Mengatasi Masalah Apa Pun: Teknik 5 Mengapa

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Cara sederhana dan serbaguna untuk mencapai inti dan menemukan alasan yang tidak terlihat di permukaan.

Gagasan mempelajari hubungan sebab akibat dikemukakan oleh Socrates. Tetapi metode itu sendiri, yang dijuluki "5 Whys", dikembangkan oleh pendiri Toyota Sakichi Toyoda. Awalnya, peralatan itu dimaksudkan untuk menyelesaikan masalah produksi perusahaan.

Mengajukan pertanyaan "Mengapa?" lima kali, Anda menentukan sifat masalahnya, solusinya menjadi jelas.

Taiichi Ohno pencipta Sistem Produksi Toyota

Langkah pertama adalah merumuskan masalah awal. Kemudian peneliti mengajukan pertanyaan: “Mengapa ini terjadi (sedang terjadi)?” Setelah menerima jawabannya, dia kembali bertanya: "Mengapa ini terjadi?" - sehingga mencari tahu penyebab penyebabnya.

Akibatnya, rantai logis dibangun mengarah ke akar penyebab. Diasumsikan bahwa dampak pada akar penyebab yang paling efektif dalam memecahkan masalah awal. Mari kita ilustrasikan ini dengan sebuah contoh.

Masalah asli: konflik menjadi lebih sering dalam keluarga, hubungan antara pasangan menjadi tegang.

Langkah 1. Mengapa ini terjadi? Karena suami terus-menerus bekerja dan tidak mencurahkan waktu untuk keluarganya.

Langkah 2. Mengapa dia menghabiskan begitu banyak waktu di tempat kerja? Karena banyak hal yang membutuhkan perhatiannya.

Langkah 3. Mengapa ada begitu banyak hal yang membutuhkan perhatiannya? Karena tidak ada yang bisa membuatnya.

Langkah 4. Mengapa tidak ada yang bisa membuatnya? Karena tidak ada karyawan yang kompeten dalam hal ini.

Langkah 5. Mengapa tidak ada karyawan seperti itu? Tidak ada yang mempekerjakan mereka.

Dalam contoh ini, kami beralih dari ketidakpuasan dengan hubungan keluarga menjadi jumlah manajer menengah yang tidak mencukupi.

Anda tidak perlu menanyakan tepat lima pertanyaan. Jumlah ini telah dipilih secara empiris dan rata-rata. Beberapa masalah dapat diatasi dengan lebih sedikit (atau lebih) langkah.

Untuk hasil terbaik, Anda disarankan untuk menuliskan semua langkah agar tidak melewatkan sesuatu yang penting. Meningkatkan efektivitas diskusi kelompok: kelompok mampu mengidentifikasi alasan yang lebih signifikan secara objektif.

Metode "5 Mengapa" memiliki sejumlah keunggulan yang tidak diragukan lagi. Pertama, kesederhanaan. Siapa pun dapat menggunakannya. Kedua, ini memakan waktu lebih sedikit dibandingkan dengan kebanyakan teknik lainnya. Ketiga, persyaratan perangkat keras minimum: Anda bahkan dapat mencari alasan dalam pikiran Anda.

Tetapi ada juga batasan yang signifikan. Metode ini hanya cocok untuk masalah sederhana, ketika Anda perlu menemukannya, alasan paling signifikan. Hasilnya sangat tergantung pada kemampuan peneliti untuk menemukannya.

Dalam contoh di atas, jawaban untuk pertanyaan ketiga bisa jadi “Karena dia tidak mendelegasikan wewenang kepada karyawan,” dan akar masalahnya akan sangat berbeda.

Beberapa keterbatasan ini dapat diatasi dengan memungkinkan beberapa jawaban. Maka hasil dari penerapan teknik tersebut adalah “pohon” penyebab. Tetapi dalam kasus ini, tidak ada cara untuk memilih salah satu sebagai yang terkemuka.

Terlepas dari keterbatasan ini, metode 5 Whys telah berhasil digunakan dalam banyak konsep manajemen, seperti kaizen, lean manufacturing, dan lain-lain.