beristirahat, dan wartawan meniru apa yang terjadi.

Meskipun tipsnya tampak mudah, cuplikan video di atas menunjukkan bahwa tips tersebut tidak mudah diikuti. Persiapkan teknik Anda sebelumnya, bersikaplah seperti bisnis, dan ingatlah bahwa pertemuan berlanjut bahkan jika Anda secara pribadi telah selesai berbicara.