7 cara untuk meningkatkan produktivitas Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kita semua sangat sering kekurangan motivasi untuk menyelesaikan tugas penting. Seringkali kita sendiri dengan sengaja menunda penyelesaian tugas ini atau itu hanya karena kita tidak ingin melakukannya. Akibatnya, efisiensi dan produktivitas kami berkurang. Kami akan memberi tahu Anda cara mengatasinya di artikel ini.

Pada tahun 1915, Albert Einstein mempresentasikan teori relativitasnya yang brilian dan revolusioner. Selama tiga tahun sebelumnya, ia mengabdikan dirinya sepenuhnya untuk penciptaan teori ini, tanpa terganggu oleh hal lain.

Saya tidak mendorong Anda untuk menghabiskan tiga tahun membuat satu proyek, tetapi metode pemfokusan ini sangat efektif.

Itu adalah perjalanan kecil ke masa lalu, dan sekarang mari kita beralih ke realitas modern: hari ini kecenderungan untuk "melakukan lebih sedikit" telah menjadi sangat populer. Seperti namanya, area ini mencakup teknik yang dapat digunakan untuk mencapai hasil yang lebih besar dengan sedikit usaha.

Hari ini saya ingin berbagi dengan Anda beberapa teknik ini. Semoga mereka membantu Anda mencapai hasil terbaik dalam waktu sesingkat mungkin.

1. Hukum Pareto, atau prinsip 20/80

Secara umum, prinsip ini dirumuskan sebagai berikut: 20% dari upaya memberikan 80% dari hasil, dan sisa 80% dari upaya - hanya 20% dari hasil. UU 20/80 berlaku di hampir semua bidang kehidupan. Misalnya, menurut undang-undang ini, 20% penjahat melakukan 80% kejahatan.

Mengetahui bagaimana menggunakan Hukum Pareto dengan benar akan membantu Anda tidak hanya dalam kehidupan profesional Anda, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari Anda. Ini adalah trik kecil yang berguna yang dapat membantu Anda memprediksi hasilnya. Misalnya, jika Anda adalah orang yang ramah, kemungkinan besar Anda memiliki banyak teman. Pikirkan siapa di antara orang-orang ini yang akan membantu Anda dalam situasi yang sulit. Mungkin, akan ada beberapa dari mereka, hanya sekitar 20% yang terkenal jahat. Penting untuk memperhatikan hal ini dan mencoba untuk tetap berhubungan dengan 20% ini, daripada membuang waktu dengan teman virtual.

Bagaimana itu bekerja

Menurut hukum Pareto, Anda harus melakukan semua tugas yang tidak penting ketika produktivitas Anda rendah. Misalnya, banyak orang yang begitu masuk kerja di pagi hari tidak bisa langsung terlibat dalam proses kerja. Mereka perlu mengobrol dengan rekan kerja, minum secangkir kopi, atau melakukan hal lain yang akan membantu mereka mendapatkan mood untuk bekerja.

Hanya dengan begitu mereka akan dapat bekerja secara produktif. Penting untuk memprioritaskan tugas kerja. Cobalah untuk menyelesaikan tugas-tugas penting pada saat kinerja Anda berada pada tingkat tinggi.

2. Tiga tugas penting

Banyak orang membuat daftar tugas untuk membantu mengatur alur kerja mereka. Tentu saja, di abad ke-21 kita telah menjauh dari menulis urusan yang akan datang di atas kertas, untuk ini kita memiliki telepon pintar dan komputer.

Saya sarankan Anda mengikuti satu aturan sederhana: setiap pagi, luangkan waktu lima menit untuk menuliskan tiga tugas terpenting Anda untuk hari itu. Kemudian fokuskan semua upaya Anda untuk menyelesaikan daftar pendek ini.

Ini adalah alternatif yang bagus untuk daftar tugas yang panjang dan tidak ada habisnya yang biasanya kami suka tulis. Siapa kita bercanda, karena bahkan seminggu tidak akan cukup untuk mereka, apalagi satu hari. Fokus pada tiga tugas utama ini, dan jika Anda menyelesaikannya lebih awal, Anda dapat mulai melakukan sesuatu yang lain.

Kebiasaan sederhana namun ampuh ini sebenarnya bisa meningkatkan produktivitas Anda.

3. Kurangi filosofi

Filosofi Do Less sangat populer dalam kehidupan modern. Penulis yang berbeda menyarankan pendekatan yang berbeda. Misalnya, Mark Lesser menulis Achieve More With Less, berdasarkan Zen Buddhisme.

Manifesto “berusaha lebih sedikit”-nya dimulai dengan menyanggah klaim bahwa mengurangi beban kerja membuat karyawan malas dan berdampak negatif pada produktivitas mereka. Ketika kita melakukan lebih sedikit tugas, kita dapat menikmati pencapaian kita.

Mark Lesser merekomendasikan mengambil beberapa menit selama hari kerja Anda untuk bermeditasi. Ini meratakan pernapasan Anda, Anda akan sadar, menghilangkan stres dan dapat lebih berkonsentrasi pada tugas yang ada.

Jangan lupa diprioritaskan. Lakukan tugas penting terlebih dahulu, lalu lanjutkan ke tugas berprioritas rendah. Jangan membebani diri Anda dengan banyak tugas: lebih baik melakukan lebih sedikit, tetapi dengan kualitas tinggi dan dengan senang hati, daripada lebih banyak, tetapi tanpa antusiasme.

4. Teknik tomat

Teknik tomat disarankan oleh Francesco Cirillo. Teknik ini disebut tomat karena awalnya penulis menggunakan timer dapur berbentuk tomat untuk mengukur waktu.

Teknik ini didasarkan pada prinsip bekerja selama 25 menit pada tugas tertentu tanpa gangguan, tetapi setelah itu sangat penting untuk istirahat.

Bagaimana itu bekerja

1. Lihat daftar tugas Anda dan pilih tugas dengan prioritas tertinggi dari daftar tersebut.
2. Kemudian atur timer selama 25 menit dan mulailah bekerja tanpa gangguan sampai Anda mendengar bunyi bip timer. Setiap periode waktu 25 menit disebut "tomat".
3. Kemudian istirahat lima menit dan nyalakan timer lagi.
4. Setelah empat "tomat" (yaitu, setiap dua jam), istirahat lebih lama 15-20 menit.
5. Jika tugas Anda membutuhkan lebih dari lima "tomat", itu dapat dibagi menjadi beberapa bagian.

Teknik ini membantu Anda mengerjakan tugas dengan prioritas lebih tinggi, meningkatkan fokus, dan membantu Anda berkonsentrasi lebih baik.

5. Mitos multitasking

Multitasking tidak membuat kita lebih produktif sama sekali, itu hanya mitos. Faktanya, ketika kita berkonsentrasi pada banyak tugas pada saat yang sama, itu berdampak negatif pada produktivitas dan konsentrasi kita.

Tidak peduli seberapa baik Anda terbiasa dengan multitasking, produktivitas Anda akan jauh lebih sedikit daripada jika Anda memilih untuk fokus dari awal hingga selesai pada satu tugas.

David Meyer, profesor di Universitas Michigan

Hanya mungkin untuk melakukan banyak tugas secara bersamaan dalam beberapa kasus khusus secara efisien. Katakanlah ketika Anda melakukan sesuatu secara otomatis, misalnya, Anda berjalan dan berbicara pada saat yang bersamaan. Berjalan adalah aktivitas otomatis dan tidak mengharuskan Anda untuk fokus padanya. Sebuah perumpamaan yang terkenal menggambarkan hal ini dengan baik:

Suatu ketika seekor semut bertemu dengan kelabang di jalan hutan, yang dengan riang dan tenang berlari ke arahnya. Semut bertanya kepada kelabang: “Bagaimana kamu menggerakkan semua 40 kakimu dengan begitu cekatan? Bagaimana Anda bisa bergerak begitu mudah dan cepat? Kelabang berpikir sejenak dan … tidak bisa lagi mengalah!

Jika Anda ingin menyelesaikan tugas dengan lebih produktif, lebih baik fokus pada satu tugas, selesaikan dari awal hingga akhir, dan baru kemudian beralih ke yang lain.

6. Diet informasi

Saat ini, membebani otak Anda dengan informasi semudah terkena sengatan panas di Gurun Sahara. Dan bahkan gejalanya serupa: gangguan tidur, perhatian yang terganggu dan reaksi yang tertunda. Otak kita dipenuhi dengan kebisingan informasi. Di dunia modern, orang terus mencari berita, meskipun mereka sudah mengelilingi kita di mana-mana.

Dalam hal ini, Timothy Ferris, penulis buku Cara Bekerja Empat Jam Seminggu dan Sekaligus tidak berkeliaran di kantor "dari panggilan ke panggilan", untuk tinggal di mana saja dan menjadi kaya "menasehati orang untuk" pergi informasi diet." Pikirkan semua email, blog, surat kabar dan majalah yang Anda baca benar-benar penting bagi Anda? Apakah Anda benar-benar perlu menghabiskan begitu banyak waktu di media sosial dan TV?

Cobalah untuk mendapatkan sesedikit mungkin informasi yang sama sekali tidak perlu untuk Anda setidaknya selama seminggu dan lihat bagaimana hal ini memengaruhi produktivitas Anda.

7. Hidup sesuai jadwal

Tanyakan kepada orang sukses kapan dia bangun, dan kemungkinan besar Anda akan mendengar orang itu bangun lebih awal. Ini cukup mudah: tidak banyak gangguan di pagi hari, jadi kita bisa fokus pada prioritas kita.

Ingatlah bahwa ada waktu untuk istirahat dan ada waktu untuk bekerja. Buat batasan yang jelas antara yang satu dan yang lain. Mulailah dengan berhenti berbisnis segera setelah Anda merasa perlu istirahat.

Lebih baik hidup dengan rencana daripada tanpanya

Hukum Parkinson menyatakan bahwa "pekerjaan mengisi waktu yang diberikan untuk itu." Ini berarti bahwa jika Anda, misalnya, memutuskan bahwa Anda akan menulis laporan dalam seminggu, Anda akan menulisnya sepanjang minggu. Hukum Parkinson terutama berlaku untuk hal-hal yang tidak kita sukai dan tidak ingin kita lakukan. Banyak dari kita cenderung meregangkan kasus sebanyak mungkin. Tetapi jika Anda menempatkan setiap tugas dalam kotak yang kaku, itu akan memungkinkan Anda untuk menangani kasus dengan lebih efisien. Ketika Anda memiliki tenggat waktu, Anda mencoba menyelesaikan semuanya tepat waktu, jadi ini adalah motivasi yang bagus.