Cara mengelola email: 10 tips dari staf TED

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Karyawan TED Michael McWaters membagikan 10 tips di blognya untuk menjaga kotak masuknya tetap rapi.

Siapa, jika bukan editor dan manajer TED, yang dapat Anda bicarakan tentang metode menangani surat yang padat. Menurut mereka, ratusan surat masuk ke perusahaan setiap hari, dan loket email masuk untuk beberapa karyawan sudah melebihi seribu sejak lama.

Michael McWaters, Arsitek TED UX, menawarkan 10 solusi untuk masalah ini.

Anda tidak akan memiliki lebih banyak waktu di masa depan daripada yang Anda lakukan sekarang

Michael memperhatikan bahwa banyak orang menunda pengiriman surat untuk nanti karena mereka percaya bahwa suatu saat di masa depan mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan ini. Tidak akan. Tingkat pekerjaan Anda kemungkinan akan tetap di minggu, bulan, tahun depan. Anda bahkan mungkin senang karenanya. Tetapi akan ada jumlah waktu yang sama untuk surat. Jadi mulailah bekerja dengannya sekarang.

Coba mulai dari awal

Ada dua cara untuk melakukannya:

1. Luangkan waktu dan pergi untuk membersihkan email Anda dalam beberapa langkah. Bergantung pada berapa banyak email yang Anda miliki, Anda akan memerlukan hingga sepuluh pass untuk menghapusnya. Jika ini sulit, bagi pekerjaan menjadi beberapa bagian selama 15 menit.
2. Pergi untuk bangkrut. Sisihkan waktu tiga atau empat jam dan jadikan Kotak Masuk Anda ideal untuk kebersihan dan ketertiban.

Luangkan waktu setiap hari

Bagi Michael, ini adalah bagian tersulit dari rencananya. Anda harus bekerja dengan surat Anda beberapa kali setiap hari. Dia menyarankan untuk menyisihkan 15 menit setiap empat jam dan hanya fokus pada kotak masuk Anda.

Jika surat itu tidak terlalu penting - hapus

Ada godaan untuk mengirim setiap surat yang kurang lebih penting ke folder terpisah untuk menanganinya nanti. Tetapi jika surat itu tidak pantas Anda perhatikan sekarang, hapuslah.

Berhenti berlangganan dari setiap surat yang tidak perlu

Saya sering berbuat dosa hanya dengan menghapus email dari surat-surat yang tidak menarik bagi saya. Michael lebih kategoris:

Jika buletin tidak menarik bagi Anda, tidak hanya menghapus surat itu, tetapi juga berhenti berlangganan.

Di bagian bawah setiap huruf terdapat tombol "Unsubscribe" atau Berhenti Berlangganan. Gunakan sesuai petunjuk. Dan semakin sering semakin baik. Anda juga dapat menggunakan layanan Unroll.me, yang kami bicarakan di sini. Ini akan berhenti berlangganan Anda dari surat yang tidak perlu secara otomatis.

Jika pesannya masih ada di kotak masuk Anda, bacalah

Jika surat itu diverifikasi, dan Anda tidak berhenti berlangganan dan tidak segera menghapusnya, maka bacalah. Kalau pendek, langsung baca. Jika panjang, kirim email ke folder Baca yang dibuat sebelumnya dan kembali lagi saat Anda memiliki lebih banyak waktu luang. Michael percaya bahwa jika Anda jujur pada diri sendiri, maka persentase minimum semua huruf akan masuk ke folder ini.

Lebih baik segera menjawab email singkat

Jika email yang anda kirimkan membutuhkan respon yang cepat, mohon dibalas…segera. Jangan menunggu. Setelah mengirim balasan Anda, hapus email tersebut. Jika surat itu berisi salinan yang dikirim ke penerima lain, dan dia tidak perlu tahu jawaban Anda, hapus dari penerima.

Teruskan email ke kolega jika mereka dapat merespons dengan lebih kompeten

Arahkan ulang email dengan sedikit penjelasan dan hapus dari kotak masuk Anda.

Sibuk menyortir

Layanan email apa pun memberi pengguna kemampuan untuk membuat folder. Ini adalah alat terbaik untuk menangani surat yang padat. Saya membuat folder untuk bekerja, foto, belajar dan hal-hal lain. Michael menyarankan membuat folder "Proyek", "Lainnya", "Balas Nanti". Yang utama adalah Anda merasa nyaman.

Pilih aplikasi yang tepat

Bagi saya, Kotak Surat telah menjadi aplikasi seperti itu. Michael juga memilihnya. Tapi ada banyak pilihan. Anda dapat memasukkan kata "mail" dan nama OS yang Anda cari kliennya dalam pencarian Lifehacker. Saya berjanji Anda akan menemukan sesuatu yang cocok.

Hasil

Jika Anda tidak dapat membaca artikel tersebut (beri tahu kami alasannya), berikut adalah daftar singkat dari semua langkahnya:

1. Bongkar Kotak Masuk Anda dalam beberapa putaran.
2. Putuskan apa yang harus dilakukan dengan surat itu segera setelah surat itu tiba.
3. Bersihkan email Anda dari waktu ke waktu.
4. Berhenti berlangganan dari surat yang tidak perlu.