Kanban Pribadi: Cara Belajar Melakukan Pekerjaan Tepat Waktu

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Hal utama tentang metode Jepang mengatur pekerjaan dalam pertanyaan dan jawaban.

Apa kata yang tidak bisa dipahami ini - "kanban"?

Kanban Pribadi adalah peta interaktif pekerjaan Anda. Salah satu opsi yang paling umum dan terjangkau adalah papan tempel yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Kata "kanban" sendiri diterjemahkan dari bahasa Jepang sebagai "billboard". Itu datang kepada kami dari pabrik Toyota, di mana sistem organisasi produksi disebut demikian.

Bagaimana papan lengket dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu?

Ini memungkinkan Anda untuk melihat hal utama: apa prioritas Anda dan apa yang telah Anda capai. Ini juga mengajarkan Anda untuk tidak tercerai-berai pada kegiatan sekunder yang tidak penting saat ini dan untuk tidak mengambil terlalu banyak kewajiban.

Mungkin semua ini sangat sulit?

Tidak. Hanya ada dua aturan utama dalam sistem kanban:

1. Anda perlu memvisualisasikan alur kerja Anda. Ini membantu Anda melihat beban Anda yang sebenarnya dan, jika perlu, mengubahnya.
2. Anda perlu membatasi jumlah tugas yang sedang Anda kerjakan secara aktif. Seringkali, untuk mengilustrasikan aturan ini, mereka mengutip contoh seorang pemain sulap: semakin banyak objek yang dia ambil, semakin tinggi peluang untuk memecahkan sesuatu.

Memvisualisasikan berarti memasang papan dengan stiker?

Tidak perlu. Anda dapat menggunakan opsi apa pun yang nyaman bagi Anda: papan tulis, lemari es dengan magnet, buku catatan, aplikasi khusus, dan sebagainya. Hal utama adalah Anda menggambar setidaknya tiga kolom: To do, Doing, Done. Mereka perlu diisi dengan stiker atau prasasti untuk melihat setiap saat seberapa sibuk Anda saat ini.

Anda juga dapat menambahkan kolom Menunggu Keputusan untuk tugas yang tidak mendesak. Atau kolom lainnya, misalnya "Istirahat" (dengan tugas "memesan pizza", "bermain ski", dan seterusnya).

Cara kerjanya sederhana: Anda memindahkan stiker (atau catatan) dari satu kolom ke kolom lain saat Anda menyelesaikan tugas.

Dan apa yang akan diberikannya padaku?

Kesempatan untuk mendapatkan umpan balik yang efektif. Saat Anda memindahkan stiker ke kolom "Selesai", otak Anda mendapat manis: tugas selesai, Anda dapat beristirahat atau memulai yang baru.

Seiring waktu, Anda akan mengembangkan kebiasaan memulai tugas baru hanya setelah tugas sebelumnya selesai. Artinya, idealnya tidak ada urusan yang belum selesai.

Bagaimana saya bisa menentukan berapa banyak tugas yang bisa saya selesaikan?

Secara empiris. Mulailah menggunakan kanban pribadi Anda, dan seiring waktu Anda akan mengetahui apa "bandwidth" Anda. Itu dapat berubah tergantung pada kompleksitas tugas, kondisi dan suasana hati Anda. Pilih minimum dan kemudian naikkan standar.

Omong-omong, ini adalah perlindungan yang baik terhadap kelelahan di tempat kerja. Anda akan belajar mengelola beban kerja Anda tanpa mengorbankan karir Anda.

Bagaimana kanban pribadi berbeda dari daftar tugas biasa?

Visualisasi, kemampuan untuk melihat hasil akhir (berapa banyak yang Anda lakukan dalam sehari) memungkinkan untuk melakukan analisis, menentukan tugas mana yang menginspirasi Anda, dan mana yang dilakukan dengan susah payah (lebih baik melakukannya terlebih dahulu).

Daftar tugas biasa tidak interaktif, tidak memberikan umpan balik, tidak menghilangkan stres, karena tidak menyusun hari kerja.

Aplikasi apa yang menggantikan papan stiker?

Trello adalah aplikasi gratis yang sangat bagus sebagai alat untuk membangun pekerjaan Anda sendiri dan mengelola proyek kecil. Bisa juga digunakan untuk pelatihan, visualisasi daftar tujuan dan keinginan, perbaikan, perencanaan perjalanan, penelitian, dan sebagainya.

KanbanFlow terlihat seperti Trello, tetapi sebenarnya, ini lebih cocok dengan konsep klasik "kanban". Aplikasi ini, selain membuat papan dan tugas, memungkinkan Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk pelaksanaannya (metode Pomodoro digunakan).

Kanbanote adalah tambahan untuk aplikasi Evernote populer yang memvisualisasikan daftar tugas.

Jika saya ingin tahu lebih banyak tentang ini, apa yang harus saya baca?

Salah satu publikasi paling populer adalah Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life oleh Jim Benson dan Tonian De Maria Barry, yang memberikan pengetahuan dasar tentang sistem.

Jim Benson juga menjalankan blog tempat dia menjawab pertanyaan dan berkonsultasi.