Leo Babauta: 10 kebiasaan email saya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

© foto

Email bisa menjadi alat kerja yang hebat, atau bisa berubah menjadi sumber penundaan yang mengganggu, dan begitulah cara Anda menggunakannya sendiri. Ada saat ketika saya mengajukan kebangkrutan lengkap dari email saya, dan sekarang saya memeriksanya 2-3 kali sehari setiap hari, tetapi berjalan dengan cepat dan efisien.

Saya telah mengembangkan beberapa kebiasaan yang membantu saya bekerja sangat efektif dengan surat saya dan lebih fokus pada pekerjaan penting lainnya. Dan sejujurnya, inbox saya akhirnya kosong dan rasanya luar biasa. Saya akan memberikan 10 kebiasaan saya di artikel ini. Itu tidak berarti sama sekali bahwa Anda harus mengikuti mereka secara membabi buta, saya hanya ingin menunjukkan jalan saya, dan atas dasar itu Anda dapat membuka jalan Anda sendiri. Jadi, inilah kebiasaan yang berhasil bagi saya:

Lihat di surat lebih jarang

Saya tidak membiarkan kotak surat saya terbuka sepanjang hari. Dan saya jarang melihatnya. Saya sampai pada kesimpulan bahwa jika 20-30 surat menumpuk di kotak masuk saya, maka dunia tidak akan runtuh, pada saat yang sama, akan mudah bagi saya untuk dengan cepat memproses jumlah ini dengan tepat. Perhatian! Saya katakan proses, bukan membaca. Saya membuka kotak masuk saya untuk menyebarkan pesan di folder lain, bukan untuk membacanya dan meninggalkannya di sana.

Sebarkan ke dalam folder

Saya membuka email saya dan mulai membuat keputusan cepat: hapus atau arsipkan, baca dan balas segera (jika dibutuhkan kurang dari 2 menit) atau arsipkan, kirim balasan cepat lalu arsipkan, tambahkan ke daftar tugas saya untuk melakukannya nanti (tandai dengan tanda bintang dan kemudian arsipkan). Bagaimanapun, TIDAK ADA yang tersisa di kotak masuk.

Tambahkan semuanya ke kalender segera

Jika sebuah surat datang kepada saya dengan tanggal yang harus saya ingat, saya segera memasukkannya ke dalam kalender. Pertemuan tatap muka atau percakapan Skype, latihan atau sesuatu yang harus saya ingat hanya setelah seminggu - semuanya segera dikirim ke kalender. Sekarang ini adalah kebiasaan terbaik saya, telah dibawa ke otomatisme, dan berkat itu, saya jarang melupakan sesuatu.

Gunakan "tombol pintas"

Saya menggunakan Gmail, yang menyediakan berbagai pintasan keyboard untuk email saya. Faktanya, saya hanya butuh beberapa menit untuk mempelajarinya, dan kemudian memori otot mengingat kuncinya.

Berikut adalah shortcut yang saya gunakan:

"Gi" - kembali ke kotak masuk;

"E" - arsip;

"#" - menghapus;

"C" - buat pesan baru;

"R" - jawaban;

"F" - maju;

"A" - jawab semua orang;

"Gs" - buka yang ditandai;

"Tab + Return" - saat saya membuat pesan, segera kirim dan arsipkan.

Saya juga menggunakan pengaturan ketika, setelah menghapus atau mengarsipkan pesan, saya secara otomatis pergi ke yang berikutnya tanpa kembali ke kotak masuk, ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menelusuri pesan.

Menulis surat pendek

Balasan saya untuk sebuah surat biasanya 1-3 kalimat. Jarang sekali saya menulis surat yang lebih panjang dari 5 kalimat. Dan pasti ada alasan bagus untuk itu. Jika saya benar-benar perlu banyak menulis, saya lebih suka melakukannya di Google Documents dan membaginya dengan orang yang tepat. Sebuah surat pendek berarti tanggapan cepat dari penerima, karena seseorang tidak harus mengarungi hutan kefasihan Anda untuk menangkap dan mengasimilasi informasi kunci.

Tambahkan tugas dengan cepat ke daftar tugas

Beberapa orang menggunakan kotak masuk sebagai daftar tugas, tetapi tidak cocok untuk ini, dan inilah alasannya:

1. Tugas yang harus dilakukan dicampur dengan surat-surat lain, dan kemudian sulit untuk menangkap mereka dari kerumunan.

2. Kisah dalam surat itu tidak selalu berisi panduan tindakan tertentu, tetapi berdasarkan surat itu, Anda dapat menetapkan tugas sendiri. Ketika Anda akan menyelesaikannya, Anda harus membaca ulang surat itu lagi untuk mengingat tugas spesifik apa yang Anda tetapkan sendiri setelah membacanya.

3. Setiap kali Anda melihat email Anda untuk menangkap tugas lain, Anda menemukan pesan baru yang menarik perhatian Anda dan mengalihkan perhatian Anda dari tugas utama, mengganggu ritme kerja Anda.

Daftar tugas yang sederhana dan nyaman adalah dokumen teks biasa tempat Anda dapat menambahkan tugas dari email hanya dengan beberapa klik. Dan selama bekerja, lembar seperti itu akan menjadi alat yang lebih efektif, karena Anda tidak harus selalu melihat kotak masuk.

Simpan hanya pesan yang belum dibaca di kotak masuk

Ini adalah trik untuk pengguna tingkat lanjut. Saya meretas kotak masuk Gmail saya sedemikian rupa sehingga tidak dapat lagi menyimpan pesan yang sudah dibaca. Ini berarti bahwa jika saya membuka surat itu dan tidak memasukkannya ke folder lain, maka surat itu akan hilang begitu saja. Ini memotivasi saya untuk membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan dengan surat ini, segera, atau saya akan kehilangannya begitu saja. Berkat pengaturan khusus ini, pesan terbuka tidak menumpuk di kotak masuk saya, yang secara bertahap menjadi sampah.

Sisihkan untuk membaca

Seringkali mereka mengirimi saya tautan ke artikel. Saya segera mengirimkannya ke Instapaper untuk dibaca nanti. Inilah sebabnya mengapa saya mencoba menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengirim surat, karena saya memiliki begitu banyak hal menarik untuk dibaca selain itu.

Filter tanpa ampun

Ketika sebuah surat muncul di kotak masuk saya yang tidak ingin saya lihat, saya segera menanganinya. Saya tidak malas untuk berhenti berlangganan dari milis atau memasang filter pada pengirim ini. Dan ini secara signifikan mengurangi aliran email masuk. Saya kejam tentang surat-surat yang menyumbat kotak masuk saya, dan aturan ini berlaku bahkan untuk orang-orang yang terlalu mengganggu saya.

Tutup surat di akhir pemrosesan surat

Pesan yang dibongkar - tutup surat dan jangan buka selama beberapa jam sampai ada cukup banyak surat lagi.

Masuk ke beberapa kebiasaan email yang baik adalah hal yang baik. Anda akan segera menyadari betapa Anda menjadi lebih tenang untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting, menyingkirkan pemeriksaan email yang mengganggu setiap 10 menit. Pikiran Anda akan bebas dari pikiran segar segera setelah kotak masuk Anda bebas dari email yang tidak perlu. Semoga beruntung!