Cara mendelegasikan tugas kerja dengan benar

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Perintah kategoris, kurangnya perhatian pada kepentingan karyawan dan kurangnya rasa terima kasih bukanlah pendekatan yang paling efektif untuk pembagian tugas dalam tim.

Seorang pemimpin yang baik bukanlah orang yang memikul segala sesuatu di pundaknya sendiri, tetapi orang yang mampu membentuk tim yang kuat dan efektif dan secara kompeten mendistribusikan tanggung jawab, termasuk yang tidak direncanakan.

Pendelegasian, yaitu mendelegasikan tugas dari satu karyawan ke karyawan lain, membantu meningkatkan tingkat keterlibatan dalam tim, dan manajer yang berhasil dalam hal ini, rata-rata, membawa pendapatan perusahaan 33% lebih banyak daripada yang lain.

Tetapi hanya mengatakan "lakukan ini" adalah salah. Nada perintah, tugas yang tidak dijadwalkan dengan baik, kurangnya penjelasan - semua ini dapat menyebabkan penolakan dan, sebagai akibatnya, berakhir dengan hasil yang tidak baik.

Pakar Harvard Business School Lauren Landry berbicara tentang aturan yang akan membantu mendelegasikan secara efektif dan meningkatkan kinerja.

1. Menilai kemampuan karyawan

Ada tugas yang tidak bisa didelegasikan. Misalnya, mereka adalah bagian integral dari tanggung jawab Anda. Atau karyawan lain tidak memiliki pengetahuan dan kualifikasi untuk melakukan tugas tersebut. Atau, sebaliknya, mereka jauh lebih sederhana daripada yang biasanya dia lakukan. Misalnya, meminta manajer penjualan atau auditor untuk menemukan seorang ahli untuk memperbaiki mesin kopi kantor, secara halus, tidak pantas.

Secara umum, sebelum Anda mempercayakan sesuatu kepada seseorang, Anda harus bertanya pada diri sendiri:

• Akankah seseorang mengatasi tugas ini? Apakah dia punya cukup waktu atau akan mengganggu tanggung jawabnya yang lain?
• Akankah karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup? Atau apakah Anda harus memperbaruinya begitu lama sehingga lebih mudah melakukannya sendiri atau mencari spesialis lain? Katakanlah Anda perlu membuat laporan tentang pekerjaan tim pada suatu proyek, tetapi kolega yang ingin Anda percayakan ini tidak pernah melakukan ini sama sekali, yang berarti bahwa bisnis akan bergerak lambat, dengan derit, dan Anda mungkin harus mengulang semuanya.
• Akankah tugas ini membantu karyawan meningkatkan beberapa keterampilan, mendapatkan pengalaman? Ini opsional, tapi alangkah baiknya.
• Apakah ada karyawan yang bisa menanganinya dengan lebih baik?

2. Cobalah untuk mengakomodasi minat dan kebutuhan semua orang

Misalnya, Anda perlu mengatur pembangunan tim untuk seluruh tim, tetapi tidak ada karyawan khusus untuk ini. Tapi ada orang yang kuat dalam komunikasi dan ingin mendapatkan pengalaman dalam mengorganisir acara, pelatihan dan manajemen personalia. Anda dapat menawarkan tugas ini kepadanya.

Atau perusahaan untuk sementara dibiarkan tanpa spesialis SMM, tetapi ada seseorang yang berpengalaman dalam algoritme jejaring sosial dan tidak keberatan mencoba pemasarannya.

Tentu saja, ini tidak selalu memungkinkan. Ada tugas membosankan yang tidak disukai siapa pun. Tapi tetap saja, tidak akan berlebihan untuk mengevaluasi tim secara kritis dan memikirkan siapa yang bisa mendapat manfaat dari tugas baru tersebut.

3. Atur tugas dengan benar

Saat berbicara dengan seorang karyawan, jelaskan mengapa Anda ingin mempercayakan tugas itu kepadanya, bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi perusahaan dan untuknya secara pribadi. Pastikan untuk memuji dan membuat daftar kekuatannya yang memengaruhi pilihan Anda. Bersikap sopan.

Beritahu kami tentang tugas secara rinci. Memiliki tujuan dan timeline yang jelas. Menyediakan semua dokumen yang diperlukan dan informasi lainnya. Akan sangat baik jika semua bahan yang diperlukan jelas dan terstruktur, sehingga karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu apa itu.

4. Berikan komunikasi yang normal dan suasana yang nyaman

Biarkan orang itu tahu bahwa Anda selalu ada untuk membantu, menyarankan, menjawab pertanyaan. Peringatkan bahwa jika karena alasan tertentu dia tidak mengatasi atau melewatkan tenggat waktu, dia akan dapat berbicara dengan Anda, dan bersama-sama Anda akan menemukan sesuatu.

Tanyakan apa yang dia butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Anda mungkin perlu memberinya informasi tambahan atau, misalnya, membebaskannya dari urusan saat ini.

Penting untuk tetap ramah, sehingga karyawan tidak benar-benar ragu untuk menghubungi Anda jika terjadi kesalahan.

5. Berada di sisi yang aman

Ketika Anda menyelesaikan tugas sendiri, Anda berada dalam kendali penuh atas situasi. Jika orang lain mengambil pekerjaan itu, mungkin ada sejuta masalah yang dapat mengakibatkan hasil yang buruk atau tenggat waktu yang terlewat.

Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan Anda lakukan jika terjadi perkembangan peristiwa yang tidak menguntungkan. Bersiaplah untuk mengambil tugas sendiri atau dengan cepat mengalihdayakannya ke orang lain.

Cobalah untuk memperlakukan situasi ini bukan sebagai kegagalan, tetapi sebagai pengalaman yang akan membantu Anda lebih memahami tim Anda, kemampuannya, dan tingkat organisasinya.

6. Sabar

Ya, ada hal-hal yang lebih cepat dilakukan sendiri daripada mempercayakan seseorang, dan kemudian menghabiskan waktu menjawab pertanyaan dan memantau hasilnya.

Penting untuk diingat bahwa Anda bukan orkestra manusia, dan untuk pekerjaan yang efektif Anda perlu mengembangkan tim Anda, memberi karyawan kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru, menjadi lebih kompeten, belajar, termasuk dari kesalahan Anda.

Ini berarti Anda harus bersabar jika seseorang mengajukan terlalu banyak pertanyaan atau mengatasi tugas lebih lambat dari yang Anda harapkan.

7. Memberi dan meminta umpan balik

Ketika tugas selesai, pastikan untuk memberi tahu karyawan bagaimana Anda mengevaluasi pekerjaannya: apa yang Anda sukai dan apa yang Anda siap untuk memujinya, poin apa yang dapat ditingkatkan, apa yang harus dilakukan untuk ini dan apa yang harus dicari dalam masa depan.

Jadilah benar. Jangan bersumpah, jangan meninggikan suara Anda, jangan merendahkan atau mengkritik tanpa alasan. Pastikan untuk memulai dengan pujian dan kemudian dengan lembut berbicara tentang apa yang perlu dikerjakan.

Jika tugas untuk orang tersebut baru dan sulit, tanyakan bagaimana dia mengerjakannya. Apa yang mudah dan apa yang tidak, apa yang menarik dan apa yang tidak disukai sama sekali, bagaimana dia menilai hasilnya sendiri, apa yang ingin dia tingkatkan dan bagaimana dia berencana melakukannya.

8. Jangan lupa ucapkan terima kasih

Dan tidak hanya satu lawan satu, tetapi juga di depan umum, terutama jika tugas itu tidak mudah. Pujilah orang tersebut di depan seluruh tim, beri dia hari libur ekstra, tandai sebagai karyawan terbaik, jika perusahaan mempraktekkannya.

Juga, Anda tidak boleh mengambil hasil kerja orang lain. Alih-alih mengatakan "Saya mengatur pembangunan tim" atau "Saya menyiapkan laporan", lebih baik tekankan bahwa Anda mempersiapkan semuanya bersama-sama dan rekan kerja Anda banyak membantu. Orang-orang menghargai pengakuan atas jasa mereka, membuat mereka lebih terlibat dan loyal kepada perusahaan.